Einladung zur Eigentümerversammlung per E-Mail zulässig?

Im Zeitalter von Onlineversammlungen, Umlaufbeschlüssen per WhatsApp oder in Websiteforen und Wohnungseigentümergemeinschaften mit eigenen Internetseiten klingt die Frage, ob die Einladung zu Eigentümerversammlung per E-Mail möglich ist, fast überholt. Doch lässt sich diese Frage so einfach mit „Ja“ beantworten? Reicht eine E-Mail als Einladung für die Eigentümerversammlung immer aus? Gibt es Besonderheiten, die bei einer Einladung zur Eigentümerversammlung per E-Mail zu beachten sind?

Lesen Sie in diesem Beitrag, ob eine Einladung zur Eigentümerversammlung nur per E-Mail verschickt werden darf und welche Zulässigkeitsvoraussetzungen dabei zu erfüllen sind.

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I. Was steht im Gesetz zur Form der Einladung?

Die formale Anforderung an die Einladung zur Eigentümerversammlung ist in § 24 Abs. 4 S. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt. Danach muss die Einberufung in Textform und nicht in Schriftform erfolgen.

Was „Textform“ bedeutet, steht in § 126 b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Als dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben.

Die Regelung des § 24 Abs. 4 WEG ist zwingend: Das bedeutet, die Wohnungseigentümer können davon nicht abweichen, selbst wenn sie dazu einstimmig einen Beschluss fassen wollten. Die gesetzlich vorgeschriebene Form ist mindestens zu wahren und kann nicht abgeschwächt bzw. vereinfacht werden: so ist z.B. Die Vereinbarung in einer Gemeinschaftsordnung oder Teilungserklärung, dass eine mündliche Einladung zur Eigentümerversammlung ausreichend ist, nicht zulässig.

Mehr zu den formalen Voraussetzungen einer Einberufung zur Eigentümerversammlung und den Rechtsfolgen bei Nichtbeachtung, lesen Sie hier: Eigentümerversammlung: Einberufung, Fristen, Vollmachten und Protokollierung.

II. Ist die Einladung zur Eigentümerversammlung per E-Mail zulässig?

Ja.  Da eine E-Mail eine lesbare Erklärung auf dem Computerbildschirm enthält und speicherbar ist, kann damit grds. das Formerfordernis der Textform bei der Einladung zur Eigentümerversammlung erfüllt werden. Auch eine Einladung per Telefax und Computerfax sind danach zulässig. Theoretisch ist auch eine Einladung mittels einer Nachrichtenapp wie z.B. Whatsapp möglich.

Eine eigenhändige Unterschrift der Person des Erklärenden auf der Einladung ist nicht notwendig.

Nach dem WEG ist daher die E-Mail eine zulässige Form der Einladung. Hausverwalter dürfen per E-Mail zur Eigentümerversammlung laden, vorausgesetzt die Eigentümer verfügen über eine E-Mail-Adresse.

III. Was ist bei der Einladung per E-Mail zu beachten?

Wichtig ist zum Beispiel, dass Hausverwalter bei der Wahl der Einladungsform „E-Mail“ darauf achten müssen, dass ein fristwahrender Zugang der Einladung erfolgt: Nach § 24 Abs. 4 S. 2 WEG ist eine Einberufungsfrist von 3 Wochen einzuhalten. Für die Frage der Fristwahrung, kommt es dann darauf an, wann die Einladung bei dem Eigentümer zugegangen ist — also der Zeitpunkt des Einwurfs in den Briefkasten oder der Eingangszeitpunkt im Posteingang des Emailaccounts. Probleme kann es hier geben, wenn Eigentümer ihre Emailadressen ändern. Wie bei einem Wechsel der Postadresse kann dann kein wirksamer Zugang der Einladung erreicht werden. Daher empfiehlt es sich die Ladungsform und die Fristberechnung in der Gemeinschaftsordnung oder der Teilungserklärung zu konkretisieren und   z. B. folgenden Passus aufzunehmen: „Für die Ordnungsmäßigkeit der Einberufung genügt die Absendung an die Anschrift, die dem Verwalter von dem Wohnungseigentümer zuletzt mitgeteilt worden ist.“ Nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH) (vom 20.11.2020, Az.: V ZR 196/19) ist eine solche Klausel in einer Gemeinschaftsordnung unbedenklich und führt dazu, dass die Ladungsfrist nicht mit Zugang, sondern mit der Absendung der Einladung zu laufen beginnt. Für Hausverwalter erleichtert dies den Nachweis der Fristwahrung ungemein.

Ein weiterer Punkt ist die Beachtung des Datenschutzes der Eigentümer: Die E-Mails zur Einladung sollten die E-Mail-Adressen verschickt der Miteigentümer nicht unverdeckt im Verteiler stehen lassen. Eine solche Art von Weitergabe der E-Mail-Adressen der Eigentümer kann zu Bußgeldern oder Schadensersatzansprüchen gegenüber dem Hausverwalter führen (vgl. Landgericht (LG) Düsseldorf, Urteil vom 04.10.2018, Az.: 25 S 22/18): Das gilt selbst dann, wenn die Eigentümer einer Kommunikation per E-Mail ausdrücklich zugestimmt haben und in diese Kommunikationsform einwilligen; diese Einwilligung erfasst nicht automatisch die Zustimmung, die eigene E-Mail-Adresse an andere Wohnungseigentümer oder Dritte weiterzuleiten. Hintergrund ist nach Ansicht des LG Düsseldorf, dass die E-Mail-Adressen der Eigentümer personenbezogene Daten sind, die dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung unterliegen.

Bei der Einladung per E-Mail sollten Hausverwalter zudem darauf achten, dass den Eigentümern diese Ladungsform bekannt ist. Zwar ist es nicht zwingend eine Einwilligung aller Eigentümer zu der gewählten Ladungsform einzuholen, es ist allerdings zweckmäßig, da so spätere Streitigkeiten bezüglich der Einladungsform per E-Mail vermieden werden können. Zudem erhalten Hausverwalter so die aktuellen E-Mail-Adressen der Wohnungseigentümer.

IV. Muster: Einwilligung zur Einladung per E-Mail

Hegen Hausverwalter die Absicht entgegen der bisherigen Gewohnheit die Eigentümerversammlung nunmehr per E-Mail einzuberufen, empfiehlt sich ein kurzes Schreiben mit der Bitte um Einverständnis an die Wohnungseigentümer:

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V. Wann reicht eine E-Mail nicht als ordnungsgemäße Einladung?

Eine Einladung per E-Mail könnte dann nicht als zulässige Einladung zur Eigentümerversammlung ausreichen, wenn es eine zwingende Vorschrift gäbe, die die Schriftform für die Einladung zur Eigentümerversammlung erfordert. Denkbar ist zum Beispiel eine Regelung in der Gemeinschaftsordnung der WEG-Gemeinschaft oder in der Teilungsordnung, die eine schriftliche Einladung vorschreibt. In gleichgelagerten Fällen im Vereinsrecht wurde eine solche formverschärfende Regelung allerdings als zwingendes Erfordernis abgelehnt. Ein solches vereinbartes Schriftformerfordernis sei nur als gewillkürte Schriftform zu behandeln im Sinne des § 127 Abs. 2 S. 1 BGB mit der Folge, dass dennoch eine Einladung durch E-Mail möglich ist (Oberlandesgericht (OLG) Hamburg, Beschluss vom 06.05.2013, Az.: 2 W 35/13).

VI. Fazit und Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Einladung zur Eigentümerversammlung per E-Mail grundsätzlich zulässig ist, da sie den Anforderungen der Textform gemäß § 24 Abs. 4 S. 1 des WEG entspricht. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht notwendig, was den Verwaltungsaufwand minimiert. Allerdings sind die fristgerechte Zustellung und der Datenschutz der Eigentümer bei der Einladung zu beachten, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Die Verwendung einer Einverständniserklärung ist nicht zwingend notwendig, aber empfehlenswert.