Eigentümer als Hausverwalter – 6 Punkte die ET-Verwalter und Miteigentümer wissen müssen

Die Eigentümer-Verwaltung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG- Gemeinschaft) kann eine kosteneffiziente und effektive Alternative zur Beauftragung eines außenstehenden professionellen Hausverwalters sein. Ein Eigentümer als Hausverwalter versteht die Anliegen der WEG- Gemeinschaft wohl meist am besten, da er selbst mit einer Eigentumswohnung involviert ist. Er ist vor Ort und hat ein eigenes Interesse an einer ordnungsgemäßen Verwaltung. Allerdings bringt diese Doppelfunktion nicht nur Vorteile sondern auch Nachteile mit sich. Gerade dann, wenn der Eigentümer als Hausverwalter Eigeninteressen bei seiner Verwaltungstätigkeit verfolgt, kann die erforderliche Neutralität bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben verloren gehen.

Der nachfolgende Beitrag fasst in 6 Punkten, die wichtigsten Informationen zum Thema Eigentümer als Hausverwalter zusammen: Hier lesen Eigentümer-Verwalter (ET-Verwalter) und Miteigentümer, was für eine gute und dauerhafte Verwaltung durch einen Eigentümer zu beachten ist.

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1. Punkt: Eignung der WEG für ET-Verwalter oder Selbstverwaltung

Dieser erste Punkt ist wohl der Wichtigste, denn eignet sich die eigene WEG von vornherein nicht zur Verwaltung durch einen Eigentümer sollte diese Variante der Hausverwaltung von der WEG auch nicht gewählt werden.

Anders als bei der Selbstverwaltung, die sich regelmäßig nur für kleinere WEGs eignet, funktioniert eine Eigentümer- Verwaltung auch bei größeren WEGs. Ein ET- Verwalter ist grundsätzlich wie ein Hausverwalter einer Drittfirma zu betrachten. D.h. gibt es einen Eigentümer der als Hausverwalter tätig ist, liegt keine echte Selbstverwaltung im Sinne des § 18 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) vor. Eine solche üben die Wohnungseigentümer immer gemeinschaftlich und unentgeltlich aus: dafür wird gemeinschaftlich ein Geschäftsverteilungsplan erstellt, der den einzelnen Eigentümern Aufgabenbereiche zuweist, die diese dann selbstständig erfüllen.  Sobald ein Eigentümer alle Verwaltungsaufgaben übernehmen soll, ist regelmäßig auch von einer echten Verwaltertätigkeit auszugehen.

Welche WEG- Gemeinschaft sich für die ET- Verwaltung eignet, hängt daher zum einen davon ab, ob sich der ET- Verwalter  den anfallenden Verwaltungsaufgaben gewachsen sieht und zum anderen, ob die Miteigentümer dem Eigentümer, der diesen Posten als Hausverwalter übernimmt, die Verwaltungstätigkeit anvertrauen wollen: Grundsätzlich sollte alle Eigentümer damit einverstanden sein, dass ein Eigentümer als Hausverwalter bestellt wird und ihre Bereitschaft erklären, diesen zu unterstützen. Die WEG- Gemeinschaft darf also nicht in sich zerstritten sein. Bei einer ET-Verwaltung ist die richtige Kommunikation das A und O. Darüber hinaus empfiehlt es sich eine ET- Verwaltung nur bei „einfacheren“ Objekten zu wählen, bei denen sich die Größe und Komplexität des Gemeinschaftseigentums in Grenzen hält und kein Sanierungsbedarf besteht.  Die Praxis zeigt, dass anderenfalls von Beginn an ein höheres Konfliktpotential besteht.

2. Punkt: Verwalterbestellung auch bei ET- Verwalter

Es muss eine echte Verwalterbestellung gemäß § 26 WEG erfolgen.  Die Bestellung des Hausverwalters darf dabei höchstens fünf Jahre betragen. Bei der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum jedoch höchstens drei Jahre. Eine Wiederbestellung ist erlaubt, erfordert aber einen neuen Beschluss der Wohnungseigentümer, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden kann. Gerade bei erstmaligen Bestellungen zum Hausverwalter empfiehlt sich für die Miteigentümer nur eine maximale Bestellungszeit von drei Jahren anzustreben, um sich nicht zu weit in die Zukunft zu binden.

Die Verwalterbestellung selbst, erfordert einen Beschluss der Eigentümerversammlung. D.h. die WEG- Gemeinschaft hat auf einer Eigentümerversammlung den gewünschten Eigentümer als Hausverwalter durch Beschluss zu  wählen und einzusetzen. Falls die bisherige Hausverwaltung noch im Amt ist, obliegt ihr die Einberufung der Eigentümerversammlung. Andernfalls ist der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss bevollmächtigter Wohnungseigentümer gemäß § 24 Abs. 3 WEG zur Einberufung der Eigentümerversammlung verpflichtet.

Sollte in der WEG-Gemeinschaft weder ein Verwaltungsbeirat noch ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer vorhanden sein, der die Einberufung übernehmen kann, muss eine solche Beschlussfassung nachgeholt werden. Hierfür ist in der Regel die Einrichtung eines Verwaltungsbeirats oder die Bevollmächtigung eines einzelnen Eigentümers zur Einberufung erforderlich, die ebenfalls durch Beschluss erfolgt. Als einfachste Form der Beschlussfassung durch alle Eigentümer bietet sich das Umlaufbeschlussverfahren nach § 24 Abs. 4 WEG an. Da dies bei Einstimmigkeit sogar per E-Mail erfolgen kann ist es für Beschlüsse zur Bevollmächtigung o.ä. besonders gut geeignet. Die Beschlussfassung erfolgt schnell und unkompliziert.

3. Punkt: Hausverwaltervertrag  abschließen und Vergütung regeln

Neben der organschaftlichen Bestellung zum Hausverwalter sollte ein zivilrechtlicher Verwaltervertrag zwischen dem ET- Verwalter und den Miteigentümern abgeschlossen werden. Dieser sollte den Aufgabenbereich, den Zeitraum, die Kündigungsoptionen, die Haftung  und die Vergütung für die Verwaltungstätigkeiten festlegen. Welches Vergütungsmodell gewählt wird — pauschale Gebühren, Umlagen oder Gebühren auf Stundenbasis — ist Verhandlungssache.  Wichtig ist, dass der Verwaltervertrag auch Sondervergütungen möglichst detailliert regelt, um später Streitigkeiten zu vermeiden.

4. Punkt: Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abschließen

Für bestellte ET- Verwalter ist es besonders empfehlenswert eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abzuschließen. Die Haftung eines Hausverwalter für Vermögensschäden kann im Einzelfall sehr hoch sein. Ohne Versicherung sollte ein Eigentümer nicht als Hausverwalter handeln.

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5. Punkt:  Qualität der ET- Verwaltung sichern

Die ordnungsgemäße Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft erfordert vor allen Dingen eines und das ist Fachwissen. Verfügt der ET- Verwalter über eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter, Steuerberater oder Immobilienkaufmann ist er durchaus gut geeignet, um die WEG-Verwaltung zu übernehmen. Je nach Aus- und Vorbildung des ET- Verwalters ist es zudem empfehlenswert sich im Bereich WEG Verwaltung fort- und weiterzubilden.

Zur Sicherung der Qualität der Verwaltungstätigkeit können einzelne Aufgaben, wie z.B. die Erstellung des Wirtschaftsplan oder der Jahresabrechnung auch ausgelagert werden und an externe Firmen vergeben werden. Für Buchhaltungsaufgaben etc. können zudem Online-Plattformen und digitale Hilfsmittel (z.B. Hausverwaltersoftware) genutzt werden. Moderne Technologien können die Verwaltungsaufgaben für den Hausverwalter erleichtern und effizienter gestalten.

Neben den erforderlichen fachlichen Kompetenzen sollte der ET- Verwalter auch die notwendigen persönlichen Kompetenzen mitbringen, um seiner Doppelrolle als Eigentümer und neutraler Verwalter gerecht werden zu können. Miteigentümer sollten dies bei der Auswahl des Eigentümers berücksichtigen.

6. Punkt: Neutralität des ET- Verwalters

Die Neutralität des Eigentümers der als Hausverwalter tätig ist, ist sehr wichtig. Daher sollten Miteigentümer davon absehen, den ET-Verwalter evtl. mehr zu beanspruchen als sie es bei einem externen Verwalter tun würden. Von Gefälligkeiten sollte abgesehen werden und auch der ET- Verwalter selbst sollte sich neutral verhalten. Bestenfalls werden alle Entscheidungen protokolliert. Eine solche Transparenz hilft Vorwürfen wegen Eigennutz entgegenzutreten. ET-Verwalter sollten ihre Entscheidungen auch immer selbstkritisch dahingehend beurteilen, inwieweit im Rahmen der Verwaltertätigkeit eigene Interessen eine Rolle spielen.  Sie sollten zudem immer ausreichend Angebote für Dienstleistungen einholen, wenn Aufträge innerhalb des Wohnungseigentumsobjekts zu vergeben sind (mind. drei Angebote).