Welche Aufgaben hat der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats?

Nach § 29 I Satz 2 WEG besteht der Verwaltungsbeirat unter anderem aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzenden. Die Notwendigkeit seiner Bestellung ergibt sich zudem aus den in …

• 24 III WEG (Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung bei Fehlen des Verwalters oder pflichtwidriger Weigerung des Verwalters zur Einberufung),
• 24 VI (Unterzeichnung der Niederschrift bei Eigentümerversammlungen)
• 29 IV WEG (Einberufung des Verwaltungsbeirats)

… bezeichneten Aufgaben. Außerdem kommt eine auftragsgemäße Aufgabenzuweisung durch die Eigentümerversammlung in Betracht.

Inhalt: Aufgaben des Beiratsvorsitzendes
1. Wahl des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats
2. Gesetzliche Aufgabenzuweisungen

2.1. Einberufung des Verwaltungsbeirats

2.2. Unterzeichnung der Niederschrift

2.3. Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung

a. Wann fehlt der Verwalter?

b. Wann verweigert ein Verwalter pflichtwidrig die Einberufung der Eigentümerversammlung?

2.4. Mitgestaltungsrecht bei der Tagesordnung

3. Vertragliche Aufgabenzuweisung

1. Wahl des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats

Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats kann von der Eigentümerversammlung bestimmt werden. Die Bestimmung kann sich nach einer ausdrücklichen Wahlentscheidung richten oder auf denjenigen Kandidaten abstellen, der die meisten Stimmen erhalten hat.
Die Eigentümerversammlung kann die Bestimmung des Vorsitzenden auch den Mitgliedern des Verwaltungsbeirats selbst überlassen.
Ein Rotationsprinzip, nach dem der Vorsitz in regelmäßigen Abständen unter den Mitgliedern des Verwaltungsbeirats wechselt, ist ebenfalls möglich. Der Zeitraum der Amtsübertragung muss dazu ausdrücklich geregelt sein. Auch dürfen die Teilungserklärung noch der Bestellungsbeschluss der Eigentümerversammlung entgegenstehende Bestimmungen enthalten.

2. Gesetzliche Aufgabenzuweisungen

2.1. Einberufung des Verwaltungsbeirats

Der Vorsitzende des Verwaltungsrates beruft nach Bedarf die Versammlungen des Verwaltungsbeirats ein (§ 29 IV WEG).

2.2. Unterzeichnung der Niederschrift

Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats unterzeichnet die Niederschrift über die Beschlüsse der Wohnungseigentümerversammlung (§ 24 VI S. 2 WEG). Mit seiner Unterschrift dokumentiert der Vorsitzende, dass die Niederschrift inhaltlich richtig ist. Seine Unterschrift ist allerdings keine Wirksamkeitsvoraussetzung für das Zustandekommen des Beschlusses (KG Berlin WE 1994, 46).
Wurde der Vorsitzende zugleich zum Versammlungsleiter bestimmt, hat er in dieser Funktion ebenfalls die Niederschrift zu unterzeichnen (§ 24 VI S. 2 WEG). Um eine bloße Förmelei zu vermeiden, sollte eine Unterschrift genügen.

2.3. Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung

Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats ist nach Maßgabe des § 24 III WEG berechtigt, eine Wohnungseigentümerversammlung einzuberufen. Voraussetzung ist, dass ein Verwalter fehlt oder der Verwalter sich pflichtwidrig weigert, eine Wohnungseigentümerversammlung selbst einzuberufen.
Da die Einberufung von Eigentümerversammlungen grundsätzlich dem Verwalter zugewiesen ist, kommt das Einberufungsrecht des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats nur in Ausnahmefällen in Betracht. Hat der Vorsitzende einberufen, ohne dass ein Ausnahmefall vorliegt, sind die in der Versammlung gefassten Beschlüsse der Wohnungseigentümer nicht nichtig, sondern nur anfechtbar (OLG Stuttgart ZMR 1989, 468).

a. Wann fehlt der Verwalter?

Ein Verwalter „fehlt“, wenn er nicht bestellt wurde, seine Amtszeit abgelaufen ist, ohne dass ein neuer Verwalter bestellt wurde oder wenn der Verwalter abberufen wurde. Gleiches wird angenommen, wenn der Verwalter aus sachlichen Gründen sein Amt nicht ausüben kann (Beispiel: Interessenkonflikt: § 181 BGB verbietet, auf zwei Vertragsseiten gleichzeitig zu handeln, dauerhafte Erkrankung auf unabsehbare Zeit).
Hingegen fehlt der Verwalter nicht, wenn er lediglich urlaubsbedingt oder aus sonstigen sachlich begründeten Anlässen (Fortbildung, Kuraufenthalt) abwesend ist. Jedenfalls darf es sich nicht um eine nur vorübergehende Abwesenheit handeln.

b. Wann verweigert ein Verwalter pflichtwidrig die Einberufung der Eigentümerversammlung?

Der Verwalter verweigert die Einberufung der Eigentümerversammlung pflichtwidrig, wenn er entgegen der Regelung des Wohnungseigentumsgesetzes, der Gemeinschaftsordnung oder seines Verwaltervertrages handelt. Weigert er sich jedoch rechtmäßig, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates nicht tätig werden.
Die Pflichtwidrigkeit ergibt sich zunächst aus der Pflicht zur Einberufung einer Wohnungseigentümerversammlung nach § 24 I und II WEG. So ist der Verwalter verpflichtet, einmal im Wirtschaftsjahr die Eigentümerversammlung einzuberufen. Außerdem ist er zur Einberufung dann verpflichtet, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer die Einberufung unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangen. Dabei steht dem Verwalter hinsichtlich des Zeitpunktes der Einberufung ein weitgehender Ermessensspielraum zu (BayObLG WE 1991, 131). Er darf allerdings den Sinn und Zweck der Versammlung nicht bewusst vereiteln.
Ferner ist der Verwalter zur Einberufung verpflichtet, wenn der Grundsatz der ordnungsgemäßen Verwaltung wegen objektiver Gründe die Einberufung erfordert. Dies kann dann der Fall sein, wenn die Eigentümerversammlung aus akutem Anlass Beschlüsse fassen muss (Abberufung des Verwalters aus wichtigem Grund, Risiko der Haftung wegen Missachtung von Verkehrssicherungspflichten, Neubestellung des Verwaltungsbeirats).

2.4. Mitgestaltungsrecht bei der Tagesordnung

Auch wird dem Vorsitzendem das Recht zugebilligt, die Aufnahme bestimmter Punkte in die Tagesordnung vom Verwalter zu verlangen (analoge Anwendung des § 24 III WEG; so OLG Düsseldorf NJW-RR 1986, 96). Voraussetzung ist, dass der Verwalter sich weigert, einen objektiv notwendigen Tagesordnungspunkt aufzunehmen oder das Minderheitenquorum (1/4 der Wohnungseigentümer) missachtet.

3. Vertragliche Aufgabenzuweisung

Da das Gesetz keinerlei Vorgaben macht, kann die Wohnungseigentümerversammlung dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirates auch bestimmte Aufgaben und Befugnisse zuweisen. Dafür genügt ein Mehrheitsbeschluss.
Beispiel: die Wohnungseigentümer kann beschließen, dass der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats Verfügungen des Verwalters über Gemeinschaftsgelder grundsätzlich ausdrücklich oder zumindest ab einer gewissen Größenordnung zustimmen muss. Nach § 27 IV S. 2 WEG kann die Verfügung über solche Gelder von der Zustimmung eines Wohnungseigentümers oder eines Dritten abhängig gemacht werden.
Eine Aufgabenzuweisung kommt vornehmlich dann in Betracht, wenn es nicht sachgerecht wäre, wenn die gesamte Eigentümergemeinschaft aktiv werden müsste. Dies kann Fälle kurzfristig zu treffender Entscheidungen betreffen oder konkrete Anlässe (Bauabnahme des Handwerkers) oder wenn der Verwalter bei anstehenden Entscheidungen einen direkten Ansprechpartner haben soll.

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