Hausverwaltung suchen: in 3 Schritten zur neuen Hausverwaltung

Damit eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG- Gemeinschaft) keine unliebsamen Überraschungen erlebt, müssen Eigentümer einige Dinge beachten, wenn sie eine Hausverwaltung suchen. Zunächst ist es wichtig, sich ausreichend Zeit zu lassen und spätestens 3 bis 4 Monate vor dem Zeitpunkt der geplanten Bestellung des neuen Verwalters zu beginnen. Erfolgsbewährt ist eine gezielte Suche. Das heißt, die Eigentümer sollten sich Klarheit verschaffen, welche Hausverwaltungen es gibt und welche Anforderungen das Eigentumsobjekt an die Verwaltung stellt. Erst dann sollte ein Vergleich und eine Auswahl erfolgen.

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1. Schritt: Welche Hausverwaltungen gibt es und worauf kommt es an?

Hausverwaltungen gibt es wie Sand am Meer – gute und schlechte, große und kleine. Eine gesetzliche Grundlage für eine fundierte Ausbildung zum Hausverwalter gibt es bis dato im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) nicht.
Seit der neuen WEG Reform 2020 existiert der Begriff des sog. zertifizierter Verwalters i.S.d. § 26 a WEG, dessen Bestellung von der WEG- Gemeinschaft bzw. einem einzelnen Eigentümer in Zukunft gefordert werden darf. Zertifizierter Verwalter dürfen sich nur solche Hausverwalter nennen, die ihre Eignung vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) durch einen Prüfungsabschluss nachweisen. Darin soll geprüft werden, ob der Teilnehmer über alle notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse für die Tätigkeit als Verwalter verfügt.
Praxisrelevant wird der zertifizierte Verwalter allerdings frühestens ab 01.12.2022, da die diesbezüglichen Vorschriften noch nicht anwendbar sind und die Voraussetzungen für das Zertifizierungsverfahren durch die IHK noch nicht feststehen.
Bei der Suche nach einer passenden Hausverwaltung sollten Eigentümer folgende Fragen zufriedenstellend beantworten können:

• Welche beruflichen Ausbildungen wurden durch den Hausverwalter absolviert?

Wollen Eigentümer die Qualität einer Hausverwaltung und deren Kompetenz beurteilen, sollten Sie sich deren fachliche Qualifikationen zeigen lassen: Eine fundierte abgeschlossene wirtschaftliche Ausbildung im Immobilienbereich (z.B. ein Immobilienfachwirt oder -kaufmann) sollte hier eine Mindestanforderung sein. Vorteilhaft ist zudem eine zusätzliche juristische Ausbildung oder eine Ausbildung als Buchhalter. Worauf es ankommt, erkennen Eigentümer schnell, wenn Sie sich die Anforderung an die Verwaltung ansehen: Hausverwaltung: Aufgaben, Rechte und Verantwortlichkeit des WEG-Verwalters

• Gibt es konkrete Ansprechpartner in der Hausverwaltung und sind diese erreichbar?

Nichts ist schlechter als ein nicht erreichbarer Verwalter. Fühlt sich bereits bei der Erstellung des Angebots und gezielten Nachfragen niemand zuständig, sollten Eigentümer die Finger von dieser Hausverwaltung lassen. Ebenso wenn die Verwaltung nur über Kontaktformulare und Hotline-Nummern verfügt. Im Notfall sollte ein Hausverwalter immer Sofort und persönlich erreichbar sein!

• An welchen Fort- und Weiterbildungen haben der Hausverwalter und die Mitarbeiter der Hausverwaltung teilgenommen?

Die richtige Hausverwaltung hat nicht nur einen qualifizierten Verwalter, sollt er auch einen der stets auf aktuellem Stand im WEG Recht ist Lesen Sie hier, was Sie erwarten dürfen: Hausverwaltung – Weiterbildungspflicht: Welche Fortbildungen müssen Verwalter absolvieren?

• Hat der Hausverwalter als gewerblicher Verwalter das berufliche Zulassungsverfahren nach der Gewerbeordnung durchlaufen?

Alle gewerblichen Hausverwaltungen brauchen eine gewerbliche Zulassung. Die gibt es nach § 34c Gewerbeordnung (GewO) nur, wenn die persönliche Zuverlässigkeit, die geordneten Vermögensverhältnisse und eine Berufshaftpflichtversicherung nachgewiesen werden. Mehr dazu erklärt der Beitrag: WEG-Verwalter: Berufserlaubnispflicht § 34 c GewO – Was muss sich wissen?

• Gibt es passende Referenzobjekte der Hausverwaltung?

Eine seriöse Hausverwaltung wird keine Probleme haben, ihre aktuellen Verwaltungsobjekt zu nennen. Bestenfalls sehen Sie sich die Anlage vor Ort an, um festzustellen in welchem Zustand sich das Objekt befindet — Bilder zeigen nicht immer den Ist-Zustand.

• Ist die Hausverwaltung neu gegründet oder etabliert?

Hausverwaltungen, die erst kürzlich auf dem Markt sind, bieten Ihre Leistungen oft zu günstigeren Konditionen an als etablierte Unternehmen. Die Qualität kann dennoch sehr gut sein. Hier ist bei der Auswahl vor allem darauf zu achten, was für das eigene Objekt besser passt: Bei einem unkomplizierten kleinen Objekt, kann eine neu gegründete Hausverwaltung eine ebenso gute Wahl sein, wie eine altbewährte. Bei problembehafteten Anlagen ist eine langjährige Erfahrung wahrscheinlich empfehlenswerter (s.u. II.)

• Gehört die Hausverwaltung einem Berufsverband an?

Eine Verbandszugehörigkeit erfordert oft einen Qualifikationsnachweis beim Verband, um überhaupt Mitglied werden zu können.
Einen Überblick über die Anforderungen, die eine WEG- Gemeinschaft an eine gute Hausverwaltung bei der Suche stellen sollte, finden Sie außerdem hier: Gute Hausverwaltung finden: Worauf müssen Eigentümer achten?

2. Schritt: Welche Hausverwaltung passt zu unserer WEG?

Sind die allgemeinen Anforderungen, die an die neue Hausverwaltung zu stellen sind, geklärt, ist es empfehlenswert das eigene Objekt und die eigene WEG- Gemeinschaft noch einmal unter die Lupe zu nehmen. Einzelfallkriterien wie die Größe der Wohnanlage, das Alter des Eigentumsobjekts und die Lage spielen eine wichtige Rolle bei der Suche nach der richtigen Hausverwaltung. Dazu kommen besonders Objektanforderungen, wie z.B. Sanierungsbedarf, Baugenehmigungsverfahren, WEG- Streitigkeiten und anhängige Klagen.
Hier sollten die Eigentümer vor allem eins sein: ehrlich. Denn nur wenn die Problemlagen des Eigentumsobjekts und ggf. WEG- Gemeinschaft bekannt sind, können Sie eine passende Hausverwaltung finden.
Worauf es für eine passende Hausverwaltung besonders ankommt lesen Sie hier:

• Hausverwaltung finden: So finden Eigentümer eine Verwaltung, die zum Haus passt und
• Eigentümerversammlungen: 10 Anforderungen an den Hausverwalter.

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3. Schritt: Profile einholen: Hausverwaltung suchen

Im letzten Schritt geht es um die aktive Suche. Hier ist es wichtig Zeit einzuplanen. Die Suche nach der Hausverwaltung und Bewertung des Angebote sollte vor der Einberufung der Eigentümer zur Verwalterbestellung weitestgehend abgeschlossen sein. Der Bundegerichtshof (BGH) verlangt insoweit das mindestens drei vergleichbare Angebote bei der Abstimmung und mit der Einladung bzw. im Vorfeld an die Eigentümer versandt werden (BGH, Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10: Verwalterbestellung nur nach Einholung von Alternativangeboten).
Liegen die Angebote vor, sind sie im Hinblick auf die in Schritt 1 und Schritt 2 herausgearbeiteten Anforderungen zu prüfen.
Empfehlenswert ist es mehrere Eigentümer damit zu betrauen und sich auch einen persönlichen Eindruck zu verschaffen. Preisangaben sollten zudem immer daraufhin geprüft werden, welche Leistungen in der Grundvergütung enthalten sind und wofür zusätzliche Sondervergütungen anfallen. Einen Überblick gibt unsere Checkliste.
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