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Protokoll der Eigentümerversammlung – Wer unterschreibt?

Nach der Eigentümerversammlung wird regelmäßig ein Protokoll erstellt. Doch, wer unterschreibt das Protokoll? Gibt es eine gesetzliche Regelungen oder können die Eigentümer regeln, wird das Protokoll der Eigentümerversammlung unterschreibt? Was passiert, wenn eine Unterschrift auf dem Protokoll fehlt? Wer unterschreibt, wenn die Eigentümerversammlung ohne den Verwalter stattfindet?

Der nachfolgende Beitrag, beantwortet diese Fragen und erklärt welche Bedeutung die Unterschrift auf dem Protokoll der Eigentümerversammlung hat.

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I. Kurz: Protokollpflicht – Das ist wichtig

Nach § 24 Abs. 6 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ist über die Beschlüsse, die in der Eigentümerversammlung gefasst werden, unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen.

Diese Niederschrift ist das sog. Protokoll der Eigentümerversammlung. Dahinter steht vor allem der Zweck, dass die Beschlussfassungen genau dokumentiert sind. Das beinhaltet sowohl die gefassten als auch die nicht gefassten Beschlüsse. Der Bundesgerichtshof (BGH)  fordert hier ein Verlaufsprotokoll zur Beschlussfassung (BGH, Urteil vom 25.09.2015, Az.: V ZR 203/14).

Für nicht anwesende Wohnungseigentümer wird die Eigentümerversammlung somit nachvollziehbar und auch zu einem späteren Zeitpunkt, lässt sich der Ablauf und die Beschlussfassung bzw. Nichtfassung eines Beschlusses mithilfe des Protokolls nachvollziehen.

Wichtig ist allerdings, dass der Inhalt des Protokolls nicht als hundertprozentiger Beweis dafür gilt, dass die Beschlussfassung tatsächlich so abgelaufen ist, wie sie protokolliert wurde. Im Streitfall vor Gericht gilt das Protokoll lediglich als Privaturkunde nach  § 416 Zivilprozessordnung (ZPO) und beweist lediglich, dass das was in dem Protokoll steht, so von den Personen die das Protokoll unterzeichnet haben erklärt wird (Oberlandesgericht (OLG) München, Entscheidung vom 26.06.2006, Az.: AZ: 34 Wx 3/06). Das diese Erklärungen richtig sind wird nicht bewiesen.

Der BGH vertritt aber die Ansicht, dass das Protokoll im Zweifelsfall bei der Auslegung eines Beschlussergebnisses ein gewisser Beweiswert zukommt. So sei davon auszugehen, dass ein Beschlussergebnis auch so in der Eigentümerversammlung festgestellt und verkündet wurde, wie es in dem Protokoll der Eigentümerversammlung dokumentiert wurde (BGH, Urteil vom 23.08.2001, AZ: V ZB 10/01).

II. Unterschriftserfordernis nach § 24 Abs. 6 S. 2 WEG

Nach § 24 Abs. 6 S. 2 WEG ist das Protokoll von dem Vorsitzenden der Eigentümerversammlung und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben.

Es müssen also immer mindestens zwei Personen unterschreiben: Der Versammlungsleiter und ein Wohnungseigentümer. Nur bei WEGs, bei denen ein Verwaltungsbeirat besteht, hat eine dritte Person zu unterschreiben.

Da das Gesetz vorschreibt, dass der Versammlungsleiter unterschreiben muss, ist in der Regel der Verwalter zur Unterschrift verpflichtet, da dieser gemäß § 24 Abs 5 WEG den Vorsitz in der Wohnungseigentümerversammlung führt, sofern diese nichts anderes beschließt. Bei Eigentümerversammlungen ohne Verwalter, die Person die die Versammlung leitet.

Im Übrigen müssen die Personen , die das Protokoll unterschreiben, bei der Eigentümerversammlung anwesend gewesen sein (Landgericht (LG) Dortmund, Urteil vom 6.8.2013, Az.: 1 S 298/12). Die Unterschrift kann auch nachgeholt werden. Darüber hinaus ist es auch möglich die Unterschrift auf dem Protokoll zu verweigern, wenn man der Ansicht ist, dass das ganze Protokoll oder zumindest Teile davon inhaltlich nicht richtig sind.

III. Folgen der fehlenden Unterschrift

Fehlt eine oder mehrere Unterschriften auf dem Protokoll der Eigentümerversammlung, macht das die dort gefassten Beschlüsse nicht unwirksam.  Die Protokollierung der in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse und die Unterschrift unter dem Protokoll ist nach dem WEG keine Wirksamkeitsvoraussetzung für eine ordnungsgemäße Beschlussfassung. Fehlen Unterschriften wirkt sich das nur auf den Beweiswert des Protokolls aus (LG Köln, Urteil vom 30.06.2011, Az.: 29 S 235/10).

Allerdings können die Wohnungseigentümer dies in der Gemeinschaftsordnung oder der Teilungserklärung so bestimmen, da sie ein berechtigtes Interesse an einer effektiven Kontrolle und an der sicheren Feststellung der gefassten Beschlüsse haben (vgl. BGH, Beschluss vom 3. Juli 1997, Az.: V ZB 2/97; BGH, Urteil vom 25.09.2015, Az.: V ZR 203/14; BGH, Urteil vom 30. März 2012, Az.: V ZR 178/11; LG Frankfurt/Main v. 16.07.2014, Az.: 13 S 33/12; LG Dortmund, Urteil vom 6.8.2013, Az.: 1 S 298/12 usw.). Typisch ist hier die sog. qualifizierte Protokollierungsklausel, die auf dem Vier-Augen-Prinzip beruht.  Danach wird bestimmt, dass die Gültigkeit der Beschlüsse der Wohnungseigentümer von der Protokollierung und der Unterzeichnung durch den Verwalter und zwei von der Versammlung bestimmten Wohnungseigentümern abhängig macht. Der Zweck ist, dass das Protokoll – zusätzlich zu der Unterschrift des Verwalters – von zwei Personen unabhängig voneinander gelesen und auf seine Vollständigkeit und inhaltliche Richtigkeit hin überprüft wird und so Fehler eher auffallen (vgl. BGH, Urteil vom 25.09.2015, Az.: V ZR 203/14).  Dieser Zweck würde verfehlt, wenn bei der Unterzeichnung des Protokolls eine Vertretung von mehreren Wohnungseigentümern durch eine einzige natürliche Person möglich wäre (zit. BGH, Urteil vom 25.09.2015, Az.: V ZR 203/14). Das Protokoll muss deshalb von zwei verschiedenen natürlichen Personen unterzeichnet werden, die entweder selbst Wohnungseigentümer sind oder für sich oder andere Wohnungseigentümer handeln (BGH, Urteil vom 30. März 2012, Az.: V ZR 178/11).

In der Praxis führt die qualifizierte Protokollierungsklausel dazu, dass ein Beschluss, der den darin enthaltenen Erfordernissen nicht genügt, für ungültig zu erklären ist. Das gilt zumindest solange der Fehler nicht geheilt und die Unterschrift nachgeholt wird (OLG München, NJW 2008, 156, 157).

Fehlt also eine Unterschrift auf dem Protokoll, z.B. weil nur der Verwalter unterschreibt, die Wohnungseigentümer aber nicht, stellt dies einen Mangel dar der zur Ungültigkeit des Beschlusses führt (BGH, Urteil vom 30. März 2012, Az.: V ZR 178/11). Etwas anderes kann allerdings in dem Einzelfall gelten, wenn nur der Verwalter bei der Eigentümerversammlung anwesend war. Nach dem BGH genügt es, das trotz einer qualifizierten Protokollierungsklausel, nur der Verwalter, der zugleich Mehrheitseigentümer ist, das Protokoll unterzeichnet, wenn andere Wohnungseigentümer in der Eigentümerversammlung nicht anwesend waren (BGH, Urteil vom 25.09.2015, Az.: V ZR 203/14).

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IV. Fazit und Zusammenfassung

Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist nach dem WEG von mindestens zwei Personen zu unterschreiben: Dem Versammlungsleiter und einem Wohnungseigentümer. Fehlt eine Unterschrift, hat das nur dann Auswirkungen auf die Gültigkeit, der in der Versammlung gefassten Beschlüsse, wenn die Wohnungseigentümer die ordnungsgemäße Protokollierung vertraglich zu einer Wirksamkeitsvoraussetzung gemacht haben.

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