Wie funktioniert die Übergabe der Unterlagen an die neue Hausverwaltung?

Für einen ordnungsgemäßen und reibungslosen Verwalterwechsel ist die Übergabe der Verwaltungsunterlagen an die neue Hausverwaltung notwendig. Was so einfach klingt, birgt in der Praxis oftmals Schwierigkeiten, wenn die Eigentümer nicht wissen, welche Pflichten den früheren Verwalter tatsächlich treffen. Muss er alle Unterlagen zu der neuen Hausverwaltung bringen oder sind die Verwaltungsunterlagen abzuholen? Kann der alte Verwalter Unterlagen zurückbehalten und die Übergabe an die neue Hausverwaltung verweigern?

Dieser Beitrag erklärt für Eigentümer wie die Übergabe der Unterlagen an die neue Hausverwaltung funktioniert und welche Rechte bestehen.

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I. Muss der Verwalter die Verwaltungsunterlagen herausgeben?

Ja. Es besteht eine Herausgabepflicht für den alten Hausverwalter nach § 667 BGB. Danach sind die gesamten Verwaltungsunterlagen und das verwalteten Vermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG- Gemeinschaft) unentgeltlich herauszugeben. Der alte Verwalter darf die Übergabe der Unterlagen der WEG-Gemeinschaft nicht mit einem Zahlungsanspruch verbinden.

Anspruchsinhaberin ist die WEG-Gemeinschaft. D.h. diese kann die Herausgabe an sich verlangen bzw. an den neuen Verwalter als Vertretungsorgan (OLG München, Urteil vom 21. Februar 2006, Az.: 32 Wx 014/06). Die Geltendmachung des Herausgabeanspruches ist von den Wohnungseigentümern auf einer Eigentümerversammlung zu  beschließen (OLG München, Beschluss vom 20. August 2007, Az.: 2 Wx 117/06).

II. Gibt es ein Zurückbehaltungsrecht für den Alt-Verwalter?

Nein. Der bisherige Verwalter darf keine Verwaltungsunterlagen oder verwaltete Gelder zurückbehalten. Das gilt selbst dann, wenn er einen Teil der Dokumente für seine Rechtsverteidigung in einem Streit mit der WEG benötigt (z. B. bei einer Anfechtung des Abberufungsbeschlusses oder eine Zahlungsklage wegen Vergütungsansprüchen).

Besteht später die Notwendigkeit der Hinzuziehung bestimmter Verwaltungsunterlagen kann er beim neuen Verwalter in die Unterlagen Einsicht nehmen. Ein solches Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen besteht immer bei berechtigtem Interesse. Darüber hinaus ist dem alten Verwalter auch nicht untersagt wichtige Verwaltungsunterlagen vor der Herausgabe zu kopieren, wenn er diese für seine Rechtsverteidigung benötigt.

III. Was muss alles herausgegeben werden?

Der Umfang der Herausgabepflicht des früheren Verwalters bezieht sich auf alle Verwaltungsunterlagen und die zur Verwaltung anvertrauten Gegenstände und Vermögenswerte. Auch Unterlagen die er selbst während der Verwaltung der WEG-Gemeinschaft am Computer erstellt hat, sind herauszugeben – und zwar auf Datenträgern und nicht als Ausdruck.

Zu den herauszugebenden Unterlagen gehören insbesondere die Gemeinschaftsordnung und die Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen, eine Eigentümerliste, Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, die Beschlusssammlung und die Versammlungsprotokolle, die gesamte Buchführung der WEG-Gemeinschaft, eine Übersicht über Forderungen und Verbindlichkeiten der WEG, Hausgeldabrechnungen, Aufstellung über Hausgeldrückstände der Eigentümer,

Bankauszüge und Buchungsbelege sowie Rechnungen und ggf. Mahnungen etc.

Auch alle Verträge (insb. Versicherungspolicen, Anstellungsverträge, Wartungsverträge usw.), Vollmachten und die Verwalterkorrespondenz mit Eigentümern bzw. Dritten gehören zu den herauszugebenden Verwaltungsunterlagen.

Gab es Sanierungs- oder Bauprojekte sind auch alle diesbezüglichen Unterlagen herauszugeben (z.B. Bauunterlagen, Bauverträge und ggf. Baumängellisten usw.).

Wichtig ist, dass alle Verwaltungsunterlagen im Original herauszugeben sind. Die neue Verwaltung kümmert sich dann ab Erhalt der Unterlagen im alles Weitere (teilt den Eigentümern z.B. das neue Konto mit und versendet die Lastschrift-Einzugsmandate). Offene Rechnungen von Dienstleistern werden   in der Regel per Lastschrift eingezogen, weshalb das alte WEG Konto in der Regel noch offen bleibt.

IV. Wo erfolgt die Übergabe der Verwaltungsunterlagen?

Die Übergabe der Verwaltungsunterlagen findet regelmäßig bei der alten Hausverwaltung bzw. Im Büro des alten Verwaltest statt.

Die WEG-Gemeinschaft kann nicht verlangen, dass ihr die Unterlagen gebracht oder zugesendet werden. Rechtlich spricht man hier von einer Holschuld der WEG-Gemeinschaft, da diese die Unterlagen beim alten Verwalter abholen müssen. Im Umkehrschluss ist der frühere Verwalter nur verpflichtet die Unterlagen geordnet zur Abholung bereit zu halten und einen angemessenen Abholtermin zu benennen.

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V. Woher wissen Wohnungseigentümer ob der alte Verwalter alle Unterlagen herausgibt?

Eine 100-prozentige Sicherheit gibt es nicht, daher sollte der neue Verwalter prüfen, ob alle Verwaltungsunterlagen da sind. Darüber hinaus kann die WEG von dem alten Verwalter die Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung bzgl. der Vollständigkeit verlangen, wenn sie begründete Zweifel hat, dass Verwaltungsunterlagen zurück behalten werden.

VI. Was tun wenn der Verwalter die Übergabe an die WEG verweigert?

Weigert sich der Verwalter die Verwaltungsunterlagen ganz oder teilweise herauszugeben, kann die WEG-Gemeinschaft auf Herausgabe klagen. In ganz besonderen Eilfällen kommt auch eine einstweilige Verfügung  in Betracht (LG Hamburg, Beschluss vom 14. Dezember 2007, Az.: 318 T 222/07).

In der Praxis ist die sog.  Stufenklage regelmäßig zielführend: hier wird auf der ersten Stufe ein Auskunftsanspruch über den Bestand der Verwaltungsunterlagen und des herauszugebenden Verwaltungsvermögens geltend gemacht und auf zweiter Stufe die Herausgabe verlangt. Daneben kann auch die Zahlung von Schadensersatz wegen fehlender Unterlagen und ggf. Schadensersatz für die Ersatzbeschaffung eingeklagt werden.

Auch ein gerichtlicher Antrag auf eidesstattliche Versicherung der Vollständigkeit und Richtigkeit der erteilten Auskünfte durch den ausgeschiedenen Verwalter ist möglich.

VII. Fazit und Zusammenfassung

Die Übergabe der Verwaltungsunterlagen an die neue Hausverwaltung findet in der Regel zwischen den Verwaltern statt. Es besteht ein einklagbarer Anspruch der WEG-Gemeinschaft auf Herausgabe aller Unterlagen – allerdings nur als Holschuld.