Niederschrift / Protokollführung in der Wohnungseigentümerversammlung – Inhalt, Vorgaben, Probleme

Jede ordentliche Versammlung, sei es im Verein, in der Vorstandssitzung einer Kapitalgesellschaft oder eben auch in einer Wohnungseigentümerversammlung, wird protokolliert. So schreibt das Wohnungseigentumsgesetz in § 24 VI WEG vor, dass „über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse eine Niederschrift aufzunehmen ist“.
Sinn ist, dass Beschlussfassungen auch in der Zukunft nachvollziehbar sein sollen. Insbesondere wenn ein Beschluss von einem Wohnungseigentümer angefochten wird, kommt es mithin darauf an, dass er die Beschlussfassung nachweisen kann. Idealerweise bezieht er sich zur Beweisführung auf die Niederschrift der betreffenden Wohnungseigentümerversammlung.

Inhalt: Protokollführung in der Eigentümerversammlung

1. Wer führt Protokoll?
2. Qualität der Niederschrift
3. Inhalte der Niederschrift (notwendige und optionale Inhalte)
4. Wer unterschreibt die Niederschrift?
5. Wann ist die Niederschrift zu erstellen?
6. Einsichtsrechte in die Niederschrift
7. Muss der Verwalter die Niederschrift übersenden?
8. Muster: Niederschrift einer Wohnungseigentümerversammlung

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1. Wer führt Protokoll?

Zuständig für die Protokollführung ist in der Regel der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung. Meistens ist der Verwalter zuständig oder ein von der Versammlung per Mehrheitsbeschluss bestimmter Schriftführer. Beim Schriftführer handelt es sich oft um einen Mitarbeiter des Verwalters. Der Verwalter ist berechtigt, zur Versammlung einen Mitarbeiter beizuziehen. Dieser gilt nicht entgegen einer in der Teilungserklärung enthaltenen Regelung nicht als Besucher.
Da es bei der Formulierung wegen des Anfechtungspotenzials von Beschlüssen auf einzelne Worte und die sprachliche Gestaltung ankommen kann, sollte der Schiffsführer eine gewisse sachliche und sprachliche Kompetenz besitzen.

2. Qualität der Niederschrift

Dem Versammlungsleiter wird ein gewisser Ermessensspielraum eingeräumt, solange die Protokollierung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht. Gegenüber dem beauftragten Schriftführer ist er weisungsberechtigt (KG ZMR 2001, 223). Das Protokoll ist allenfalls dann anfechtbar, wenn der Beschlussinhalt in der Niederschrift falsch, unvollständig oder überhaupt nicht wiedergegeben wird (BayObLG WE 1992, 86).
Will ein Wohnungseigentümer das Protokoll als fehlerhaft oder unvollständig beanstanden, kann er beim Wohnungseigentumsgericht einen Berichtigungsantrag stellen, sofern sich Schriftführer oder Versammlungsleiter weigern, das Protokoll in seinem Sinne zu berichtigen. Voraussetzung ist aber, dass er nachweist, in seinen Rechten rechtswidrig beeinträchtigt zu sein oder eine von ihm abgegebene rechtsgeschäftliche erhebliche Erklärung falsch protokolliert wurde. Sprachliche Unstimmigkeiten genügen selbst nicht.

3. Inhalte der Niederschrift

Notwendige Inhalte eine Niederschrift sollten sein:

• Angabe Versammlungstag
• Text der Beschlussfassung
• Abstimmungsergebnis
• Beschlussverkündung durch den Versammlungsleiter

Weitere optionale Inhalte einer Niederschrift können sein:

• Bezeichnung der Wohnungseigentümergemeinschaft („WEG-Ortsstraße 7, Geisenheim)
• Angabe Versammlungstag, Versammlungsort
• Zeitpunkt der Versammlungseröffnung
• Name des Versammlungsleiters
• Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung der Versammlung (Frist, Form)
• Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung
• Bezeichnung des jeweiligen Tagesordnungspunkts
• Kurze Wiedergabe des Tagesordnungspunkts
• Stichwortartige Wiedergabe der zu einem TOP geäußerten Diskussionsbeiträge der Versammlungsteilnehmer
• Wiedergabe der Formulierung des Beschlussantrags
• Wiedergabe des Abstimmungsergebnisses (Angabe der Ja-, Neinstimmen, Enthaltungen, Stimmrechtsverbote)
• Erfassung der Namen der einzelnen Wohnungseigentümer und deren Stimmverhalten bei kontroversen Abstimmungen sowie bei Beschlüssen über bauliche Veränderungen (Kostenbeteiligung!)
• Feststellung und Verkündung des Beschlusses durch den Versammlungsleiter
• Zeitpunkt der Schließung der Versammlung

Die detaillierte Protokollierung oder die Unterzeichnung der Niederschrift werden nicht als Wirksamkeitserfordernis eines Beschlusses angesehen (BayObLG ZMR 2005, 462). Es genügt ein Ergebnisprotokoll mit den notwendigsten Inhalten. Verlauf und Wortbeiträge brauchen nicht wiedergegeben zu werden (Verlaufsprotokoll). Soweit jedoch kontroverse Diskussionen geführt wurden oder mit einem Anfechtungsverfahren zu rechnen ist, sollte der Verlauf der Wohnungseigentümerversammlung und insbesondere die Beschlussfassung detailliert dokumentiert werden.

4. Wer unterschreibt die Niederschrift?

Die Niederschrift ist vom Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und von einem eventuell vorhandenen Verwaltungsbeirat zu unterschreiben (§ 24 VI S. 2 WEG). Mit der Unterschrift wird der Inhalt der Niederschrift als richtig bestätigt.
Fehlt eine Unterschrift, kommt ein Beschluss dennoch zustande. Die Unterzeichnung ist keine Wirksamkeitsvoraussetzung, es sei denn, dass die Gemeinschaftsordnung Protokollierung und Unterzeichnung zum Wirksamkeitserfordernis erhebt. Werden diese Vorgaben missachtet, ist der Beschluss zunächst wirksam, aber anfechtbar.
Die Gemeinschaftsordnung kann auch vorsehen, dass die Niederschrift notariell beurkundet werden muss oder die Unterschriften zu beglaubigen sind. Eine Beglaubigung kommt in Betracht, wenn der Verwalter neu oder wieder bestellt wird oder bei der Veräußerung des Wohnungseigentums nach der Gemeinschaftsordnung seine Zustimmung erteilen muss.
Auch kann vorgesehen sein, dass die Niederschrift von zwei von der Eigentümerversammlung bestimmten Wohnungseigentümern zu unterzeichnen ist (BGH ZMR 1997, 531). Beide Wohnungseigentümer müssen aber zu Beginn der Versammlung durch Mehrheitsbeschluss bestimmt werden. Der Beschlusses zu protokollieren. Andernfalls ist er ungültig. In der Folge sind dann auch die in der Versammlung gefassten Beschlüsse anfechtbar und ungültig (OLG Schleswig ZMR 2006, 721). Fehlende Unterschriften können im Anfechtungsprozess noch nachgeholt werden (OLG München ZMR 2007, 883).

5. Wann ist die Niederschrift zu erstellen?

Das Gesetz bestimmt keine Frist, innerhalb derer der Schriftführer die Niederschrift anzufertigen hat. Nach der Rechtsprechung soll sie jedenfalls in angemessener Frist, spätestens 3 Wochen nach dem Versammlungstermin und möglichst ca. eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist, an die Wohnungseigentümer übersandt werden. Nur so hat ein Wohnungseigentümer die Möglichkeit, die Anfechtungsmöglichkeit zuverlässig zu prüfen, insbesondere dann, wenn er an der Versammlung selbst nicht teilgenommen hat.
Die Anfechtungsfrist, um einen Beschluss anzufechten, beginnt mit der Verkündung des Beschlusses in der Eigentümerversammlung. Die Frist läuft, auch wenn der Verwalter die Niederschrift nicht rechtzeitig übersendet. Sofern der Wohnungseigentümer zur Fristwahrung vorsorglich eine Anfechtungsklage beim Gericht einreicht, trägt er dennoch das Kostenrisiko, wenn er die Klage nach Kenntnis der Beschlusslage wieder zurücknimmt (LG Stuttgart 19 T 295/12).
Sofern der Verwalter pflichtwidrig die Übersendung der Niederschrift versäumt oder unterlassen hat, kommt wegen der Prozesskosten ein Schadensersatzanspruch gegen ihn in Betracht. Diese Option besteht aber nur bedingt, da der Eigentümer sich anhand der Beschlusssammlung über die Beschlussfassung soll informieren können. Die Frage ist streitig. In der früheren Rechtsprechung (BayObLG NZM 2001, 758) wurde die Kostenersatzpflicht unter Hinweis auf § 49 II WEG (durch den Verwalter verschuldete Prozessführung) bejaht, nach der WEG-Reform mit Verweis auf § 24 VII WEG (Recht zur Einsicht in die Beschlusssammlung) jedoch eher abgelehnt. Ein klärendes Urteil dazu fehlt.

6. Einsichtsrechte in die Niederschrift

Jeder Wohnungseigentümer hat das Recht, die Niederschrift in der Beschlusssammlung des Verwalters einzusehen (§ 24 VI 3 WEG). Er kann sein Recht auf Dritte (Kaufinteressent, Mieter) übertragen. Das Recht umfasst auch die Anfertigung von Abschriften. Für Kopien kann der Verwalter Kostenerstattung verlangen.

7. Muss der Verwalter die Niederschrift übersenden?

Nach dem Gesetz ist der Verwalter nicht verpflichtet, die Niederschrift an die Wohnungseigentümer zu übersenden. Das Gesetz spricht nur vom Einsichtsrecht. Eine entsprechende Verpflichtung besteht aber dann, wenn die Gemeinschaftsordnung oder der Verwaltervertrag die Übersendung vorsehen oder wenn die Protokolle in der Vergangenheit immer übersandt wurden.

8. Muster: Niederschrift einer Wohnungseigentümerversammlung

(ausführliches unverbindliches Muster mit mehreren Beispielen zur Orientierung)
Protokoll über die ordentliche Versammlung der Wohnungseigentümer der WEG-Ortsstraße 7, Hannover
Ort: Büroräume des Verwalters, Beethovenplatz 3, Hannover
Datum: 4.11.2013
Beginn: 17.00 Uhr
Ende: 19.00 Uhr
Anwesend sind:
Horst und Gertrude Harms (Eigentümer WE 6,7,8,9,10, 14, 15)
Hans Müller (Eigentümer WE 1, 2)
Heinz Meier als Vertreter von Jens Geis (Eigentümer WE 6,7, 10)
Rainer Weis (Verwalter und Versammlungsleiter)
Regina Weis (Protokollführerin)
Vertretene Eigentümer: Kurt Fein WE 4,5, 12, Vertreter: Verwalter Rainer Weis
Nicht anwesende und nicht vertretene Eigentümer: Holger Traurig (Eigentümer WE 6), R. Grün (WE 16-19), Eheleute Mächtig (WE 13)
Tagesordnung:

1. Begrüßung durch den WEG- Verwalter und Ermittlung der Beschlussfähigkeit
2. Jahres-/Rücklagenabrechnungen 2012 sowie Abstimmung über die Einzel- sowie Gesamtwirtschaftspläne 2013
3. Jahres-/Rücklagenabrechnungen 2012 sowie Feststellung ihrer korrekten Erstellung
4. Zahlungsziel für Ergebnisse aus der Abrechnung, Vorschlag: 30.11.2013
5. Entlastung des Verwalters für das Abrechnungsjahr 2012
6. Abstimmung über den Wirtschaftsplan 2013
7. Festlegung über die Anlage der bislang angesammelten Instandhaltungsrücklage. Vorschlag: Umbuchung vom WEG-Konto auf das vorhandene Instandhaltungsrücklagensparbuch
8. Neu- bzw. Wiederbestellung des WEG-Verwalters Rainer Weis für weitere 3 Jahre, beginnend mit dem 1.1.2014 bis 31.12.2016.
9. Abschluss und Gegenzeichnung des neuen Verwaltervertrages auf der Grundlage der Bestellung unter TOP 4 durch die anwesenden Wohnungseigentümer
10. Antragstellung der WEG auf Zwangsversteigerung der WE 6 (Eigentümer Traurig ist nicht mehr aufzufinden und zahlt kein Wohngeld). Der Verwalter von der WEG ermächtigt, einen Rechtsanwalt mit der Titulierung der Wohngeldforderungen, der Prüfung der Rechtslage und anschließender Zwangsversteigerung zu beauftragen. Die dafür zu erwartenden Kosten von ca. 3.000 € sollen über das Kostenkonto „Gerichts- und Rechtsanwaltskosten“ finanziert werden.
11. Installation von Probeentnahmestellen gemäß Trinkwasserverordnung unter Bezugnahme auf das Kostenangebot der Firma Meyer vom 1.1.2012. Die Finanzierung erfolgt aus dem im Wirtschaftsplan vorgesehenen Konto „ Kleinstreparaturen“.
12. Austausch von zwei kleinen Biotonnen gegen eine große Biotonne aus Platzersparnis.
13. Sonstiges

Zu TOP 1: Beschlussfähigkeit
Der Verwalter als Versammlungsleiter prüft die Beschlussfähigkeit der Wohnungseigentümerversammlung gemäß nachfolgender Aufstellung:
a. Persönlich anwesende und durch Dritte anwesende vertretene Wohnungseigentümer:

b. Wohnungseigentümer die durch den Verwalter vertreten sind:

c. Nicht anwesende und nicht vertretene Wohnungseigentümer

Gesamtsumme aller Miteigentumsanteile: 1000/1000
Es wird festgestellt, dass die Eigentümerversammlung beschlussfähig ist, da 68,49 % der gesamten Miteigentumsanteile durch Anwesenheit oder Vollmacht erreicht sind.
Die Abstimmung erfolgt bei den vertretenen Eigentümern nach Stimmvorgabe.
Geschäftsordnungsbeschluss 1: Protokollführung
Beschluss 1: Die Eigentümerversammlung beschließt einstimmig, dass Frau Regina Weis als Protokollführerin der Wohnungseigentümerversammlung beiwohnen darf.
Zu TOP 2:
Beschlussantrag 2: Jahresabrechnung 2012 mit Rücklagenentwicklung
Beschluss 2: Die vom Verwalter erstellten und mit Einladung an die Eigentümer versandte Jahresabrechnung 2012 ist korrekt erstellt.
Abstimmungsergebnis:
Ja-Stimmen 537,20/1000
Nein-Stimmen 0,00/1000
Stimmenthaltung 147,72/1000
Fürstimmen 537,20/1000
Der Beschluss ist mehrheitlich angenommen.
Beschlussantrag 3: Zahlungsziel für die Ergebnisse aus der Jahresabrechnung 2012
Beschluss 3: Als Zahlungsziel für die sich aus den Jahres-/Rücklagenabrechnungen 2012 ergebende Nachzahlungen/Guthaben wird der 30.11.2013 festgelegt.
Abstimmungsergebnis:
Ja-Stimmen 640,47/1000
Nein-Stimmen 0,00/1000
Stimmenthaltungen 44,45/1000
Für Stimmen 640,47/1000
Der Beschluss 3 ist mehrheitlich angenommen
Beschlussantrag 4: Entlastung des Verwalters für das Abrechnungsjahr 2012
Beschluss 4: Dem Verwalter wird für das Abrechnungsjahr 2012 Entlastung erteilt.
Abstimmungsergebnis:
Ja-Stimmen 581,65/1000
Nein-Stimmen 0,00/1000
Stimmenthaltungen 103,27/1000
Für Stimmen 581,65/1000
Der Beschluss 4 ist mehrheitlich angenommen.
Beschlussantrag 5: Wirtschaftsplan 2013
Beschluss 5: Der mit der Einladung versandte Wirtschaftsplan (Gesamtwirtschaftsplan nebst Einzelwirtschaftsplänen) wird beschlossen und gilt so lange, bis ein neuer Wirtschaftsplan erstellt wird, längstens jedoch bis zum 31.12.2015. Die neuen Wohngelder sind ab 1.12.2013 zur Zahlung fällig.
Abstimmungsergebnis: …
Der Beschluss 5 ist mehrheitlich angenommen
…
Zu TOP 4
Beschlussantrag 7: Neu- bzw. Wiederbestellung des WEG-Verwalters Rainer Weis, für weitere 3 Jahre beginnt mit 1.1.2014 bis 31.12.2016.
Beschluss 7: Rainer Weis wird von der Wohnungseigentümergemeinschaft für die Dauer von weiteren 3 Jahren ab 1.1.2014 bis 31.12.2016 erneut als WEG-Verwalter bestellt.
Abstimmungsergebnis: …
Der Beschluss 7 ist mehrheitlich angenommen.
…
Beschluss 8: Der in der Eigentümerversammlung vorgelegte Verwaltervertrag vom 4.11.2013 tritt in der fortführenden Tätigkeit des Verwalters zum 1.1.2104 auf der Grundlage der ordnungsgemäßen Bestellung gemäß Beschluss 7 des Protokolls in Kraft. Der Vertrag soll von den anwesenden Wohnungseigentümern unterzeichnet werden.
Beschluss 9: Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt die Installation von Probeentnahmestellen gemäß Trinkwasserverordnung gemäß Kostenangebot Nr. 2012/01/3 der Firma Meyer vom 1.1.2012 über 222,88 €.
Beschluss 10: Die Eigentümergemeinschaft beschließt die Finanzierung der unter TOP 8 beschlossenen Maßnahmen aus dem im Wirtschaftsplan vorgesehenen Konto „Kleinstreparaturen“.
Beschluss 11: Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt den Austausch von 2 kleinen Biotonnen gegen eine große Tonne.
Sonstiges:
Im Herbst 2012 wurde das Dach wegen eines Sturmschadens behelfsmäßig repariert. Das Dach ist momentan dicht. Mittelfristig ist jedoch mit einer Neuentdeckung oder teilweisen Neuentdeckung zu rechnen.
Die Eigentümer werden aufgefordert, die Ruhezeiten entsprechend der Hausordnung zu beachten. Dies gilt auch, wenn die Wohnungen renoviert werden. Mieter sind entsprechend zu informieren.
Eine Beschlussfassung erfolgte im TOP „Sonstiges“ nicht.
Die Versammlung endet um 19.00 Uhr.
Für die Richtigkeit des Protokolls:
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Rainer Weis (Verwalter)        Regina Weis (Protokollführerin)
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Gertrud Harms (Eigentümerin)      Hans Müller (Eigentümer)
Anlagen:
Anwesenheitsliste
Kopie Stimmrechtsvollmachten

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