Welche Aufgaben hat der Verwaltungsbeirat?

Die Aufgaben eines WEG-Verwaltungsbeirats werden oft fehlinterpretiert. Die Vorstellung, er überwache fortlaufend die Amtsführung des Verwalters, geht in die falsche Richtung. Ähnlich ist es beim Aufsichtsrat einer Aktiengesellschaft. Der Verwaltungsbeirat ist eben gerade kein Organ der Geschäftsführung. Diese obliegt allein dem Verwalter, genauso im Fall der Aktiengesellschaft dem Vorstand.
Rechtsgrundlage der Tätigkeit des Verwaltungsbeirats ist § 29 II WEG: Danach unterstützt der Verwaltungsbeirat den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Diese gesetzliche Vorgabe macht deutlich, dass der Verwaltungsbeirat neben der Eigentümerversammlung und dem Verwalter eine nur ergänzende Funktion innehat.

Inhalt: Die Aufgaben des Verwaltungsbeirats
I. Allgemein: Mögliche Aufgabenbereiche des Verwaltungsbeirats
II. Im Einzelnen:

1. Unterstützung des Verwalters

2. Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung

3. Prüfung von Wirtschaftsplan, Rechnungslegung und Jahresabrechnung

4. Unterzeichnung der Niederschrift über die Eigentümerversammlung

5. Übertragung zusätzlicher Aufgaben

a. Beispiele zulässiger Übertragungen

b. Beispiele unzulässiger Übertragungen

6. Haftung des Verwaltungsbeirats

a. Auftragsverhältnis

b. Vermögensschadenhaftpflichtversicherung

c. Haftungsbeschränkung

d. Entlastung

Hausverwaltung gesucht? Hier kostenlose Angebote anfordern!

I. Allgemein: Mögliche Aufgabenbereiche des Verwaltungsbeirats

Dem Verwaltungsrat kommen folgende Aufgabenbereiche zu:

• Allgemeine Pflicht zur Unterstützung des Verwalters, soweit ein Bedürfnis besteht oder Missstände festgestellt werden (§ 29 II WEG)
• Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung, wenn ein Verwalter fehlt oder dieser die Einberufung pflichtwidrig verweigert (§ 24 III WEG)
• Überprüfung von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Rechnungslegung vor der Beschlussfassung durch die Wohnungseigentümerversammlung über deren Genehmigung (§ 29 III WEG)
• Unterzeichnung der Niederschrift über die Eigentümerversammlung (§ 294 VI 2 III WEG)
• Wahrnehmung von Aufgaben, die durch die Gemeinschaftsordnung oder eine Vereinbarung der Wohnungseigentümerversammlung zusätzlich übertragen werden (Rückschluss aus § 29 I – III).

II: Im Einzelnen:

1. Unterstützung des Verwalters

Der Verwaltungsbeirat besitzt keine gesetzliche Vertretungsmacht der Wohnungseigentümergemeinschaft im Verhältnis zu Dritten. Er ist auch nicht berechtigt oder verpflichtet, von sich aus Verwaltungstätigkeiten zu übernehmen. Er wird vornehmlich dann tätig, wenn ein entsprechender Bedarf erkennbar wird, der durch die Tätigkeit des Verwalters alleine nicht zuverlässig abgedeckt werden kann.
Beispiele: Abnahme von Handwerkerleistungen, Vorbereitung der Eigentümerversammlung in Bezug auf einen komplexen Vorgang, Durchsetzung der Hausordnung, Abstimmung über Reparatur- oder Modernisierungsarbeiten.
Der Grundsatz der lediglich unterstützenden Funktion zeigt sich darin, dass der Beirat …

• kein eigenes Recht hat, für die Gemeinschaft Verträge abzuschließen (OLG Düsseldorf WE 1998, 37),
• den Verwalter aus eigenem Recht zum Abschluss von Verträgen zu ermächtigen (OLG Celle ZMR 2001, 642),
• den Verwalter zu entlasten (BayObLG WE 1988, 208),
• den Verwalter abzuberufen (BayObLGZ 1965, 41),
• Beschlüsse der Eigentümerversammlung zu widerrufen (BayObLG RPfl 1980, 23).

Der Verwaltungsbeirat ist nicht verpflichtet, die laufende Verwaltungstätigkeit des Verwalters zu überwachen (BayObLGZ 1972, 165). Er ist auch nicht Vertreter der Wohnungseigentümer gegenüber dem Verwalter (OLG Hamm ZMR 1997, 434).
Eine große praktische Bedeutung besteht darin, dass er als Vermittler und Schlichter zwischen Verwalter und Wohnungseigentümergemeinschaft oder zwischen Wohnungseigentümer untereinander auftritt. Er ist dem Interesse der Wohnungseigentümer verpflichtet und weisungsgebunden.
Erweist sich das Vertrauensverhältnis zum Verwalter nachhaltig gestört, kann der Verwalter aus wichtigem Grund abberufen werden (BayObLG NZM 1999, 283). Dabei ist zu prüfen, wer für die Situation verantwortlich ist. Ist der Verwaltungsbeirat verantwortlich, ist es den Wohnungseigentümern zuzumuten, den Verwalter bis zum Vertragsablauf oder zum Ablauf der ordentlichen Kündigungsfrist im Amt zu belassen.

2. Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung

Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Stellvertreter sind berechtigt, eine Eigentümerversammlung einzuberufen, wenn ein Verwalter fehlt oder der Verwalter die Einberufung pflichtwidrig verweigert (§ 24 III). Ist ein Verwalter bestellt, genügt dessen vorübergehende Abwesenheit nicht.
Das Einberufungsrecht steht dem Vorsitzenden und seinem Stellvertreter gleichberechtigt zu. Es gibt keinen Vorrang. Standesgemäß sollte die Einberufung dem Vorsitzenden vorrangig überlassen werden. Ein einfaches Mitglied des Verwaltungsbeirats ist jedenfalls nicht einberufungsberechtigt. Ist kein Stellvertreter benannt, kann jeder Beisitzer einberufen. Im Idealfall erfolgt die Einberufung durch den gesamten Verwaltungsbeirat.

3. Prüfung von Wirtschaftsplan, Rechnungslegung und Jahresabrechnung

Die vielleicht wichtigste Aufgabe des Verwaltungsbeirats besteht darin, vor der Beschlussfassung der Wohnungseigentümerversammlung über die Genehmigung des Wirtschaftsplans, der Jahresabrechnung und der Rechnungslegung diese zu überprüfen und mit einer Stellungnahme zu versehen (§ 29 III).
Die Stellungnahme kann mündlich, schriftlich oder in der Versammlung abgegeben werden. Sie muss aber die Art und den Umfang der Prüfung erkennen lassen. Zu Dokumentationszwecken und zur eigenen Absicherung sollte die Stellungnahme schriftlich erfolgen und zu den Akten genommen werden.
Um die Prüfung zu ermöglichen, ist der Verwalter verpflichtet, Auskünfte zu erteilen und Einsicht in seine Unterlagen zu gewähren. Die Prüfung erfolgt in den Räumen des Verwalters. Es besteht kein Anspruch auf Überlassung der Originalunterlagen (OLG Celle DWE 1985, 24).
Erfüllt der Verwaltungsbeirat seine Prüfungspflicht nicht, sollte er abgewählt werden. Die Kenntnis und das Kennenmüssen von Fehlern in den Rechnungsunterlagen seitens des Verwaltungsbeirats wird den Wohnungseigentümern zugerechnet (OLG Düsseldorf ZMR 2002, 297).
Der Prüfungsumfang ist dem des Kassenprüfers im Vereinsrecht vergleichbar. Er bezieht sich beim Wirtschaftsplan auf dessen Plausibilität. Auffällige Abweichungen gegenüber früheren Wirtschaftsplänen sind Anlass zu weiteren Nachforschungen. Es besteht keine Verpflichtung, die Unterlagen im Detail vollständig zu prüfen.
Der Prüfungsumfang ist folgender (OLG Düsseldorf ZMR 1998, 107):

1. Rechnerische Schlüssigkeit: Übereinstimmung des Saldos aus Einnahmen und Ausgaben mit der Kontoentwicklung
2. Vollständigkeit der Einnahmen und Ausgaben
3. Korrekte Zuordnung der Ausgaben zu den Kostenposition
4. Richtigkeit der Verteilungsschlüssel
5. Ausweisen der Instandhaltungsrücklage

Die einzelnen Abrechnungspositionen sind nur stichprobenartig zu überprüfen. Fehler und Ungereimtheiten verpflichten zu Nachforschungen. Die Berechtigung der Ausgaben ist zu prüfen.
Erfolgt keine Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, ist die Genehmigung durch die Eigentümerversammlung dennoch nicht anfechtbar (KG ZMR 2004, 145, BayObLG ZMR 2004, 358). § 29 III WEG beinhaltet lediglich eine Sollvorgabe, so dass die Eigentümerversammlung auch bei deren Missachtung beschließen kann. Hinzu kommt, dass die Erfüllung der Prüfungspflicht nicht erzwingbar ist. Praktisch lässt sich das Problem lösen, indem der Verwaltungsbeirat abgewählt und ein neuer Beirat berufen und mit der Prüfung beauftragt wird.

4. Unterzeichnung der Niederschrift über die Eigentümerversammlung

Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Stellvertreter sind verpflichtet, die Niederschrift über die in einer Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse zu unterschreiben (§ 26 VI).
Die Niederschrift ist inhaltlich zu prüfen. Mit der Unterschrift dokumentiert der Vorsitzende, dass die Niederschrift inhaltlich korrekt ist. Vorsitzender und Stellvertreter können auch als Wohnungseigentümer unterzeichnen, müssen ihre Eigentümerstellung aber kenntlich machen (OLG Düsseldorf ZMR 2010, 548).

5. Übertragung zusätzlicher Aufgaben

Die Aufgaben und Befugnisse des Verwaltungsbeirats können erweitert als auch eingeschränkt werden. Ein Mehrheitsbeschluss genügt dafür nicht, da die Eigentümerversammlung das Gesetz abändern würde und hierfür keine Beschlusskompetenzen besitzt (BGH ZMR 2000, 771).
Im Idealfall findet sich in der Teilungserklärung eine passende Bestimmung. Ansonsten bedarf es einer ausdrücklichen Vereinbarung sämtlicher Wohnungseigentümer. Dabei ist zu berücksichtigen, dass auch durch Vereinbarung keine Befugnisse übertragen werden können, wenn diese Befugnisse zwingend den Wohnungseigentümern oder dem Verwalter zustehen.

a. Beispiele zulässiger Übertragungen:

• Übertragung der Genehmigung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung
• Zustimmungsvorbehalte gegenüber dem Verwalter bei Ausgaben ab einer gewissen Größenordnung
• Umfassende Kontrolle des Verwalters (OLG Hamm ZMR 1997, 434)
• Durchführung vorab von der Eigentümerversammlung näher bestimmter Bauvorhaben (BayObLG ZMR 2005, 640)
• Entscheidung über die Zustimmung zu baulichen Veränderungen, Abnahme von Bauleistungen ( OLG Frankfurt NJW 1975, 2297)
• Entscheidung über die Ermächtigung zur außergerichtlichen und gerichtlichen Durchsetzung von Ansprüchen ( OLG Zweibrücken DWE 1987, 138).

Auch wenn Befugnisse übertragen werden, muss die Eigentümerversammlung den Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung berücksichtigen und darf nicht allgemein für die Zukunft abweichend von Gesetz und Gemeinschaftsordnung Befugnisse übertragen. Wichtig ist, dass möglichst immer nur bestimmte Einzelentscheidungen mit konkreten Vorgaben übertragen werden. Dadurch wird der Aufgabenbereich des Verwaltungsbeirats nicht insgesamt erweitert.

b. Beispiele unzulässiger Übertragungen:

• Allgemein die Bestellung des Verwalters (OLG Köln NZM 2002, 1002).
• Abberufung des Verwalters (BayObLGZ 1965, 41)
• Entlastung des Verwalters (BayObLG WE 1988, 208)
• Aufhebung oder Abänderung von Eigentümerbeschlüssen (BayObLG RPfl 1980, 23)

Allerdings ist die Verwalterbestellung erlaubt, wenn der Verwaltungsbeirat bei der Verwalterbestellung nur innerhalb vorgegebener Eckdaten entscheiden darf (OLG Düsseldorf ZMR 1998, 105; OLG Köln 16 Wx 115/11). Die pauschale Übertragung genügt nicht. Ungeachtet dessen kann der Verwaltungsbeirat auch von sich aus tätig werden, Angebote verschiedener Verwalter einholen, eine Vorauswahl treffen und die Beschlussfassung der Eigentümerversammlung vorbereiten (OLG Düsseldorf ZMR 2002, 214).

6. Haftung des Verwaltungsbeirats

a. Auftragsverhältnis

Der Verwaltungsbeirat steht im Verhältnis zu den Wohnungseigentümern in einem Auftragsverhältnis. Verletzt der Verwaltungsbeirat oder ein Verwaltungsbeiratsmitglied seine Aufgabe, haftet er für den entstehenden Schaden. Haftungsmaßstab ist die im Geschäftsverkehr übliche Sorgfalt. Eine besondere berufliche Qualifikation ist haftungsverschärfend (Steuerberater, Anwalt).

b. Vermögensschadenhaftpflichtversicherung

Es ist empfehlenswert, auf Kosten der Wohnungseigentümergemeinschaft eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abzuschließen. Dann ist die Übernahme der mit dem Amt verbundenen Verantwortung für die Beiräte zumutbar und für die Eigentümergemeinschaft kalkulierbar.

c. Haftungsbeschränkung

Um die Übernahme der Verantwortung kalkulierbar und zumutbar zu gestalten, sollte die Haftung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit in dem Beschluss beschränkt werden, mit dem der Beirat zu einer bestimmten Tätigkeit ermächtigt wird.

d. Entlastung

Empfehlenswert ist auch, im Übertragungsbeschluss dem Beirat einen Anspruch auf Entlastung zuzubilligen. Ein gesetzlicher Anspruch auf Entlastung besteht nämlich nicht. Wird über die Entlastung abgestimmt, ist der Beirat nicht stimmberechtigt (OLG Zweibrücken NZM 2002, 345).
Die Entlastung scheitert oder entspricht nicht ordnungsgemäßer Verwaltung, wenn der Verwaltungsbeirat bei der Prüfung der Jahresabrechnung auf die Kontrolle der Kontenbelege verzichtet (OLG Düsseldorf ZMR 1998, 104). Gleiches gilt, wenn versäumt wurde, die Kontostände zu Beginn und am Ende des Wirtschaftsjahres darzustellen (OLG Düsseldorf 3 Wx 261/04). Die Entlastung scheitert auch, wenn eine vom Beirat geprüfte Abrechnung fehlerhaft ist und korrigiert werden muss (BGH WuM 2010, 178).
Allgemein ist die Entlastung des Verwaltungsbeirats rechtswidrig und widerspricht ordnungsgemäßer Verwaltung, wenn Ansprüche gegen den Verwaltungsbeirat in Betracht kommen und kein ersichtlicher Grund besteht, auf diese Ansprüche zu verzichten.

Hausverwaltung gesucht? Hier kostenlose Angebote anfordern!