Der Hausverwalter ist für die ordnungsgemäße Verwaltung der Wohnungseigentumsanlage zuständig. Dazu kommt die Einberufung der jährliche Eigentümerversammlung, die Versammlungsleitung, die Erstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsberichts. Je nach Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG-Gemeinschaft) und Wohnanlage fallen für den Hausverwalter weitere Tätigkeiten an, wie z.B. die Betreuung von Mietern, die Anmahnung von Eigentümern, die Vertretung der WEG- Gemeinschaft in einem Rechtsstreit, die Betreuung von Bauarbeiten bei Sanierungen etc. Da der zukünftige Aufwand für einen Hausverwalter bei Vertragsabschluss oft nicht absehbar ist, finden sich in Verwalterverträgen oft Regelungen zu Sondervergütungen, nach denen er zusätzliche Kosten in Rechnung stellen darf.

Welche Kosten der Hausverwalter separat in Rechnung stellen darf, erklärt der nachfolgende Beitrag und listet die wichtigsten Sondervergütungen auf.

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I. Abgrenzung: Grundvergütung und Sondervergütung

Um zu verstehen, welche extra Kosten der Hausverwalter in Rechnung stellen kann, ist kurz zu erklären was eigentlich eine Sondervergütung ist. Kurz gesagt ist eine Sondervergütung all das was der Hausverwalter neben seiner Grundvergütung bekommt. Die rechtliche Grundlage dafür ist in der Regel der Verwaltervertrag oder ein besonderer Eigentümerbeschluss.

Mit der Grundvergütung sind regelmäßig alle Aufgaben und Befugnisse abzugelten, die der Hausverwalter durch seine Amtsstellung durch das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und den Verwaltervertrag wahrnimmt. Wie die Grundvergütung dann im Verwaltervertrag vereinbart ist, obliegt den Parteien. Der Hausverwalter einer WEG- Gemeinschaft hat grundsätzlich die Wahl, ob er der Gemeinschaft einen Vertrag mit einer Pauschalvergütung anbietet oder einen Vertrag mit einer in Teilentgelte aufgespaltenen Vergütung (BGH, Urteil vom 05.07.2019, Az.: V ZR 278/17). Pauschalvergütungen werden in der Regel so auszulegen sein, dass damit alle gesetzlichen Pflichtaufgaben des Verwalters abgedeckt sind, oft gibt es dazu ein Leistungsverzeichnis.

Bei einer Vergütungsvereinbarung, die aus mehreren Vergütungsbestandteilen besteht, muss sichergestellt sein, dass die gesetzlich geschuldeten oder im Einzelfall vereinbarten Aufgaben, die von einer vorgesehenen Grundvergütung erfasst sein sollen, von denen, die gesondert zu vergüten sind, klar und transparent abgegrenzt sind (BGH, Urteil vom 05.07.2019, Az.: V ZR 278/17). Ferner muss bei den Aufgaben, die in jeder WEG-Gemeinschaft laufend anfallen, der tatsächliche Gesamtumfang der Vergütung erkennbar sein (BGH, Urteil vom 05.07.2019, Az.: V ZR 278/17). Nur wenn diese Voraussetzungen vorliegen entspricht eine solche Vergütungsvereinbarung der ordnungsmäßigen Verwaltung.

Zu den Aufgaben, die in der Regel mit der Grundvergütung abgegolten sein sollten, zählen z.B.:

  • Erstellung des Wirtschaftsplans (§ 28 Abs. 1 S. 2 WEG)
  • Erstellung des Vermögensberichts (§ 28 Abs. 4 WEG)
  • Abrechnungserstellung für das Vorjahr einschließlich Einzelabrechnungen (§ 28 Abs. 3 WEG)
  • Einberufung und Leitung einer jährlichen Eigentümerversammlung und Führung der Beschlusssammlung (§ 24 Abs. 1, Abs. 5, Abs. 8 WEG)
  • Erhebung einer Sonderumlage
  • Durchführung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer, insbesondere zu Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
  • Einholung von Angeboten und Vergabe von Aufträgen ( 27 WEG)
  • Auskünfte an Eigentümer im Tagesgeschehen
  • Erteilung des Einsichtsrechts auf Verlangen der WEG
  • Buchhaltung: Eingang und Ausgang des Hausgelds; Führung des Hausgeldkontos; Rechnungsprüfung Zahlung von Dienstleister-Rechnungen, vgl. § 27 WEG
  • Versand des Protokolls der Eigentümerversammlung
  • Kontrolle und Überwachung der regelmäßigen Dienstleister (z.B. Hausmeisterservice, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Schornsteinfeger) , vgl. § 27 WEG
  • Anfallende Portokosten, Kopierkosten o.ä.
  • Anfallende Fahrkosten zum Wohnungseigentumsobjekt für vertraglich vereinbarte Begehungen im Jahr (z.B. eine jährlich vereinbarte Begehung mit zusammen mit Verwaltungsbeirat etc.)

II. Sondervergütungen für Hausverwalter sind zulässig

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat mit seiner Leitsatzentscheidung vom 06.05.1993, Az.: V B 9/92 geklärt, dass es grundsätzlich zulässig ist, einem Verwalter eine zusätzliche Vergütung zu zahlen. Das gilt nach dem BGH auch dann, wenn seine Tätigkeit im Rahmen, der ihm vom Gesetz zugewiesenen Aufgaben und Befugnisse mit der Verwaltervergütung grundsätzlich abgegolten ist, er aber darüberhinausgehende besondere Leistungen erbringt (vgl. auch Oberlandesgericht (OLG) Köln, Beschluss vom 19. März 2001, Az.: 16 Wx 35/01; Landgericht (LG) München I, Beschluss vom 08.03.2012, Az.: 36 T 26007/11). Werden Sondervereinbarungen vereinbart, müssen diese der Höhe nach in einem angemessenen Rahmen sein, sowie den voraussichtlichen zusätzlichen besonderen Zeit- und Arbeitsaufwand im Einzelfall berücksichtigen (BGH, Beschluss vom 06.05.1993, Az.: V ZB 9/92).

Die Vergütung darf lediglich nicht überraschend und unangemessen sein und sie muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen.

Der Anspruch auf eine Sondervergütung, die der Hausverwalter als extra Kosten in Rechnung stellen kann besteht, wenn

  • eine Sondervergütung vertraglich vereinbart ist und er die Leistung nachweist (unter II.1),
  • für eine bestimmte Tätigkeit eine Sondervergütung in einer Eigentümerversammlung zu Gunsten des Hausverwalters beschlossen wurde (unter II.2).

1. Wirksame Vereinbarung für extra Vergütung im Verwaltervertrag

Wichtig ist hier, dass Vereinbarungen über eine gesonderte Vergütung für den Hausverwalter  regelmäßig dem Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen nach §§ 305 ff Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) unterliegen. Meist handelt es sich bei Verwalterverträgen um sog. Formularverträge, die für eine Vielzahl von Vertragsabschlüssen einseitig vorformuliert sind.

Die Folge ist, dass die einzelnen Klauseln in dem Vertrag nicht überraschend sein dürfen. Außerdem müssen sie nach dem Transparenzgebot des § 307 Abs. 3 Satz 2 BGB klar und transparent formuliert sein, um wirksam zu sein. Wichtig ist, dass die vereinbarte Vergütungsstruktur im Verwaltervertrag neben einer Grundvergütung für die ständig anfallenden Aufgaben des Verwalters für einzelne, klar abgegrenzte Leistungen Sondervergütungen ausweist (BGH, Urteil vom 05.07.2019, Az.: V ZR 278/17).

Beispiele für wirksame Klauseln sind z.B. „Die Hausverwaltung erhält für jede außerordentliche Eigentümerversammlung eine zusätzliche Vergütung in Höhe von 180,00 EUR zzgl. Mehrwertsteuer“ oder „Die Hausverwaltung erhält für die Bearbeitung von Gerichtsverfahren ein Pauschalbetrag von 120 Euro“ (vgl. Amtsgericht (AG) Düsseldorf, Beschluss vom 11.09.2007, Az.: 290 II 71/07 WEG). Eine unwirksame Klausel hingegen, die gegen das Transparenzgebot verstößt, ist eine Klausel die eine pauschale Sondervergütung für den Fall der „Veranlassung von Klageverfahren bei Zahlungsrückstand, zahlbar vom säumigen Eigentümer“ erhebt (Oberlandesgericht (OLG) Düsseldorf, Beschluss vom 06.01.2003, Az.: 3 Wx 364/02).

Die Höhe der separaten Kosten darf bei einzelnen Teilentgelten auch die übliche Vergütung überschreiten. Das ist nach dem BGH zumindest solange zulässig und liegt im Rahmen des freien Gestaltungsermessens, soweit nicht auch das zu erwartende Gesamtentgelt deutlich über den üblichen Sätzen liegt und dafür keine entsprechend gewichtigen Sachgründe vorliegen (BGH, Urteil vom 05.07.2019, Az.: V ZR 278/17). Sondervergütungen müssen sich der Höhe nach in angemessenem Rahmen halten und den voraussichtlichen zusätzlichen besonderen Zeit- und Arbeitsaufwand im Einzelfall berücksichtigen, wobei auch eine pauschale Sondervergütung festgelegt werden kann (BGH NJW 1993, 1924, 1925; OLG Düsseldorf, Beschluss vom 06.01.2003, Az.: 3 Wx 364/02).

Das bedeutet, dass die Bestimmung der Höhe der Sondervergütung  — je nach Kostenart— durchaus auch über dem üblichen Entgelt eines Hausverwalters für entsprechende Tätigkeiten liegen kann, ohne dass dadurch die Vereinbarung insgesamt unwirksam wird. Es können Pauschalen oder Stundensätze vereinbart werden. Ein Stundensatz von 50 € bis 70 € ist durchaus üblich (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 24.08.2000, Az.: 2 Z BR 25/00).

Tipp: Es empfiehlt sich, in Betracht kommende Sondervergütungen der Hausverwaltung möglichst detailliert und mit dem genauen Kostensatz in dem Verwaltervertrag aufzuschlüsseln. So wird später nicht nur Streit um die Höhe vermieden, sondern es ist auch eine Geltendmachung als Schadensersatz vereinfacht möglich. Z.B. in Fällen, in denen Hausverwalter Eigentümer wegen Hausgeldrückständen mehrfach abmahnen müssen, können feste Vergütungen des Hausverwalters für die Mahnungen unkompliziert als Schadensersatz vom jeweiligen Eigentümer verlangt werden.

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2. Beschluss über extra Kosten des Hausverwalters

Separate Kosten des Hausverwalters für die WEG- Gemeinschaft können auch durch einen Eigentümerbeschluss über die Zahlung einer Sondervergütung entstehen.

Wohnungseigentümer können die Zahlung einer Sondervergütung für die Wahrnehmung von Aufgaben, die der Verwaltung per Gesetz oder aufgrund der Regelungen des Verwaltervertrages auferlegt sind, gesondert bzw. zusätzlich beschließen (Amtsgericht (AG) Düsseldorf, Urteil vom 28.09.2016 – 291a C 49/16). Es reicht ein einfacher Mehrheitsbeschluss.

Das ist nach dem AG Düsseldorf auch in den Fällen zulässig, in denen bereits im Verwaltervertrag eine Sondervergütung für eine bestimmte Tätigkeit vorgesehen ist: In dem zu entscheidenden Fall ging es darum, dass der Hausverwalter gemäß dem Verwaltervertrag eine Sondervergütung in Höhe von 180,00 € für jede außerordentliche Eigentümerversammlung erhalten sollte. Bei der WEG-Gemeinschaft gab es aber seit längerem Streit über den Bau und die Installation eines Aufzugs, der auch Gegenstand mehrerer Gerichtsverfahren war. Der Hausverwalter hatte dadurch einen hohen Mehraufwand und die Eigentümer beschlossen daher, in einer Eigentümerversammlung, dass der Hausverwalter für jede weitere außerordentliche Eigentümerversammlung im Zusammenhang mit dem Aufzug eine Vergütung in Höhe von 550,00 € zuzüglich MwSt., mithin 654,50 € erhält. Daneben fassten sie auch den Beschluss, dass die Verwaltung für ihren erhöhten Verwaltungsaufwand im Zusammenhang mit dem Aufzug eine Sondervergütung in Höhe von 3.500,00 € zzgl. MwSt., mithin 4164,-€ erhält. Die Anfechtungsklage  einiger Wohnungseigentümer gegen diese Beschlüsse wurde vom AG Düsseldorf als unbegründet abgelehnt: Die beschlossene Sondervergütung ist gerechtfertigt, denn sie soll hier den Mehraufwand aus Vergangenheit und Zukunft abdecken, die die Verwaltung im Zusammenhang mit dem Aufzug hatte. Eine Baumaßnahme und die damit einhergehenden übliche Mehrarbeit rechtfertigt ohne Weiteres die Zahlung einer Sondervergütung, da die Tätigkeitsentfaltung über das übliche Maß hinausgeht, das mit der vertraglich vereinbarten Grundvergütung abgedeckt ist.  Den Wohnungseigentümern steht es frei, die Regelungen des Verwaltervertrages zur Zahlung von Mehraufwand durch einen entsprechenden und von der Verwaltung mitgetragenen Beschluss zu modifizieren und eine weitere Sondervergütung zu beschließen.

III. Diese Kosten kann der Hausverwalter separat in Rechnung stellen: 10 Beispiele

Ein Hausverwalter kann eine Sondervergütung aufgrund des Verwaltervertrages oder eines Eigentümerbeschlusses verlangen, wenn dies der ordnungsgemäßen Verwaltung entspricht.

Separate Kosten als Sondervergütung kommen beispielsweise grds. für folgende Leistungen in Betracht:

  • Gebühr für Amtsübernahme: Hausverwalter dürfen eine angemessene pauschale Amtsübernahmegebühr geltend machen, wenn das mit der WEG-Gemeinschaft individuell vereinbart wurde. Eine solche Gebühr soll regelmäßig den erhöhten Zeitaufwand abdecken, der für die Einarbeitung nach einem Wechsel der Hausverwaltung erforderlich ist (besonders in Fällen, in denen die frühere Verwaltung ohne Abrechnung oder Rechnungslegung ihre Amtstätigkeit beendet kann eine solche Gebühr sinnvoll sein; ist die Mehrarbeit durch den früheren Hausverwalter verschuldet, kann die Gebühr als Schadensersatz von diesem verlangt werden.
  • Gebühr für außerordentliche Eigentümerversammlung: Sondervergütungen für außerordentliche Eigentümerversammlungen, die der Hausverwalter einberuft, leitet und protokolliert sind grds. zulässig. Das gilt zumindest in den Fällen, in denen die außerordentliche Versammlung nicht aus vom Verwalter zu vertretenden Grund anberaumt wird (Landgericht (LG) Itzehoe, Beschluss vom 06.03.2001, Az.: 1 T 110/00). Als angemessen gelten insoweit Vergütungen von 150 € bis 500 € pro Versammlung.
  • Gerichts- und Mahnverfahren: Vertritt der hierzu ermächtigte Hausverwalter die WEG-Gemeinschaft bei einem Gerichts- oder Mahnverfahren und macht die entsprechenden Ansprüche der Wohnungseigentümer gerichtlich geltend, kann er eine vereinbarte Sondervergütung in Höhe der ansonsten anfallenden Rechtsanwaltsgebühren in Rechnung stellen (BGH, Beschluss vom 06.05.1993, Az.: V ZB 9/92). Das gilt allerdings nicht, wenn ein Hausverwalter im eigenen Namen handelt (BGH, Beschluss vom 17.11.2001, Az.: V ZB 134/11). Im Übrigen können hier auch wirksam Pauschalen vereinbart werden, so z.B. 120,00 € für die Bearbeitung von Gerichtsverfahren (vgl. Amtsgericht (AG) Düsseldorf, Beschluss vom 11.09.2007, Az.: 290 II 71/07 WEG) oder 150,00 € für die Einleitung eines Mahnverfahrens (AG Fürth, Beschluss vom 19.04.2004, Az.: 7 UR II 13/04).
  • Gebühr für die Mahnungen säumiger Eigentümer: Die extra Kosten für den Aufwand durch Abmahnungen säumiger Eigentümer rechtfertigen die Vereinbarung einer Sondervergütung. Hausverwalter können daher pro Mahnschreiben Mahngebühren von bis zu 12,50 Euro zzgl. in Rechnung stellen (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 21.02.1996, Az.: 3 Wx 442/92). Mahngebühren zwischen 10 € und 15 € gelten als üblich. Bei einer Vereinbarung im Verwaltervertrag ist aber nicht notwendig, dass die Sondervergütung für Mahnung von Wohnungseigentümern mit einer Obergrenze versehen ist (BGH, Urteil vom 05.07.2019, Az.: V ZR 278/17).
  • Gebühr für Betreuung von Sanierungs- und Baumaßnahmen: Die Vereinbarung einer gesonderten Vergütung des Hausverwalters für die Betreuung von Sanierungs- und Baumaßnahmen ist ohne weiters gerechtfertigt, da eine solche Tätigkeitsentfaltung über das übliche Maß hinausgeht, das mit der vertraglich vereinbarten Grundvergütung abgedeckt ist. Die Organisation größerer, technisch schwieriger und aufwendiger Sanierungs- und/oder Baumaßnahmen am Gemeinschaftseigentum umfasst z.B. Ausschreibungen, die Aufstellung von Leistungsverzeichnissen, die Einholung und den Vergleich von Angeboten, die Bauleitung und Bauüberwachung, Termine mit Architekten und ausführenden Unternehmen, Information der Eigentümer, Begleitung der Planung und Umsetzung der Maßnahme, die Abnahme der Arbeiten, die Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen etc.). Für die Vergütungshöhe ist es üblich, in Verwalterverträgen bei der Regelung dieser Sondervergütung für größere Sanierungs- und Baumaßnahmen eine prozentuale Anknüpfung an das Auftragsvolumen vorzusehen. Der übliche Rahmen entspricht 1,5 bis 5 % des Auftragsvolumens (AG Düsseldorf, Urteil vom 28.09.2016,Az.: 291a C 49/16). Bei kleinen Sanierungsprojekten mit Instandsetzungsarbeiten bis zu 5.000 € sollen Hausverwalter keine extra Kosten abrechnen können (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 14.10.1998, Az.: 3 Wx 169/98).
  • Gebühr für Mehraufwand bei vermietete Eigentumswohnungen: Werden Eigentumswohnungen vermietet, kann sich daraus für den WEG-Verwalter ein Mehraufwand ergeben, z.B. weil der Hausverwalter einen störenden Mieter kontaktieren müssen o.ä. Daher kann der Hausverwalter für vermietete Eigentumswohnungen sein pauschales Grundhonorar pro Einheit um 2,50 € erhöhen (OLG Frankfurt, Beschluss vom 31.10.1990, Az.: 20 W 260/90).
  • Gebühr für die Erstellung von Lohnabrechnungen: Erstellt die  Hausverwaltung Lohnabrechnungen für haupt- oder nebenberufliche Mitarbeiter, der WEG- Gemeinschaft, wie  B. den Hausmeister, Gärtner etc. ist das ein Mehraufwand, für den eine angemessene Sondervergütungspauschale bzw. eine angemessener Stundensatz vereinbart werden kann.
  • Gebühr für die Erstellung einer Bescheinigung für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EstG: Hausverwaltungen können für die Erstellung einer solchen Bescheinigung eine Sondervergütung in Höhe von 25 € pro Bescheinigung vereinbaren (LG Düsseldorf, Beschluss vom 08.02.2008, Az.: 19 T 489/07).
  • Gebühr für Überweisungen bei Lastschriftverweigerung: Hausverwalter können eine Sondervergütung für die Bearbeitung von Überweisungen in Höhe von 5 € (pro WE und Monat) in Rechnung stellen, wenn ein Eigentümer einen Lastschrifteinzug verweigert, obwohl die WEG- Gemeinschaft das Lastschriftverfahren für den Einzug des Hausgelds beschlossen hat (LG Karlsruhe, Urteil vom 16.06.2009, Az.: 11 S 25/09).
  • Gebühr für die Veräußerungszustimmung im Auftrag der WEG: In Fällen, in denen einer Veräußerung von Wohnungseigentum nach § 12 Abs. 1 WEG zuzustimmen ist und die WEG den Hausverwalter zur Zustimmung ermächtigt hat, kann dieser einen Sondervergütung von 175 € bis zu 300 € zzgl. MwSt. in Rechnung stellen (OLG Hamm, Beschluss vom 19.10.2000, Az.: 15 W 133/00, Kammergericht (KG) Berlin, Beschluss vom 17.05.1989, Az.: 24 W 1484/89). Die Vereinbarung eines prozentualen Anteils des Kaufpreises als Sondervergütung ist unwirksam (KG, Beschluss vom 20.06.1997, Az.: 24 W 1783/97).

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III. Fazit und Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass es eine ganze Reihe von Kosten gibt, die der Hausverwalter separat in Rechnung stellen darf. In der Regel handelt es sich dabei um Sondervergütungen, die neben der Grundvergütung zu zahlen sind. Welche Sondervergütungen der Hausverwalter dann im Einzelfall verlangen kann, kommt darauf an, was dazu im Verwaltervertrag geregelt ist oder ob es Beschlüsse der Eigentümer gibt, die die separaten Kosten regeln. Im Grundsatz können Hausverwalter all die Kosten separat geltend machen die im Rahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung angemessen sind.

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