Eigentümerversammlung spät im Jahr: Bis wann muss spätestens eingeladen werden?

Das Jahresende steht bald bevor, aber es liegt immer noch keine Einladung zur Eigentümerversammlung im Briefkasten? Die Jahresabrechnung für das vergangene Wirtschaftsjahr wurde noch nicht verschickt? Bis wann muss denn die Eigentümerversammlung eigentlich stattfinden? Welche Fristen gibt es für den Verwalter? Was können Eigentümer tun, wenn der Verwalter die Eigentümerversammlung sehr spät im Jahr anberaumt?
Der nachfolgende Beitrag erklärt Wohnungseigentümern, bis wann Sie zur Eigentümerversammlung eingeladen werden müssen und was zu tun ist, wenn der Verwalter seiner Pflicht zur Durchführung der Eigentümerversammlung nicht nachkommt.

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I. Eigentümerversammlung einmal im Jahr

Die Eigentümerversammlung muss § 24 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) einmal im Jahr stattfinden. Das ist die gesetzliche Vorgabe. Wann oder bis wann genau im Jahresverlauf ist nicht geregelt. Hier haben Verwalter einen großen Spielraum.
Das Gesetz bestimmt allerdings, dass der Verwalter gemäß § 28 Abs. 2 WEG nach Ablauf eines Kalenderjahres die Jahresabrechnung zu erstellen hat. Diese ist zur Vorbereitung der Eigentümerversammlung an die Wohnungseigentümer zu übersenden.
So ist z.B. ab 01.01.2021 die Jahresabrechnung für das Wirtschaftsjahr 2020 und ab 01.01.2022 die Jahresabrechnung für das Wirtschaftsjahr 2021 zu erstellen usw.  Den Eigentümern ist die Abrechnung über das Vorjahr vor der jährlichen Eigentümerversammlung zu übersenden, damit diese in der Versammlung den Wirtschaftsplan des Folgejahres bestimmen können. Insoweit ist immer der Verwalter verpflichtet die Jahresabrechnung anzufertigen, der im Zeitpunkt der Entstehung der Abrechnungspflicht Amtsinhaber ist (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 16.02.2018, Az.: V ZR 89/17).
In der Praxis führt diese Regelung dazu, dass die Eigentümerversammlung regelmäßig nicht sofort zum Jahresbeginn stattfindet, da der Verwalter in diesem Zeitraum (meist das erste Quartal) die Vorjahresabrechnung erstellt.

II. Einladungsfrist als zeitliche Begrenzung

Soll die Eigentümerversammlung sehr spät im Jahr stattfinden, ist die Einladungsfrist, die vom Verwalter zu beachten ist, die einzige zeitliche Vorgabe mit deren Hilfe berechnet werden kann bis wann spätestens einzuladen ist.
In § 24 Abs. 4 S. 2 WEG ist bestimmt, dass Verwalter für die Einladung zur Eigentümerversammlung eine Einberufungsfrist von mindestens 3 Wochen beachten müssen. Eine kürzere Frist — z.B. aus Dringlichkeitsgründen — kann bei der ordentlichen Jahresversammlung nicht rechtswirksam begründet werden. Die Einhaltung der Frist hängt davon ab, wann die Einladung bei den Eigentümern tatsächlich ankommt.
Für die Frage, bis wann spätestens einzuladen ist, kommt es auf den letztmöglichen Termin für eine Eigentümerversammlung an. In einem Kalenderjahr ist regelmäßig der 31.12. der letztmögliche Termin für eine ordentliche jährliche Eigentümerversammlung. Bei einer wahrenden Einladungsfrist von 3 Wochen vor dem Versammlungstermin müssten die Einladungen den Eigentümern daher spätestens bis zum 09.12.2021 zugegangen sein.

Weitere wichtige Tipps und Beispiele zur Berechnung der Einladungsfrist finden Eigentümer in dem Beitrag: Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung – Was muss ich wissen?

III. Verwalter verschickt keine Einladung: Das ist zu tun

Beachtet der Verwalter eine Regelung zum maximalen Termin der ordentlichen Eigentümerversammlung aus dem Verwaltervertrag nicht, können die Eigentümer den Verwalter wegen Verletzung seiner Verwalterpflichten abmahnen. Dasselbe gilt, wenn er sich weigert die Eigentümerversammlung einzuberufen. Gibt es keine besondere Regelung zu einem max. Termin für die Jahresversammlung können die Eigentümer den Verwalter nicht daran hindern die Eigentümerversammlung auf den letztmöglichen Termin im Jahr zu legen.
Die Einberufung durch die Wohnungseigentümer selbst oder den Verwaltungsbeirat ist möglich, wenn sich der Verwalter weigert die Eigentümerversammlung einzuberufen. Für diesen Fall gilt § 24 Abs. 3 WEG: Weigert sich der Verwalter pflichtwidrig, die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen, so kann die Versammlung auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden. Dasselbe gilt bei einer Verhinderung.

Wie Sie die Hausverwaltung abmahnen lesen Sie hier: Abmahnung der Hausverwaltung: Muster für Beirat und Eigentümer.

IV. Fazit und Zusammenfassung

Die Eigentümerversammlung kann grds. sehr spät im Jahr stattfinden, wenn vertraglich nichts anderes geregelt ist. Die Einladung muss immer 3 Wochen vorherzugehen. Soll die Eigentümerversammlung z.B. am 31.12. stattfinden, müssen die Eigentümer bis zum 09.12 eingeladen werden.