So nutzen Sie die Checkliste

Die Checkliste ist bewusst als Arbeitsdokument aufgebaut. Jede Frage lässt sich mit Ja, Nein oder einem Fragezeichen beantworten. Am Ende erkennen Sie auf einen Blick, wo die Verwaltung überzeugt und wo nachzubessern ist.

• Ausdrucken. Die Liste funktioniert am besten auf Papier. So haben Sie beide Hände frei für Notizen im Gespräch.
• Mindestens zwei Anbieter vergleichen. Ein einzelnes Angebot wirkt oft passend — erst der Vergleich deckt Unterschiede auf.
• Bauchgefühl miteinbeziehen. Wenn ein Punkt unklar bleibt, setzen Sie ein Fragezeichen und fragen nach.

Praxis-Tipps – bevor Sie die Checkliste anwenden

Die Fragen weiter unten sind der strukturierte Kern. In der Praxis entscheidet aber oft, wie Sie die Suche angehen. Die folgenden Punkte stammen aus dem Alltag mit Eigentümern und Verwaltungen — sie lohnen sich, bevor Sie den Fragenkatalog öffnen.

1. Administration und Erreichbarkeit

Bevor es um Fachfragen geht, sollten Sie prüfen, ob die Verwaltung im Alltag überhaupt greifbar ist. Nichts ärgert Eigentümer so zuverlässig wie eine Verwaltung, die wochenlang nicht auf Anrufe oder Mails reagiert. Achten Sie deshalb nicht auf ein einzelnes Werbeversprechen, sondern auf die konkreten Regelungen, die im Alltag tragen.

• ☐ Gibt es feste Sprechzeiten und Erreichbarkeiten?
• ☐ Wer vertritt den Verwalter bei Urlaub oder Krankheit?
• ☐ Wie sind Notfälle außerhalb der Geschäftszeiten abgedeckt?
• ☐ Wie schnell werden Anfragen üblicherweise bearbeitet?
• ☐ Gibt es eine feste Ansprechperson für Ihr Objekt?
• ☐ Ist das Büro persönlich erreichbar oder nur über Telefonzentrale?

2. Qualifikation und Zulassung

Die Verwaltung muss seit 2018 für Wohnimmobilien eine Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO vorweisen können. Hinzu kommt die gesetzliche Weiterbildungspflicht von 20 Stunden pro Drei-Jahres-Zeitraum. Für Wohnungseigentümergemeinschaften mit mehr als neun Sondereigentumseinheiten besteht außerdem seit dem 1. Dezember 2023 ein gesetzlicher Anspruch auf die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WoEigG. Das Gesetz sieht bestimmte Ausnahmen und Übergangsregelungen vor; als Teil ordnungsmäßiger Verwaltung ist der Punkt in jeder WEG ein relevanter Prüfstein.

• ☐ Liegt eine Erlaubnis nach § 34c GewO vor?
• ☐ Kann die Verwaltung den Nachweis des zertifizierten Verwalters nach § 26a WoEigG vorlegen?
• ☐ Wird die Weiterbildungspflicht von 20 Stunden pro 3 Jahren erfüllt?
• ☐ Ist die Verwaltung Mitglied im VDIV oder BVI?
• ☐ Wie lange ist die Verwaltung bereits tätig?
• ☐ Gibt es Referenzen von vergleichbaren Objekten?

3. Verwaltervertrag

Der Verwaltervertrag ist die wichtigste Arbeitsgrundlage. Viele Verträge wirken auf den ersten Blick vollständig, lassen aber an den entscheidenden Stellen zu viel offen. Prüfen Sie deshalb nicht nur Laufzeit und Honorar, sondern auch Leistungsumfang, Zusatzvergütungen und Ausstiegsregelungen.

• ☐ Ist die Laufzeit klar geregelt und passt sie zur WEG-rechtlichen Struktur?
• ☐ Gibt es automatische Verlängerungen oder eine saubere Ausstiegsklausel?
• ☐ Ist der Grundleistungsumfang konkret beschrieben oder nur pauschal?
• ☐ Welche Leistungen werden zusätzlich berechnet (Sondervergütungen, Auslagen)?
• ☐ Sind Freigabegrenzen für Aufträge ohne Beschluss sinnvoll geregelt?
• ☐ Ist geregelt, welche Unterlagen bei Vertragsende an die Gemeinschaft oder den Nachfolger übergeben werden?

Wenn Sie zu diesem Block tiefer einsteigen möchten: Unser Ratgeber 5 wichtige Punkte im Verwaltervertrag geht jeden dieser Punkte im Detail durch.

4. Versicherungen und Haftung

Fehler passieren — auch in der Hausverwaltung. Entscheidend ist, ob die Verwaltung im Ernstfall einstehen kann. Zwei Versicherungen sind als Pflicht- bzw. Grundschutz unverzichtbar: eine Vermögensschadenhaftpflicht für Fehler in der Verwaltung (seit 2018 Pflicht) und eine Betriebshaftpflicht für sonstige Schäden im Zusammenhang mit der Tätigkeit. Darüber hinaus gewinnt eine Cyberversicherung an Bedeutung: Phishing, Ransomware und Datenlecks sind in der Hausverwaltung längst Alltagsrisiken.

• ☐ Besteht eine Vermögensschadenhaftpflicht in ausreichender Höhe?
• ☐ Gibt es eine Betriebshaftpflichtversicherung?
• ☐ Besteht eine Cyberversicherung (Phishing, Ransomware, Datenlecks)?
• ☐ Kann die Verwaltung Nachweise der Versicherungen auf Anfrage vorlegen?
• ☐ Sind Sublimite für Untreue- oder Vermögensdelikte geregelt?
• ☐ Wird die Absicherung regelmäßig an die verwalteten Objekte angepasst?

5. Finanzen, Buchhaltung und Sicherheit

Die Verwaltung hat täglich Zugriff auf Gelder der Gemeinschaft. Deshalb gilt hier der höchste Prüfungsmaßstab. Achten Sie darauf, ob Gemeinschaftsgelder strikt getrennt verwaltet werden und ob klare Prozesse gegen Zahlungsbetrug existieren. Gerade das Thema gefälschter Bankverbindungs-E-Mails hat seit 2022 deutlich zugenommen — seriöse Verwaltungen haben dagegen dokumentierte Schutzmechanismen.

• ☐ Wird ein offenes Treuhandkonto auf den Namen der Gemeinschaft geführt?
• ☐ Sind Gemeinschaftsgelder strikt von Verwaltervermögen getrennt?
• ☐ Werden Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht pünktlich geliefert? Gibt es hier feste zeitliche Zusagen?
• ☐ Gibt es ein Vier-Augen-Prinzip bei größeren Zahlungen?
• ☐ Hat die Verwaltung dokumentierte Prozesse gegen E-Mail-Betrug (z. B. keine Bankwechsel per Mail)?
• ☐ Findet eine jährliche Rechnungsprüfung durch den Verwaltungsbeirat statt?

6. Rechtliche Kompetenz

Die WEG-Reform 2020 und zahlreiche Folgeänderungen haben die rechtliche Basis der Hausverwaltung grundlegend verändert. Hinzu kommen die CO₂-Kostenaufteilung seit 2023, das reformierte Gebäudeenergiegesetz und die privilegierten baulichen Veränderungen nach § 20 Abs. 2 WoEigG — insbesondere für PV-Anlagen und Balkonkraftwerke, die seit der Novelle 2024 mit einfacher Mehrheit beschlossen werden können. Eine Verwaltung, die diese Themen nicht sicher bewegt, bringt ihre Gemeinschaften in vermeidbare Schwierigkeiten.

• ☐ Ist die Verwaltung mit der WEG-Reform 2020 vertraut (Beschlussfassung, Vertretungsmacht, Zuständigkeiten)?
• ☐ Werden Eigentümerversammlungen fristgerecht vorbereitet und dokumentiert?
• ☐ Kann die Verwaltung die CO₂-Kostenaufteilung zwischen Vermieter und Mieter sauber abrechnen?
• ☐ Ist die Verwaltung mit den Pflichten aus dem Gebäudeenergiegesetz (GEG) vertraut?
• ☐ Hat die Verwaltung Erfahrung mit Beschlüssen zu PV-Anlagen und Balkonkraftwerken nach § 20 Abs. 2 WoEigG?
• ☐ Werden rechtliche Fragen eigenständig oder über Fachanwälte geklärt?

7. Technische Kompetenz und Objektbetreuung

Technische Kompetenz zeigt sich nicht in Werbebroschüren, sondern im Alltag: Wie oft wird das Objekt begangen, wie schnell wird auf Mängel reagiert, welche Handwerker werden beauftragt? Achten Sie darauf, ob die Verwaltung Sanierungs- und Instandhaltungsthemen aktiv steuert oder nur auf Zuruf reagiert.

• ☐ Gibt es regelmäßige Objektbegehungen nach festem Rhythmus?
• ☐ Werden Mängel dokumentiert und nachverfolgt?
• ☐ Liegen belastbare Handwerkerkontakte mit dokumentierter Qualität vor?
• ☐ Wird Instandhaltung vorausschauend geplant (z. B. mehrjährige Planung)?
• ☐ Werden bei größeren Maßnahmen mindestens drei Angebote eingeholt?

8. Digitalisierung und Prozesse

Die WEG-Reform 2020 hat hybride Eigentümerversammlungen ermöglicht, eine Folgereform sogar rein virtuelle Versammlungen, wenn die Gemeinschaft das mit Dreiviertelmehrheit beschließt. Auch Umlaufbeschlüsse in Textform sind seit der Reform erleichtert. Eigentümerportale für Dokumente, Beschlüsse und Abrechnungen sind bei modernen Verwaltungen Standard, nicht Premium. Neben der Usability zählt der Datenschutz: Die Verwaltung verarbeitet sensible personenbezogene Daten und muss das DSGVO-konform tun. Fragen Sie, welche digitalen Prozesse tatsächlich gelebt werden.

• ☐ Gibt es ein Eigentümerportal mit Zugang zu Dokumenten und Abrechnungen?
• ☐ Ist digitale Kommunikation möglich (Mail, Portal), wenn gewünscht?
• ☐ Sind hybride oder virtuelle Eigentümerversammlungen möglich?
• ☐ Werden Umlaufbeschlüsse in Textform (seit WEG-Reform 2020 erleichtert) unterstützt?
• ☐ Werden Rechnungen und Belege digital archiviert und auf Wunsch bereitgestellt?
• ☐ Ist die DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten dokumentiert?

9. Entscheidungsfindung und Gesamteindruck

Am Ende entscheidet sich die Wahl nicht an einer einzelnen Frage, sondern am Gesamteindruck. Ein Richtwert: Drei Angebote reichen für einen seriösen Vergleich — weniger als zwei ist zu wenig, mehr als fünf macht die Entscheidung unübersichtlich. Ziehen Sie die ausgefüllte Checkliste noch einmal zu Rate und prüfen Sie, ob die Verwaltung auch menschlich passend wirkt.

• ☐ Haben Sie mindestens zwei Angebote mit dieser Checkliste verglichen?
• ☐ Wurden alle Pflichtfragen (§ 34c GewO, Versicherung, zertifizierter Verwalter bei WEG) sauber beantwortet?
• ☐ Hat die Verwaltung auf unklare Fragen ehrlich reagiert?
• ☐ Passt die Verwaltung auch menschlich zu Ihrer Gemeinschaft?