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Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung (20 Aspekte zu Formalien, Fristen, Tipps)

Zielvorgabe: Informieren Sie sich als Wohnungseigentümer oder als Erwerber von Wohnungseigentum, wie Sie Ihre Rechte in der Wohnungseigentümerversammlung zweckmäßig wahrnehmen! Die 20 Aspekte in diesem Artikel verschaffen Ihnen einen ersten Überblick über den Ablauf der Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung.

Gerade wer erstmalig Wohnungseigentum erwirbt, muss sich zwangsläufig mit den rechtlichen Gegebenheiten von Wohnungseigentum auseinandersetzen. Spätestens dann, wenn der neue Wohnungseigentümer an der ersten Eigentümerversammlung teilnimmt, wird er feststellen, dass er nicht nur Rechte, sondern auch vielfältige Pflichten übernimmt. Pflichten können mit hohen Kosten verbunden sein. Um deren Rechtmäßigkeit einschätzen zu können, ist die Kenntnis der Art und Weise der Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung unabdingbar.

Der Blick ins Wohnungseigentumsgesetz hilft nur bedingt. Die Vorschriften sind teils komplex und nur für Juristen verständlich. Vor allem sind sie nur im Zusammenhang nachzuvollziehen.

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1. Wohnungseigentümerversammlung ist das Parlament der Wohnungseigentümer

Die Wohnungseigentümerversammlung ist das oberste Verwaltungsorgan der Wohnungseigentümergemeinschaft. Ein Eigentümer allein ist relativ machtlos. In einer Versammlung werden alle Angelegenheiten geregelt, über die die Wohnungseigentümer nach dem Wohnungseigentumsgesetz oder nach Vereinbarung der Wohnungseigentümer durch Beschluss entscheiden können. Die Organisation und der Verlauf einer Versammlung sind im Gesetz detailliert geregelt. Da die unterschiedlichen und oft gegenläufigen Interessen der Wohnungseigentümer aufeinandertreffen, kommt es genau darauf an, wer welche Rechte oder Pflichten hat.

2. Einberufung der Eigentümerversammlung

Eigentümerversammlungen (Link: Eigentümerversammlung: Einberufung, Fristen, Vollmachten und Protokollierung) finden, zumindest nicht in größeren Gemeinschaften, nicht spontan statt. Eigentümerversammlungen werden formal einberufen. Nach dem Gesetz finden sie mindestens einmal im Jahr statt.

Auch dann, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe die Einberufung verlangt, ist der Verwalter verpflichtet, die Versammlung einzuberufen (§ 24 WEG).

3. Wer darf einladen?

Die Einladung muss maßgebliche Formalien berücksichtigen. Dazu gehört die Frage, wer berechtigt (Link: Wer darf zur Eigentümerversammlung einladen? Verwaltung, Eigentümer?) ist, eine Einladung zu verschicken und eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Im Regelfall obliegt dieser Aufgabe dem Verwalter. Aber auch der Verwaltungsbeiratsvorsitzende oder sein Stellvertreter können Versammlungen initiieren.

4. Wer ist einzuladen?

Ferner ist die Frage wichtig, welche Personen (Link: wer und welche Person sind zur Eigentümerversammlung einzuladen?) zur Versammlung einzuladen sind. Werden bestimmte Personen nicht eingeladen, sind Beschlüsse anfechtbar oder sogar nichtig. Regelmäßig teilnahmeberechtigt sind die Wohnungseigentümer, aber auch der Zwangsverwalter, Insolvenzverwalter oder Testamentsvollstrecker.

Einzuladen ist auch der Ersterwerber von Wohnungseigentum, sobald er mit einer Auflassungsvormerkung im Grundbuch steht und den Kaufpreis bezahlt hat. Der nachfolgende Zweiterwerber, der Wohnungseigentum erst erwirbt, nachdem ein anderer Wohnungseigentümer bereits Eigentümer war, ist erst einzuladen, wenn er im Grundbuch als neuer Eigentümer eingetragen ist.

5. Form der Einladung

Einladungen bedürfen der Textform (Link: Eigentümerversammlung: Einberufung, Fristen, Vollmachten und Protokollierung). Was dies bedeutet, ist in § 126b BGB definiert. Danach genügt auch die Einladung per Fax, SMS oder E-Mail. Der Verwalter handelt pflichtgemäß, wenn er die Einladung an die ihm zuletzt bekannte Anschrift des Wohnungseigentümers verschickt. In der Gemeinschaftsordnung kann eine „Zugangsfiktion“ bestimmt sein.

6. Frist der Einladung

Jeder Eigentümer soll die Möglichkeit haben, sich angemessen auf die in der Eigentümerversammlung zu besprechenden Tagesordnungspunkte und die damit verbundene Beschlussfassung vorbereiten zu können. Deshalb bestimmt das Gesetz, dass die Einberufungsfrist (Link: Eigentümerversammlung: Einberufung, Fristen, Vollmachten und Protokollierung) mindestens 2 Wochen betragen soll (§ 24 IV WEG).

Wird die Ladungsfrist missachtet, ist eine eventuelle Beschlussfassung in der Versammlung anfechtbar, sofern die Beschlussfassung auf diesem Umstand beruht. Nur in dringlichen Ausnahmefällen kann auf die Ladungsfrist verzichtet werden (außerordentliche Eigentümerversammlung aus wichtigem Grund).

7. Inhalt der Einladung

Derjenige, der einlädt, muss in der Einladung Ort, Zeit und Tagesordnung mitteilen. Der Versammlungsort muss so gewählt werden, dass er für alle Teilnehmer zumutbar erreichbar ist. Insbesondere ist dabei der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit zu beachten, damit die Versammlungsteilnehmer in vertraulicher Atmosphäre über ihre Angelegenheiten beraten können.

Bei der Wahl des Zeitpunktes der Versammlung ist auf die Interessen der Eigentümer Rücksicht zu nehmen. So ist es beispielsweise nicht unbedingt sachgerecht, ausgerechnet in den Sommerferien eine Versammlung anzusetzen, wenn damit zu rechnen ist, dass mehrere Eigentümer in Urlaub sind.

Entscheidend ist, dass sämtliche Beschlussanträge in einer Tagesordnung (Link: Tagesordnung in der Eigentümerversammlung – Fristen Formalien Tipps) angekündigt werden. § 23 II WEG bestimmt ausdrücklich, dass es zur Gültigkeit eines Beschlusses erforderlich ist, den Beschlussgegenstand mit der Einberufung in der Tagesordnung zu bezeichnen. Jeder Wohnungseigentümer muss verstehen und überblicken können, was er in tatsächlicher und rechtlicher Sicht beschließen soll. Insbesondere soll er die wirtschaftlichen Auswirkungen auf seine eigene Position einschätzen können. Überraschende Beschlüsse sollen vermieden werden.

Dabei muss jeder Wohnungseigentümer wissen, dass er keinen unmittelbaren Anspruch auf die Aufnahme bestimmter Beschlussgegenstände in die Tagesordnung hat. Eine Ausnahme gilt nur, wenn es sich um eine Maßnahme ordnungsgemäßer Verwaltung (z.B. Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen von Gemeinschaftseigentum) handelt und er seinen Wunsch zur Aufnahme eines bestimmten Tagesordnungspunktes in die Einladung so rechtzeitig mitteilt, dass der Verwalter zumindest unter Einhaltung der zweiwöchigen Ladungsfrist eine Nachtragseinladung verschicken kann. Notfalls kann der Eigentümer die Aufnahme seines TOP-Wunsches einklagen.

Wissenswert ist, dass unter dem Tagesordnungspunkt „Verschiedenes/Sonstiges“ keine Beschlüsse gefasst werden können. Dieser TOP dient lediglich der Beratung und allgemeinen Aussprache.

8. Beschlussfähigkeit

Eine Wohnungseigentümerversammlung ist nur beschlussfähig (Link: Eigentümerversammlung: Einberufung, Fristen, Vollmachten und Protokollierung), wenn die erschienenen stimmberechtigten Wohnungseigentümer mehr als die Hälfte aller Miteigentumsanteile vertreten (§ 25 III WEG). Auch diese Vorschrift stellt sicher, dass nicht eine verschworene Minderheit überraschende Beschlüsse fasst.

Die Beschlussfähigkeit ist vom Verwalter am Beginn der Versammlung festzustellen. Stellt er fest, dass die Versammlung beschlussunfähig ist, kann er eine zweite Versammlung einberufen. Diese Zweitversammlung kann er bereits in dem Einladungsschreiben zur Erstversammlung ankündigen. Erst in der Zweitversammlung ist die Eigentümergemeinschaft ohne Rücksicht auf die Anzahl der vertretenen Stimmen beschlussfähig.

9. Stimmrechte in der Eigentümerversammlung

In der Eigentümerversammlung hat derjenige ein Stimmrecht (Link: Stimmrecht, Stimmrechtsanteile in der Eigentümerversammlung), der im Grundbuch als Wohnungseigentümer eingetragen ist oder gesetzlich (Eltern für ihr minderjähriges Kind, Betreuer für betreute Person) oder rechtsgeschäftlich zur Vertretung eines Wohnungseigentümers berechtigt ist. Mieter oder Grundschuldgläubiger haben kein Stimmrecht.

Jeder Wohnungseigentümer hat nach dem Gesetz eine Stimme (Kopfprinzip). In der Gemeinschaftsordnung kann aber auch die Anzahl der Miteigentumsanteile oder die Zahl der Wohnungs- und Teileigentumseinheiten das Stimmrecht bestimmen.

Mehrere Miteigentümer von Wohnungseigentum können ihr Stimmrecht nur einheitlich ausüben.

10. Stimmrechtsausschluss

In bestimmten Fällen kann der an sich stimmberechtigte Wohnungseigentümer mit seinem Stimmrecht ausgeschlossen (Stimmrechtsverbot) (Link: Interessenkonflikte bei der ETv -Ausschluss von der Abstimmung) sein. Dies kann nach dem Gesetz der Fall sein, wenn über die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits gegen ihn beschlossen oder er rechtskräftig zur Veräußerung seines Wohnungseigentums verpflichtet werden soll.

Gleiches gilt, wenn der Verwalter von einem Wohnungseigentümer zu dessen Vertretung bevollmächtigt wurde und die Eigentümerversammlung über seine Abberufung als WEG-Verwalter entscheiden muss.

11. Stimmrechtsvertretung

Jeder Wohnungseigentümer hat das Recht, sich in der Eigentümerversammlung von einer anderen Person vertreten (Link: Vertretung von Eigentümern in der Eigentümerversammlung) zu lassen. Teils enthalten Gemeinschaftsordnungen Stimmrechtseinschränkungen. Dann ist bestimmt, dass nur ein bestimmter Personenkreis (Ehegatte, Miteigentümer) vertretungsberechtigt ist.

Vollmachten sind schriftlich zu erteilen und müssen regelmäßig in Original vor Versammlungsbeginn vorgelegt werden (Muster Stimmrechtsvollmacht) (Link: Stimmrechtsvollmacht für die Eigentümerversammlung). Jeder Wohnungseigentümer kann auf der Vorlage der Vollmacht bestehen. Eine Vollmacht beinhaltet neben dem Stimmrecht auch ein Rede- und Antragsrecht in der Versammlung.

12. Teilnahme Dritter an der Eigentümerversammlung

Wohnungseigentümerversammlungen sind nicht öffentlich. Die Teilnahme nicht teilnahmeberechtigter Dritter (Link: Teilnahme Dritter in der ETv) kommt nur im Ausnahmefall in Betracht. Insbesondere ist dies der Fall, wenn ein Wohnungseigentümer ein berechtigtes Interesse (hohes Alter, Überforderung in der Sache) hat, einen Dritten hinzuzuziehen. Ansonsten kann der Verwalter im Rahmen seines Hausrechts Dritte von der Versammlung ausschließen.

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13. Mehrheiten bei der Beschlussfassung

Grundsätzlich beschließen die Wohnungseigentümer mit einfacher Mehrheit (Link: Mehrheiten in der ETv – einfach und doppelt qualifizierte Mehrheit). Teils fordert das Gesetz aber auch eine doppelt qualifizierte Mehrheit (Modernisierungsmaßnahmen), teils wird Einstimmigkeit in der Versammlung oder sogar Allstimmigkeit (Link: Unterschied zwischen Einstimmigkeit und Einstimmigkeit in der Eigentümerversammlung) (Zustimmung aller Wohnungseigentümer, nicht nur der in der Versammlung anwesenden Eigentümer, z.B. bei baulichen Veränderungen des Gemeinschaftseigentums) gefordert.

Ausnahmsweise kann auch eine schriftliche Beschlussfassung ohne Versammlung im Umlaufverfahren (Link: Schriftliche Beschlussfassung im Umlaufverfahren) erfolgen. Voraussetzung ist, dass alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss schriftlich erklären (Allstimmigkeit nach § 23 III WEG).

14. Beschlusskompetenz der Eigentümerversammlung

Voraussetzung einer jeglichen Beschlussfassung ist die Beschlusskompetenz der Eigentümerversammlung. Eine Eigentümerversammlung hat nur eine Beschlusskompetenz, wenn die Beschlussfassung Angelegenheiten betrifft, über die die Wohnungseigentümer nach dem Wohnungseigentumsgesetz oder nach einer Vereinbarung durch Beschluss überhaupt entscheiden können (§ 23 WEG).

Umgekehrt ausgedrückt: Was zu vereinbaren ist, kann nicht beschlossen werden. Demgemäß unterscheidet das Gesetz strikt zwischen einer Vereinbarung (§ 10 WEG) und Beschlüssen (§ 23 WEG).

Eine Vereinbarung ist dann anzunehmen, wenn die Regelung einer Angelegenheit durch Mehrheitsbeschluss ausgeschlossen ist. Da eine Vereinbarung vertraglichen Charakter hat, ist sie für einen Rechtsnachfolger eines Wohnungseigentümers nur verbindlich, wenn sie auch im Grundbuch eingetragen ist. Beschlüsse hingegen binden den Rechtsnachfolger eines Wohnungseigentümers auch ohne Grundbucheintragung.

So kann beispielsweise die Gemeinschaftsordnung nur durch Vereinbarung geändert werden. Gleiches gilt für die Begründung oder den Entzug von Sondernutzungsrechten. Angelegenheiten der ordnungsgemäßen Verwaltung hingegen sind immer der Beschlussfassung zugänglich. Für sie besteht eine Beschlusskompetenz der Eigentümerversammlung (Regelung der Hausordnung, Reparaturen am Gemeinschaftseigentum, Verwalterbestellung).

Mit der WEG-Reform 2007 wurden die Beschlusskompetenzen der Eigentümerversammlung erheblich erweitert (Beispiele: Kostenverteilung der Betriebs- oder Verwaltungskosten, Kostenverteilung bei Instandhaltung und Instandsetzung, Beschlussfassung über Veräußerungsbeschränkungen).

In diesem Zusammenhang spielen Öffnungsklauseln (Link: Eigentümerversammlung: Einberufung, Fristen, Vollmachten und Protokollierung) in der Gemeinschaftsordnung eine große Rolle. Eine Öffnungsklausel führt dazu, dass von einer gesetzlichen Bestimmung oder Vereinbarung in der Teilungserklärung oder der Gemeinschaftsordnung ausnahmsweise abgewichen werden kann. Solche Öffnungsklauseln sind für die Neuregelung von Sachverhalten sinnvoll, die ansonsten nur durch Vereinbarung verändert werden könnten.

15. Rede- und Antragsrecht

Das Teilnahmerecht des Wohnungseigentümers an der Eigentümerversammlung beinhaltet auch das Rede- und Antragsrecht (Link: Rede- und Antragsrecht in der Eigentümerversammlung). Nur so kann der Eigentümer Einfluss auf die Meinungsbildung nehmen und sich sinnvoll an einer Beschlussfassung beteiligen.

In vielen Gemeinschaftsordnungen ist die Redezeit begrenzt. Solche Einschränkungen sind auch erlaubt.

16. Beschlussfassung und Beschlussverkündung

Beschlüsse kommen erst dann wirksam zustande, wenn die Wohnungseigentümer über den Beschlussantrag abgestimmt haben und der Versammlungsleiter das Beschlussergebnis in der Versammlung feststellt und verkündet. Feststellung und Verkündung (Link: Eigentümerversammlung: Einberufung, Fristen, Vollmachten und Protokollierung) haben konstitutive Wirkung. Andernfalls ist der Beschluss anfechtbar.

17. Anfechtbarkeit oder Nichtigkeit von Beschlüssen

Ist ein Wohnungseigentümer mit einer Beschlussfassung nicht einverstanden, kommt es darauf an, ob ein Beschluss anfechtbar oder nichtig ist. Nach dem Gesetz ist ein Beschluss, der gegen eine Rechtsvorschrift verstößt, auf deren Einhaltung rechtswirksam nicht verzichtet werden kann, nichtig (Link: Beschlüsse der Eigentümerversammlung – nichtig oder anfechtbar? Unterschied). Er entfaltet keinerlei Rechtswirkung. Im Übrigen ist ein Beschluss gültig, solange er nicht durch rechtskräftiges Urteil für ungültig erklärt wurde. Er bedarf zu diesem Zweck der Anfechtung durch den Wohnungseigentümer oder den Verwalter.

18. Versammlungsniederschrift

Um den Versammlungsverlauf und die Beschlussfassung nachvollziehbar zu dokumentieren, verpflichtet das Gesetz den Versammlungsleiter eine Versammlungsniederschrift (Link: Niederschrift/Protokollführung in der Eigentümerversammlung) (Protokoll) anzufertigen. Die Niederschrift hat Beweisfunktion. Sie ist meist Grundlage einer Anfechtung. Sie ist vom Versammlungsleiter, einem Wohnungseigentümer und einem eventuell vorhandenen Verwaltungsbeirat zu unterschreiben. Jeder Wohnungseigentümer hat bei begründetem Anlass einen Berichtigungsanspruch.

19. Beschlusssammlung

Das Gesetz verpflichtet den Verwalter eine Beschlusssammlung (Beschlusssammlung im Wohnungseigentum) zu führen. Darin sind sämtliche Beschlüsse, die in den Eigentümerversammlungen gefasst werden, zu dokumentieren. Die Beschlusssammlung dient vor allem dazu, jedem Wohnungseigentümer und insbesondere einem Rechtsnachfolger (Erwerber von Wohnungseigentum) die Möglichkeit zu verschaffen, sich über die Verhältnisse in einer Wohnungseigentümergemeinschaft zu informieren. Es bestehen Einsichtsrechte.

20. Handlungsempfehlung für Wohnungseigentümer

Wer sich erstmalig mit dem Versammlungsverlauf in einer Wohnungseigentümerversammlung beschäftigen muss, sollte sich vorbereiten. Dazu gehört die Einsichtnahme in die Teilungserklärung, die Gemeinschaftsordnung und die Beschluss-Sammlung. Zur Vervollständigung ist das Grundbuch beizuziehen. Erst in der Gesamtschau sämtlicher Unterlagen lässt sich ein zuverlässiges Bild über die Gegebenheiten erfassen. Nur so ist eine abschließende rechtliche Würdigung möglich.

Auf der Grundlage der Kenntnis der Gegebenheiten kann der Wohnungseigentümer in der Versammlung agieren. Es bleibt ihm überlassen, sich vorab rechtlich oder steuerlich beraten zu lassen und angekündigte Beschlussanträge zu prüfen. Die sachgerechte Vorbereitung ist die sichere Grundlage, in einer Versammlung nicht benachteiligt und letztlich überstimmt zu werden. Vor allem kann auch nur so kompetent mitdiskutiert werden.

Die Möglichkeit einer Anfechtungsklage gegen einen Beschluss sollte als Ultima Ratio verstanden werden. Besser ist es, Beschlüsse so zu fassen, dass alle Interessen berücksichtigt werden. Jede Anfechtungsklage beeinträchtigt das nachbarschaftliche Verhältnis in einer Wohnungseigentümergemeinschaft.

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2 Antworten auf "Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung (20 Aspekte zu Formalien, Fristen, Tipps)"

  • pfahler
    22. August 2017 - 11:09 Antworten

    Gibt es ein Vorschrift, WIE die Beschlusssammlung zu führen ist, z.B. in Buchform (fälschungssicher) oder auch elektronisch, mit der Gefahr der Manipulationsmgöglichkeit?
    DAnke

  • Beate L
    2. Februar 2019 - 11:59 Antworten

    Was ist wenn nicht alle Miteigentumsanteile anwesend sind? Müssen die schriftlichen Vollmachten zu Beginn der Eigentümerversammlung vorliegen?

    Letzte Eigentümerversammlung:
    telefonische Zuteilung des Stimmrechtes kurz nachdem die Sitzung bereits begonnen hatte. 520/1000 anwesend. Wann ist eine Mehrheit erreicht, wenn 520 Ja Stimmen vorliegen? oder >260?

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