Protokoll Eigentümerversammlung: Frist, Form, Unterschrift, Versand und mehr

Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist für Wohnungseigentümer regelmäßig keine Unbekannte. Es dokumentiert in erster Linie den Ablauf und die gefassten bzw. nicht gefassten Beschlüsse der Eigentümerversammlung. Für Wohnungseigentümer, die nicht an der Eigentümerversammlung teilnehmen können, ist das Protokoll ideal, um den Verlauf der Eigentümerversammlung und die Beschlüsse nachzuvollziehen. Zusammen mit der Beschlusssammlung verhelfen die Protokolle auch Jahre später Eigentümern oder Verwaltern sich in die vergangenen Eigentümerversammlungen hineinzudenken.

In einem Rechtsstreit kann einem Protokoll der Eigentümerversammlung sogar ein gewisser Beweiswert zuerkannt werden. Umso wichtiger ist es sich mit den einschlägigen Regelungen rund um das Protokoll der Eigentümerversammlung auszukennen. Der nachfolgende Artikel gibt einen Überblick über alles Wissenswerte zum Protokoll.

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I. Woraus ergibt sich die Protokollpflicht?

Die Protokollpflicht regelt § 24 Abs. 6 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Danach ist über alle Beschlüsse der Wohnungseigentümer, die diese in der Eigentümerversammlung treffen unverzüglich ein Protokoll aufzunehmen (- Im Gesetz steht „Niederschrift“ anstelle „Protokoll“).

Wer das Protokoll der Eigentümerversammlung erstellt, ist allerdings nicht geregelt. Gibt es einen Verwalter ist zu empfehlen, dass dieser das Protokoll führt: Er ist gesetzlich bereits zur Einberufung verpflichtet und leitet die Eigentümerversammlung. Alternativ kann allerdings auch der Verwaltungsbeirat oder ein Miteigentümer das Protokoll fertigen. In der Praxis wird oft einer der Wohnungseigentümer zu Protokollführer ernannt.

II. Welchen Beweiswert hat das Protokoll der Eigentümerversammlung?

Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist kein unumstößliches Beweismittel in einem Gerichtsverfahren. Streitparteien können es aber in einem Zivilprozess als Privaturkunde nach § 416 Zivilprozessordnung (ZPO) einbringen.

Das Protokoll der Eigentümerversammlung kann nach anerkannter Rechtsprechung nur beweisen, dass der Inhalt des Protokolls so von den Unterzeichnenden erklärt wird, wie er dort steht (Oberlandesgericht (OLG) München, Entscheidung vom 26.06.2006, Az.: AZ: 34 Wx 3/06). Es wird nicht bewiesen, dass der Inhalt des Protokolls zu 100% wahr ist und die Eigentümerversammlung einschließlich Beschlussfassung tatsächlich so stattfand, wie es im Protokoll steht.

Bestehen Zweifel am Ablauf der Eigentümerversammlung oder an einem Beschlussergebnis geht der Bundesgerichtshof allerdings davon aus, dass alles so festgestellt und verkündet wurde, wie es das Protokoll der Eigentümerversammlung dokumentiert (vgl. BGH, Urteil vom 23.08.2001, Az.: V ZB 10/01).

III. Bis wann läuft die Frist für das Protokoll?

Eine Frist für die Erstellung des Protokolls der Eigentümerversammlung gibt es nicht. In § 24 Abs. 6 steht „unverzüglich“. Dieser Begriff wurde mit der WEG-Reform 2020 eingeführt und bedeutet „ohne schuldhaftes Zögern“. Früher galt eine Frist von 3 Wochen; das Protokoll musste eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist (4 Wochen) fertig sein (Bayerisches Oberlandesgericht (BayObLG), Entscheidung vom 11.04.1990, Az.: BReg. 2 Z 35/90).

In Anlehnung an das Erfordernis der unverzüglichen Eintragung von Beschlüssen in die Beschlusssammlung (vgl. § 24 Abs. 7 S. 5 WEG), gilt jetzt auch beim Protokoll der Eigentümerversammlung eine maximale Frist von einer Woche: Die Eintragung in die Beschluss-Sammlung ist dann nicht unverzüglich erfolgt, wenn sie nicht binnen einer Woche nach der Eigentümerversammlung erfolgt (Landgericht (LG) München I, Beschluss vom 06.02.2008, Az.: 1 T 22613/07).

IV. Welche Form ist beim Protokoll der Eigentümerversammlung zu wahren?

Formal schreibt das Gesetz die unverzügliche Niederschrift vor. Die spätere Abfassung einer Niederschrift durch den Versammlungsleiter reicht nicht aus. Es ist zwar nicht notwendig, dass eine Protokollierung der Beschlüsse noch in der Versammlung erfolgt, aber es reicht nicht, dass das Protokoll zunächst nur diktiert wird, um später niedergeschrieben zu werden (vgl. Oberlandesgericht (OLG) München, Urteil vom 11.12.2007, Az.: 34 Wx 14/07).

V. Wie ist das Protokoll der Eigentümerversammlung inhaltlich aufzubauen?

Der Inhalt ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Solange es in der Teilungsordnung und Gemeinschaftsordnung keine besondere inhaltliche Vorgabe für das Protokoll gibt, reicht ein sog. Beschlussprotokoll (vgl. BGH, Urteil vom 25.09.2015, Az.: V ZR 203/14). Dabei werden lediglich der Ort und Tag der Versammlung, die Beschlussgegenstände und der Wortlaut der zur Beschlussfassung stehenden Bestimmung mit Beschlussergebnis protokolliert. Im Gegensatz zum detaillierteren sog. Ablaufprotokoll, dass den gesamten Ablauf der Eigentümerversammlung in der zeitlichen Reihenfolge dokumentiert— alle Wortbeiträge eingeschlossen! — ist das Beschlussprotokoll zeitlich weniger aufwendig und fehleranfällig.

Wichtig ist beim Protokoll der Eigentümerversammlung, dass die Beschlussfassung nachvollziehbar ist und alle rechtserheblichen Erklärungen, wie z.B. die Verwalterwahl, dokumentiert sind.

Lesen Sie dazu mehr in: Niederschrift / Protokollführung in der Wohnungseigentümerversammlung – Inhalt, Vorgaben, Probleme

VI. Wer unterschreibt das Protokoll?

Nach § 24 Abs. 6 S. 2 WEG ist das Protokoll von dem Vorsitzenden der Eigentümerversammlung und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben.

Das bedeutet, das Protokoll ist von mindestens zwei Personen zu unterschreiben. Gibt es einen Verwaltungsbeirat kommt noch eine dritte Person hinzu. Wichtig ist hier, dass auch nur Personen unterschreiben dürfen, die bei der Eigentümerversammlung anwesend waren (Landgericht (LG) Dortmund, Urteil vom 6.8.2013, Az.: 1 S 298/12). War nur der Verwalter anwesend, reicht ausnahmsweise eine Unterschrift (vgl. BGH, Urteil vom 25.09.2015, Az.: V ZR 203/14).

Lesen Sie hier den Spezialbeitrag: Protokoll der Eigentümerversammlung – Wer unterschreibt?

VII. Wie erfolgt der Versand des Protokolls?

Der Versand des Protokolls der Eigentümerversammlung erfolgt nur dann, wenn dies so in der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung geregelt ist oder die Eigentümer dies so vereinbaren. Im Einzelfall stehen dann dort die Versandanforderungen.

Das Gesetz selbst stellt keine Versandanforderungen. Die Wohnungseigentümer haben hier in erster Linie ein Einsichtsrecht in das Protokoll entsprechend dem Einsichtsrecht in die Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 S. 6 WEG.

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VIII. Was passiert bei Verstößen gegen die Protokollvorschriften?

Verstöße gegen die Protokollvorschriften können zu einer Anfechtungsklage eines Beschlusses führen. Die Ungültigkeit eines Beschlusses wegen Verstoßes gegen die Protokollvorschriften kommt aber nur dann in Betracht, wenn eine Unterschrift fehlt und die ordnungsgemäße Protokollierung durch Vereinbarung in der Gemeinschaftsordnung oder Teilungserklärung Wirksamkeitsvoraussetzung ist (BGH, Urteil vom 25.09.2015, Az.: V ZR 203/14) oder das Protokoll nie versendet wurde. Im Übrigen wirken sich fehlen Unterschriften regelmäßig nur auf den Beweiswert des Protokolls aus (LG Köln, Urteil vom 30.06.2011, Az.: 29 S 235/10).

IX. Zusammenfassung

Insgesamt lassen sich folgende Punkte festhalten, die das WEG zu Frist, Form, Versand und Unterschriftserfordernis beim Protokoll der Eigentümerversammlung regelt:

• Das Protokoll ist unverzüglich zu fertigen.
• Es ist eine Niederschrift zu erstellen; d.h. ein mündliches Protokoll reicht nicht.
• Der inhaltliche Umfang kann von der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung konkretisiert werden.
• Es sind mindesten 2 Unterschriften erforderlich; außer bei Einmannversammlungen
• Ein Versand des Protokolls der Eigentümerversammlung erfolgt nur bei gesonderter Vereinbarung.