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Umlaufbeschluss in der Wohnungseigentümergemeinschaft (schriftliche Beschlussfassung)

§ 23 Absatz III WEG macht es möglich: „Auch ohne Eigentümerversammlung ist ein Beschluss gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss schriftlich erklären“.

Normalerweise werden Beschlüsse in Versammlungen gefasst, zu denen alle Wohnungseigentümer eingeladen werden und möglichst vollständig anwesend sind. In einer Versammlung hat jeder Eigentümer die Möglichkeit, seine Meinung zu einem Antrag zu äußern und darüber mit anderen Eigentümern zu diskutieren. In der Folge wird über den Antrag beschlossen.


Inhalt: Umlaufbeschluss in der WEG

1. Warum schriftlich beschließen?

2. Wer ist antragsberechtigt?

3. Voraussetzungen der Beschlussfassung mittels Umlaufbeschluss

a. Schriftform, Originalunterschrift

b. Beschlusskompetenz

c. Allstimmigkeit der Beschlussfassung

d. Mehrheit von Eigentümern

e. Kein Stimmrechtsverbot

f. Feststellung und Verkündung der Beschlussfassung

g. Risiken von Umlaufbeschlüssen

4. Überblick und Zusammenfassung der Voraussetzungen zur Beschlussfassung im schriftlichen Umlaufverfahren

5. Muster: Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren


1. Warum schriftlich beschließen?

Wohnungseigentümerversammlungen sind form- und fristgebunden. Die Einberufungszeit beträgt regelmäßig zwei Wochen. Beschlussfähig ist die Versammlung dann nur, wenn mehr als die Hälfte Miteigentumsanteile vertreten ist.

Auch ist nicht jeder Wohnungseigentümer interessiert, motiviert oder zeitlich verfügbar, an einer Versammlung teilzunehmen. Nicht über jeden Antrag muss immer persönlich diskutiert werden. Um dennoch eine Beschlussfassung zu ermöglichen, gewährt das Gesetz die Möglichkeit der schriftlichen Beschlussfassung im Umlaufverfahren.

2. Wer ist antragsberechtigt?

Sowohl Verwalter, der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Vertreter als auch der einzelne Eigentümer können das Umlaufverfahren initiieren.

Dazu kann der Initiator jeden einzelnen Eigentümer persönlich anschreiben und von ihm die Zustimmung zu einem Antrag einfordern.

Genauso gut kann er im Umlaufverfahren das Schreiben an einen ersten Eigentümer übersenden und ihn bitten, seine Zustimmung auf dem Papier schriftlich zu erklären und das Papier an den nächsten Eigentümer weiter zu reichen.

3. Voraussetzungen der Beschlussfassung mittels Umlaufbeschluss

a. Schriftform, Originalunterschrift

Voraussetzung ist, dass alle Wohnungseigentümer in schriftlicher Form durch eigenhändige Unterschrift gegenüber dem Empfangsberechtigten (im Regelfall dem Verwalter) ihre Zustimmung zu einem bestimmten Antrag erklären. Notwendig ist die Übersendung der mit der Originalunterschrift des Wohnungseigentümers versehenen Zustimmungserklärung. Ein Telefax oder eine E-Mail oder SMS genügen nicht.

b. Beschlusskompetenz

Selbstverständlich muss die Wohnungseigentümergemeinschaft in Bezug auf einen bestimmten Antrag eine Beschlusskompetenz haben. Fehlt den Wohnungseigentümern die Beschlusskompetenz für einen bestimmten Sachverhalt, der eigentlich nur durch Vereinbarung geregelt werden kann, kann ein Beschluss nichtig oder zumindest anfechtbar sein. Dies betrifft beispielsweise die Veränderung der Zweckbestimmung von Gemeinschaftseigentum oder die Aufstellung einer Mobilfunksendeanlage auf dem Gemeinschaftsstand. Da solche Angelegenheiten nur durch Vereinbarung geregelt werden können, würden sie gegen einen Rechtsnachfolger nur, wenn sie auch im Grundbuch eingetragen sind (§ 10 III WEG).

Typische Beschlusskompetenzen bestehen jedoch in Angelegenheiten der ordnungsgemäßen Verwaltung oder bei Regelungen des Gebrauchs von Gemeinschaftsflächen oder bei Regelungen der Hausordnung. Können die Eigentümer durch Beschluss beschließen können wird ihr Beschluss auch ohne Eintrag im Grundbuch gegenüber einem Rechtsnachfolger (§ 10 IV WEG).

Die Unterscheidung mutet zwar theoretisch an. Dennoch darf sie, je nachdem was entschieden wurde, nicht unterschätzt werden. Oft beinhaltet eine Entscheidung ein erhebliches Konfliktpotenzial, das sich vielleicht erst in der für die Zukunft bemerkbar macht.

c. Allstimmigkeit der Beschlussfassung

Ein ganz entscheidendes Kriterium für die Wirksamkeit eines schriftlichen Beschlusses besteht darin, dass der Beschluss mit Allstimmigkeit gefasst werden muss. Allstimmigkeit ist eine besonders qualifizierte Form der Einstimmigkeit. Ein allstimmiger Beschluss setzt voraus, dass sämtliche Eigentümer, die im Grundbuch eingetragen sind, ihre Zustimmung erklären. Dabei kommt es nicht darauf an, dass die Angelegenheit in der Eigentümerversammlung auch durch einen Mehrheitsbeschluss hätte geregelt werden können. Der Grund besteht darin, dass in einer schriftlichen Beschlussfassung keine Aussprache unter den Eigentümern erfolgt (OLG Zweibrücken ZMR 2004, 63).

Die Zustimmung hat zwei Aspekte: Jeder Wohnungseigentümer damit einverstanden sein, dass außerhalb einer Eigentümerversammlung beschlossen werden soll. Weiterhin muss jeder Wohnungseigentümer einem ihm vorgelegten Beschlussantrag auch zustimmen. Es genügt nicht, dass sämtliche Wohnungseigentümer dem schriftlichen Verfahren zustimmen, die Abstimmung über den Antrag dann aber nur mehrheitlich erfolgt.

Eine einzige Nein-Stimme verhindert die Allstimmigkeit. Auch Enthaltungen verhindern einen allstimmigen Beschluss.

d. Mehrheit von Eigentümern

Soweit eine Wohnungseinheit mehreren Eigentümern (z.B. Ehepartnern, Erbengemeinschaft) gehört, müssen entweder alle unterschreiben oder der Unterzeichner muss eine Originalvollmacht des Miteigentümers beifügen.

e. Kein Stimmrechtsverbot

Insbesondere müssen auch die Eigentümer, die bei einer Eigentümerversammlung mit ihrem Stimmrecht ausgeschlossen werden, zustimmen. Ein Stimmrechtsverbot hat im schriftlichen Verfahren keine Gültigkeit (BayObLG ZMR 2002, 138). Begründet wird dies damit, dass der betreffende Eigentümer in einer Versammlung wenigstens auf die allgemeine Willensbildung würde Einfluss nehmen können. Im schriftlichen Verfahren kann er dies nicht.

f. Feststellung und Verkündung der Beschlussfassung

Haben alle Wohnungseigentümer zugestimmt, verkündet der Verwalter den Umlaufbeschluss gegenüber den Eigentümern beispielsweise in Form eines Rundschreibens (BGH NJW 2001, 3339). Die Verkündung durch den Verwalter macht den Beschluss erst wirksam. Dazu genügt jede Form der Unterrichtung (Aushang im Treppenhaus, Rundschreiben, Postbrief).

Ein schriftlicher Beschluss verpflichtet sämtliche Wohnungseigentümer sowie ihre Rechtsnachfolger gleichermaßen als wenn der Beschluss in einer Eigentümerversammlung beschlossen worden wäre.

g. Risiken von Umlaufbeschlüssen

Im Umlaufverfahren fehlt es an persönlichen Meinungsaustausch. Derjenige, der das Umlaufverfahren initiiert, muss wissen, dass er das Risiko eingeht, dass ein Antrag aus Desinteresse, Ignoranz, Neid oder sonstigen emotionalen Gründen vielleicht abgelehnt wird. Verweigert auch nur ein einziger Eigentümer seine Zustimmung, kommt der Beschluss nicht zu Stande.

Anträge bedürfen als der besonders sorgfältigen Überlegung und Vorbereitung. Denkbare Kritik und Einwände müssen bereits vorab berücksichtigt werden.

Will der Initiator sein Ziel dennoch weiter verfolgen, muss er seinen Antrag erneut in einer Eigentümerversammlung vortragen.

4. Überblick und Zusammenfassung der Voraussetzungen zu Beschlussfassung im schriftlichen Umlaufverfahren

  1. Beschlussantrag in Schriftform
  2. Ausführliche Begründung des Antrags
  3. Eigenhändige Unterschrift eines jeden Wohnungseigentümers (ggf. Originalvollmacht eines Miteigentümers)
  4. Allstimmige Beschlussfassung
  5. Feststellung und Verkündung durch den Verwalter

5. Muster: Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren

Das Muster dient als unverbindlich Orientierungshilfe und ist im Einzelfall zu konkretisieren.

Alternative A:

Einzelanschreiben an jeden einzelnen Wohnungseigentümer

Alternative B:

Ein einziges Anschreiben, das an einen ersten Wohnungseigentümer gerichtet wird, mit der Bitte, auf dem Schreiben seine Zustimmung bzw. Ablehnung zu erklären und danach das Schreiben an den nächsten Eigentümer weiterzureichen. Der letzte Eigentümer wird gebeten, das Schreiben an den Initiator oder den Hausverwalter zu übergeben. Soweit ein Eigentümer allerdings seine Ablehnung erklärt, erübrigt sich die Weiterreichung an den nächsten Eigentümer. Für diesen Fall sollte er gebeten werden, das Schreiben an den Initiator direkt zurückzugeben.

Heiner Kritikus

Obstladenstraße 88

66554 Steinbeis

 

Herrn

Reiner Eisenbeis

Obstladenstraße 88

66554 Steinbeis

Steinbeis, den 7.6.2014

Betr.: Beschlussfassung im schriftlichen Umlaufverfahren „Parkbügel“

Sehr geehrter Herr Eisenbeis,

wie Sie selber wissen, werden unsere Stellplätze vor dem Haus ständig von dritten Personen rücksichtslos zugeparkt. Die angebrachten Hinweisschilder „Privatparkplatz“ werden fortlaufend ignoriert.

Die Situation lässt sich nur in den Griff bekommen, wenn wir unsere Stellplätze mit Parkbügeln absichern. Ich beantrage daher, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft im schriftlichen Umlaufverfahren gemäß § 23 III WEG allstimmig den Beschluss fasst, dass jedem einzelnen Wohnungseigentümer erlaubt ist, seinen Stellplatz fortan durch einen Parkbügel zu sichern. Die Kosten der erstmaligen Errichtung sowie der Instandsetzung und Instandhaltung trägt der jeweilige Sondernutzungsberechtigte.

Ein Beschluss im schriftlichen Umlaufverfahren kommt nur wirksam zu Stande, wenn sämtliche Wohnungseigentümer zustimmen. Ich bitte Sie, den unterzeichneten Beschlussantrag bis spätestens zum …. an mich zurückzusenden. Da Sie die Wohneinheit mit Ihrem Ehepartner besitzen, müssen Sie beide unterschreiben. Alternativ können Sie auch die Originalvollmacht Ihres Ehepartners beilegen.

Kommt der Beschluss allstimmig zu Stande, wird der Hausverwalter das Beschlussergebnis festzustellen und an alle Wohnungseigentümer mittels Rundschreiben versenden.

Mit freundlichen Grüßen

Heiner Kritikus

Ich/wir: Eheleute Reiner und Traudel Eisenbeis stimmen dem vorstehenden Beschlussantrag und der Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren zu – lehnen den vorstehenden Beschlussantrag hiermit ab.

Ort, Datum

Unterschriften

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