Hausverwaltung – Weiterbildungspflicht: Welche Fortbildungen müssen Verwalter absolvieren?

Die Hausverwaltung ist eine anspruchsvolle Tätigkeit mit viel Verantwortung. Damit ein Wohnungseigentumsverwalter (WEG- Verwalter) diesem Anspruch genügt ist es wichtig, dass er über aktuelles und umfangreiches Wissen in dem Bereich der Hausverwaltung verfügt. Das Gesetz fordert daher in § 34 c Abs. 2 a Gewerbeordnung (GewO) eine ständige Weiterbildung.
Der nachfolgende Artikel erklärt, was die Weiterbildungspflicht für die Hausverwaltung bedeutet und wer sich, in welcher Form weiterbilden muss.

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I. Wer ist zur Weiterbildung nach § 34 c Abs. 2 a GewO verpflichtet?

Nach § 34c Absatz 2a GewO besteht eine Pflicht zur regelmäßigen fachlichen Fortbildung für sog. Wohnimmobilienverwalter im Sinne § 34 c Abs. 1 Nr. 4 GewO. Das ist die sog. Weiterbildungspflicht der Verwalter.
Wohnimmobilienverwalter ist insoweit jedermann, der gewerbsmäßig das gemeinschaftliche Eigentum von Wohnungseigentümern im Sinne des § 1 Absatz 2, 3, 5 und 6 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) oder für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume im Sinne des § 549 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) verwalten will. Die Weiterbildungsplicht knüpft an die Berufserlaubnis der zuständigen Behörde an.
Neben demjenigen Wohnimmobilienverwalter, der die Berufserlaubnis bekommt, sind dessen unmittelbar bei der erlaubnispflichtigen Tätigkeit mitwirkenden Angestellte weiterzubilden. Bei juristischen Personen besteht die Weiterbildungspflicht grundsätzlich für alle gesetzlichen Vertreter /-innen.
Ausnahmsweise gibt es für den Gewerbetreibenden selbst die Möglichkeit der sog.  Weiterbildungsdelegation: Das bedeutet es ist ausreichend, wenn der Weiterbildungsnachweis von Angestellten des Gewerbetreibenden erbracht wird. Vorausgesetzt ist, dass diese die Aufsicht über die Personen haben (Weisungsbefugnis), die direkt bei der erlaubnispflichtigen Tätigkeit mitwirken und den Gewerbetreibenden vertreten dürfen. 

II. Was ist bei der Weiterbildung gefordert?

Grundsätzlich hat eine gewerbsmäßige Hausverwaltung bzw. ein gewerbsmäßiger WEG-Verwalter nach § 34 c Abs. 2 a GewO eine Weiterbildungspflicht von 20 Stunden innerhalb eines Zeitraums von drei Kalenderjahren. Das entspricht mind. 6,7 Std. jährlich.
Der genaue Umfang und Inhalt der Weiterbildung ist in § 15 b der Verordnung über die Pflichten der Immobilienmakler, Darlehensvermittler, Bauträger, Baubetreuer und Wohnimmobilienverwalter (Makler- und Bauträgerverordnung – MaBV) geregelt.
Die inhaltlichen Anforderungen an die Fortbildung für Wohnimmobilienverwalter finden sich in Anlage 1 B zu § 15 b MABV. Danach haben sich Hausverwalter bzw. WEG Verwalter in folgenden Bereichen weiterzubilden: Grundlagen der Immobilienwirtschaft, rechtliche Grundlagen, kaufmännische Grundlagen, Verwaltung von Wohnungseigentumsobjekten, Verwaltung von Mietobjekten, technische Grundlagen der Immobilienverwaltung, Wettbewerbsrecht und -Verbraucherschutz.

III. Wie muss die Weiterbildung erfolgen?

Nach § 15 b Abs. 1 S. 3 MABV kann die Weiterbildung in Präsenzform, in einem begleiteten Selbststudium, durch betriebsinterne Maßnahmen des Gewerbetreibenden oder in einer anderen geeigneten Form erfolgen.
Der Erwerb eines Ausbildungsabschlusses als Immobilienkaufmann oder Immobilienkauffrau oder eines Weiterbildungsabschlusses als Geprüfter Immobilienfachwirt oder Geprüfte Immobilienfachwirtin gilt ebenfalls als Weiterbildung.
Bei Weiterbildungsmaßnahmen in einem begleiteten Selbststudium ist eine nachweisbare Lernerfolgskontrolle durch den Anbieter der Weiterbildung erforderlich. Der Anbieter der Weiterbildung muss sicherstellen, dass die Anforderungen an die Qualität der Weiterbildungsmaßnahme eingehalten werden. Das setzt voraus, dass der Weiterbildungsmaßnahme eine Planung zugrunde liegt, sie systematisch organisiert ist und die Qualität derjenigen sichergestellt ist, die die Weiterbildung durchführen.
Als Nachweis der Weiterbildung kann eine Erklärung durch den Gewerbetreibenden selbst erfolgen: Dafür gibt es ein Muster in Anlage 3 zu § 15 b MABV.  Das sieht wie folgt aus:

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IV. Ab wann besteht die Weiterbildungspflicht der Hausverwaltung?

Die Weiterbildungszeiträume umfassen jeweils 3 Jahre. Der erste Weiterbildungszeitraum beginnt am 1. Januar des Kalenderjahres, in dem die Hausverwaltung die Berufserlaubnis bekommt oder in dem eine weiterbildungspflichtige Tätigkeit durch eine unmittelbar bei dem Gewerbetreibenden beschäftigte Person aufgenommen wurde.
Für Gewerbetreibende und ihre zur Weiterbildung verpflichteten Beschäftigten, die im Besitz eines Ausbildungsabschlusses als Immobilienkaufmann oder Immobilienkauffrau oder eines Weiterbildungsabschlusses als Geprüfter Immobilienfachwirt oder Geprüfte Immobilienfachwirtin sind, gilt nach § 15 Abs. 4 MABV eine Besonderheit: Ihre Pflicht zur Weiterbildung beginnt erst drei Jahre nach Erwerb des Ausbildungs- oder Weiterbildungsabschlusses.

V. Besteht die Weiterbildungspflicht auch für Hausverwalter die nicht mehr als Verwalter arbeiten?

Ja. Die Weiterbildungspflicht ist mit der Berufserlaubnis verbunden. Solange man diese Berufserlaubnis besitzt, besteht —unabhängig von einer aktuellen Tätigkeit als Hausverwalter eine Weiterbildungspflicht. Selbst eine Gewerbeabmeldung ändert das nicht.
Die Weiterbildungspflicht der Hausverwaltung entfällt nur dann, wenn die Berufserlaubnis genommen wird bzw. der Hausverwalter eine offizielle Verzichtserklärung gegenüber der Behörde abgibt, die die Erlaubnis erteilt hat.

VI. Welche Aufbewahrungspflichten gibt es bzgl. der Weiterbildungsnachweise?

Nach § 15 b Abs. 2 MABV sind die zur Weiterbildung verpflichteten Gewerbetreibende verpflichtet, Nachweise und Unterlagen über Weiterbildungsmaßnahmen zu sammeln, an denen sie und ihre zur Weiterbildung verpflichteten Beschäftigten teilgenommen haben.
Aus den Nachweisen und Unterlagen müssen mindestens folgende Daten ersichtlich sein:

• Name und Vorname des Gewerbetreibenden oder der Beschäftigten,
• Datum, Umfang, Inhalt und Bezeichnung der Weiterbildungsmaßnahme sowie
• Name und Vorname oder Firma sowie Adresse und Kontaktdaten des in Anspruch genommenen Weiterbildungsanbieters.

Die Nachweise und Unterlagen sind für fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger vorzuhalten und in den Geschäftsräumen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Weiterbildungsmaßnahme durchgeführt wurde. Wird diese Aufbewahrungspflicht nicht erfüllt, handelt die Hausverwaltung ordnungswidrig im Sinne der § 18 MABV in Verbindung mit § 144 Abs. 2 Nr. 6 GewO und kann durch die zuständige Verwaltungsbehörde mit einem Bußgeld von bis zu fünftausend Euro bestraft werden.

VII. Können Wohnungseigentümer die Nachweise der Fortbildung vom WEG-Verwalter bzw. der Hausverwaltung verlangen?

Ja. Die Hausverwaltung hat auf Nachfrage eine Informationspflicht über die durchgeführte Weiterbildung nach § 11 Nr. 3 MABV. Auf Anfrage des Auftraggebers hat der WEG Verwalter bzw. die Hausverwaltung unverzüglich Angaben über die berufsspezifischen Qualifikationen und die in den letzten drei Kalenderjahren absolvierten Weiterbildungsmaßnahmen zu machen.

VIII. Fazit und Zusammenfassung

Festzuhalten ist, dass die Hausverwaltung eine umfassende Weiterbildungspflicht hat. Es gilt:

1. WEG-Verwalter und mitwirkenden Angestellte müssen jährlich Fortbildungen absolvieren.
2. Ein Weiterbildungszeitraum bezieht sich auf 3 Jahre und schließt sich nahtlos an den anderen an.
3. Innerhalb dieser 3 Jahre sind 20 Stunden fachliche Fortbildung nachweisen.
4. Bei einem Fachabschluss im Immobilienbereich kann diese Weiterbildungspflicht für 3 Jahre pausieren
5. Es besteht eine Aufbewahrungs-, Nachweis- und Informationspflicht bzgl. der fachbezogenen Weiterbildung der Hausverwaltung.