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Welche Vertragslaufzeiten für Hausverwalter sind sinnvoll?

Jeder einzelne Wohnungs- oder Teileigentümer kann die Bestellung eines Verwalters verlangen und gerichtlich durchsetzen (§ 21 IV WEG). Die Verwalterbestellung entspricht den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Hausverwaltung. Da die Verwalterbestellung eine Vertrauensaufgabe ist, müssen die Wohnungseigentümer die Vertragslaufzeiten strategisch bestimmen. Dafür sind folgende Aspekte relevant.

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1. Erste Bestellung nur auf drei, dann auf fünf Jahre

Über die Bestellung und ordentliche oder fristlose Abberufung des Verwalters beschließt die Eigentümergemeinschaft mit Stimmenmehrheit (§ 26 I S. 1 WEG).

Die Bestellung des ersten Verwalters darf auf höchstens drei Jahre erfolgen, danach ist die Bestellung auf bis zu fünf Jahre möglich (§ 26 I S. 2 WEG). Ein einmal bestellter Verwalter kann fortlaufend wiederholt bestellt werden. Der Beschluss zur erneuten Bestellung darf frühestens ein Jahr vor Ablauf seiner Amtszeit gefasst werden (§ 26 II WEG).

Link: Hausverwaltung: Bestellung und Vertragsschließung –Tipps für WEG’s

2. Bauträger als Verwalter

Ist die Erstbestellung des Verwalters in der Teilungserklärung oder in der Gemeinschaftsordnung erfolgt, darf die erste Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum höchstens auf drei Jahre vorgenommen werden. Diese Regelung hat die Situation im Blickfeld, dass ein Bauträger oft sich selbst oder eine ihm nahestehende Person in der Teilungserklärung zum Verwalter bestellt. Dann drohen regelmäßig Interessenkonflikte bei der Durchsetzung eventueller Gewährleistungsansprüche wegen Baumängel. Da Baumängel in fünf Jahren verjähren, soll durch die Regelung verhindert werden, dass der Bauträger die Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen verschleppt und sich dann auf die Verjährung dieser Ansprüche beruft.

3. Person des Verwalters vorprüfen

Zweckmäßigerweise werden vor jeder Verwalterbestellung Alternativangebote eingeholt. Im Vergleich mehrerer Bewerber lassen sich Vorzüge und Nachteile besser erkennen.

Wird ein Verwalter neu bestellt, können die Eigentümer dessen Person zunächst nur anhand seiner Referenzen, seines Lebenslaufs, seiner Ausbildung und anhand persönlicher Gespräche einschätzen. Möglicherweise wurde er von dritter Seite empfohlen. Dennoch sind diese positiv geprüften Aspekte keine Garantie dafür, dass ein Verwalter hält, was er in seiner Person versprochen hat. Schnell kann sich herausstellen, dass seine Qualitäten überschätzt wurden und er seiner Aufgabe nicht gewachsen ist. Möglicherweise ist er aufgrund der Verwaltung mehrerer Objekte überfordert. Genauso gut kann es sein, dass er in Bezug auf einzelne oder sogar alle Wohnungseigentümer Aversionen hegt und ein vernünftiges Arbeitsverhältnis nicht zustande kommt. All dieses lässt sich am Anfang nicht einschätzen. Bereits aus diesem Grunde gibt das Gesetz bei der Erstbestellung einen Zeitraum von maximal 3 Jahren vor. Hat sich der Verwalter dann bewährt, kann er auf 5 Jahre bestellt werden.

4. Probezeit vereinbaren

Praktisch direkt umsetzbare Vorgaben zur Vertragslaufzeit lassen sich pauschal nicht aufstellen. Die Eigentümer sind gut beraten, die Person des Verwalters möglichst detailliert zu überprüfen. Wie bei einem Arbeitsverhältnis auch, kann es angebracht sein, eine Art „Probezeit“ von vielleicht einem Jahr zu vereinbaren und danach zu entscheiden, ob der Verwalter längerfristig angestellt werden soll. Kürzere Vertragslaufzeiten empfehlen sich nicht, da der Verwalter die Jahresabrechnung erstellen muss. Müsste sich ein neuer Verwalter nach 6 Monaten einarbeiten, sind Fehlerquellen vorprogrammiert. Es gibt Hausverwaltungen, die eine „Zufriedenheitsgarantie“ gewähren, so dass die Eigentümer den Verwaltervertrag kurzfristig kündigen können.

5. Aspekte zur Laufzeitvereinbarung

Eine Laufzeitvereinbarung ist eine strategische Angelegenheit. Kurze Laufzeiten motivieren nicht unbedingt, sich in die Materie einzuarbeiten. Zu lange Laufzeiten beinhalten das Risiko, dass sich der Verwalter seiner Sache zu sicher ist und nur oberflächlich arbeitet. Hier bleibt es Aufgabe der Eigentümergemeinschaft, die Arbeitsqualität des Verwalters fortlaufend zu überprüfen, Mängel umgehend zu beanstanden und Probleme auf den Tisch zu legen und gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Im Idealfall stellt sich die Laufzeitproblematik so gar nicht erst.

Bei der Bemessung der Vertragslaufzeiten ist zu berücksichtigen, dass sich ein Verwalter insbesondere bei größeren oder schwierigen Wohnungsanlagen in die Verhältnisse einarbeiten muss. Das braucht seine Zeit, die ihm die Eigentümer auch fairerweise zugestehen müssen. Insoweit kann es sinnvoll sein, bei bekanntermaßen schwierigen Verhältnissen die Gegebenheiten gegenüber dem Verwalter im Bewerbungsgespräch offen zu legen und ihm die Entscheidung zu überlassen, ob er sich dieser Aufgabe stellen will. Wenig empfehlenswert ist, schwierige Verhältnisse zu verschweigen und darauf zu spekulieren, dass der Verwalter eine Lösung finden wird. Hier ist die Auseinandersetzung vorprogrammiert.

6. Kündigungsrecht

Die Laufzeitproblematik relativiert sich infolge der Kündigungsmöglichkeit des Verwaltervertrages. Die Eigentümer können einen Verwalter jederzeit abberufen, insbesondere, wenn ein wichtiger Grund vorliegt.

Wird gekündigt, kommt es auf den Inhalt des Verwaltervertrages an. Das Gesetz erlaubt, die Abberufung nur aus wichtigem Grund zuzulassen (§ 26 I S. 3 WEG). Fehlt ein solcher und sind die Eigentümer einfach nur unzufrieden, bleiben sie vertraglich gebunden.

Kann der Hausverwalter ordentlich abberufen werden (Abberufung betrifft die Organstellung), muss der Verwaltervertrag (Dienstvertrag) ebenfalls gekündigt werden. Da die Bestellungszeit meist fest vereinbart ist, ist die ordentliche Kündigung oft ausgeschlossen oder es sind Kündigungsfristen vereinbart. Dann muss die Eigentümergemeinschaft die Honoraransprüche des Hausverwalters bis zum Ablauf des Vertrages oder der Kündigungsfrist erfüllen, auch wenn sie den Verwalter ordentlich abberufen hat.

7. Bestellung eines Verwaltungsbeirats

Besteht zwischen Verwalter und Gemeinschaft Streit, wird in den Eigentümerversammlungen oft aufs Heftigste gestritten. Eine sinnvolle Verständigung ist dann oft nicht möglich. In diesen Fällen ist es hilfreich, einen Verwaltungsbeirat als Vermittlungsstelle einzuschalten. Dieser kann bereits im Vorfeld Sachverhalte abklären und die Gemüter beruhigen.

8. Fazit

Der Bewerber um eine Verwalterposition sollte im Vorfeld möglichst genau auf seine Befähigung überprüft werden. Auch die persönliche Chemie zwischen Verwalter und Eigentümergemeinschaft sollte stimmen. Sodann empfiehlt sich die Vereinbarung einer Probezeit, die so lange gefasst werden sollte, dass der Verwalter sich in die Materie einarbeiten und zuverlässige Ergebnisse liefern kann. Der Verwaltervertrag sollte zumindest bei der Erstbestellung auch die ordentliche Kündigung ermöglichen und nicht nur auf einen wichtigen Grund beschränkt sein. Zumindest in größeren Wohnanlagen kann ein Verwaltungsbeirat bestellt werden, der bei Problemen vermitteln kann.

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