Einberufung des Verwaltungsbeirats? Wer beruft den Verwaltungsbeirat ein?

Nach § 29 IV WEG ruft der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates den Verwaltungsbeirat „nach Bedarf“ ein. Weitere Vorgaben macht das Gesetz nicht. In der Lebenspraxis ergeben sich daraus natürlich zwangsläufig Fragen.

Inhalt: Einberufung des Verwaltungsbeirats

1. Einberufung aus konkreten Anlässen
2. Einberufung ist formfrei
3. Einberufungsmodalitäten in einer Geschäftsordnung festlegen
4. WEG-Verwalter und Wohnungseigentümer haben kein Einberufungsrecht
5. WEG-Verwalter und Wohnungseigentümer haben kein Teilnahmerecht
6. Einberufung bei Weigerung des Vorsitzenden

1. Einberufung aus konkreten Anlässen

Da das Wohnungseigentumsrecht durch den Grundsatz der ordnungsgemäßen Verwaltung geprägt ist und die Beiratssitzung nach Bedarf einzuberufen ist, kommt es auf die Umstände im Einzelfall an.
Das Gesetz gibt zumindest indirekt einen Hinweis. Bevor die Wohnungseigentümerversammlung über den Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge beschließt, sollen diese vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit einer Stellungnahme versehen werden (§ 29 III WEG). Mit dieser Vorprüfung soll die Beschlussfassung in der Wohnungseigentümerversammlung vorbereitet und erleichtert werden, so dass sich nicht jeder einzelne Wohnungseigentümer mit der Prüfung dieser Unterlagen beschäftigen muss.
Zu diesem Zweck wird der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die übrigen Verwaltungsbeiratsmitglieder zusammenrufen und eine entsprechende Stellungnahme verfassen.
Im Übrigen unterstützt der Verwaltungsbeirats den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben (§ 29 II WEG). Soweit also Bedarf besteht, den auch der Verwalter äußern kann, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats eine Sitzung einberufen.

2. Einberufung ist formfrei

Das Gesetz macht keinerlei Vorgaben, wie die Einberufung erfolgen soll. Über die Art und Weise, wie die Sitzungen abgehalten werden, entscheidet ausschließlich der Beirat selbst.
Im Idealfall erfolgt sie schriftlich unter Angabe von Zeit, Ort und einer Tagesordnung. Gleichermaßen kann die Versammlung auch durch telefonische Absprache oder durch ein zufälliges Zusammentreffen der Verwaltungsbeiratsmitglieder zufällig erfolgen.
Verfügen alle Beteiligte über einen Internetanschluss, kann man sich auch übe Skype besprechen.

3. Einberufungsmodalitäten in einer Geschäftsordnung festlegen

Unabhängig davon, kann in der Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung das Umfeld der Tätigkeit des Verwaltungsbeirates geregelt werden. Insbesondere kann eine Geschäftsordnung erstellt werden. In einer solchen Geschäftsordnung können die Modalitäten der Einberufung, der Wahl des Vorsitzenden und der Vertreter, der Zeitpunkt und die Häufigkeit der Versammlungen geregelt werden. Da das Gesetz insoweit keine zwingenden Vorgaben trifft, können solche Regelungen auch durch Mehrheitsentscheidung der Eigentümerversammlung beschlossen werden.
Beinhaltet die Teilungserklärung keine Regelung, kann sich der Verwaltungsbeirat auch selbst eine Geschäftsordnung geben (OLG Köln NZM 2000, 676: zur Wahl des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats; OLG München ZMR 2005, 981).
Insoweit bietet es sich an, sich in der Vorschrift des § 24 IV WEG (Form und Frist der Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung) zu orientieren. Danach sollte die Einberufung schriftlich und mit einer Vorlaufzeit von zwei Wochen erfolgen, es sei denn, die Dringlichkeit gebietet eine sofortige Zusammenkunft.

4. WEG-Verwalter und Wohnungseigentümer haben kein Einberufungsrecht

Klar ist, dass ausschließlich der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats und hilfsweise jedes andere Verwaltungsbeiratsmitglieder berechtigt ist, den Verwaltungsbeirat zu einer Sitzung zusammen zu rufen. Der WEG-Verwalter oder einzelne Wohnungseigentümer haben kein Einberufungsrecht.
Wollte man diesem Personenkreis ein Einberufungsrecht zugestehen, würde man die Tätigkeit und den Verantwortungsbereich des Verwaltungsbeirats beeinträchtigen. Der Verwaltungsbeirat wäre dann nur ein Hilfsorgan, das sich nach den Wünschen und Vorstellungen anderer Beteiligter richten müsste.

5. WEG-Verwalter und Wohnungseigentümer haben kein Teilnahmerecht

Auch haben weder Verwalter noch Wohnungseigentümer ein Teilnahmerecht an den Sitzungen des Verwaltungsbeirats. Die Bestellung eines Verwaltungsbeirats hat gerade den Zweck, Entscheidungen in einem kleineren überschaubaren Personenkreis vorzubereiten und die Wohnungseigentümer in ihrer Gesamtheit der Verwaltungstätigkeit zu entlasten. Ein Organ wie der Verwaltungsbeirat funktioniert also nur, wenn es in eigener Verantwortung tätig und nicht von außen gesteuert wird.
Natürlich kann der Verwaltungsbeirat dem Verwalter oder einem einzelnen Wohnungseigentümer die Teilnahme an der Sitzung erlauben, ohne dass diese stimmberechtigt wären.

6. Einberufung bei Weigerung des Vorsitzenden

Weigert sich der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, eine Versammlung des Verwaltungsbeirats einzuberufen oder ist dieser durch Krankheit unzumutbar lange verhindert, muss jedes andere Mitglied des Verwaltungsbeirats bei einer entsprechend Notwendigkeit der Einberufung zur Einberufung berechtigt sein (analoge Anwendung des § 24 III WEG).
Gegebenenfalls kann die Eigentümerversammlung das betreffende Verwaltungsbeiratsmitglied abberufen und neu wählen. Auf jeden Fall dürfte die Weigerung des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, eine Versammlung einzuberufen, einen Grund für eine ordentliche, wenn nicht gar außerordentliche Abberufung aus dem Amt darstellen.

Hausverwaltung gesucht? Hier kostenlose Angebote anfordern!