Die Anforderungen an Hausverwalter zur effektiven Durchführung für Eigentümerversammlungen dürfen nicht unterschätzt werden. Mal eben so die Verwaltung übernehmen, birgt Risiken und Ärger ohne Ende. Fehlende persönliche Voraussetzungen führen zwangsläufig zu Problemen.
Nur wenn der Verwalter über ausreichend rechtliche und organisatorische Kenntnisse sowie eine gewisse persönliche Autorität verfügt, wird er in der Lage sein, eine Versammlung zu leiten und die oft gegenteiligen Interessen der Eigentümer zu kanalisieren. Dabei ist klar, dass es den absolut perfekten Verwalter nicht gibt. Es liegt aber in der Verantwortung des Verwalters, alles zu tun, um seinen Aufgaben möglichst zuverlässig gerecht zu werden.
Diese Anforderungen gelten insbesondere dann, wenn es in einer WEG einen Mehrheitseigentümer gibt, dessen Allmacht nur mit Kompetenz zu begegnen ist, oder die finanzielle Situation der Eigentümer problematisch ist und es dem Verwalter obliegt, die Wohnanlage über Wasser zu halten.
In diesem Artikel haben wir 10 Anforderungen zusammengetragen, die in unseren Augen für einen guten Hausverwalter (zur Durchführung von Eigentümerversammlungen) unerlässlich sind.

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1. Prämisse: Wer den Vorsitz innehat, muss führen

Der Verwalter führt den Vorsitz in der Wohnungseigentümerversammlung. Alternativ können die Wohnungseigentümer eine andere Person zum Versammlungsleiter bestimmen (§ 24 V WEG). Jedenfalls hat der Hausverwalter keinen Anspruch, die Versammlung in seiner Person zu leiten. Um zu vermeiden, als „Buhmann“ abgestempelt zu werden, erfordert der Vorsitz Führungsstärke.
Manch ein Verwalter verhält sich wie eine absolute Autorität („le WEG, c´est moi“). Dabei muss er berücksichtigen und respektieren, dass die Eigentümergemeinschaft über alle Angelegenheiten, die den Ablauf der Versammlung und die Geschäftsordnung betreffen, die Redezeit und die Abstimmungsmodalitäten durch einen „Geschäftsordnungsbeschluss“ bestimmen können. Ungeachtet dessen muss der Verwalter jeden Eigentümer ernst nehmen und darf Redebeiträge nicht willkürlich zurückweisen. Nur der gegenseitige Respekt ermöglicht eine sachgerechte Diskussion. Naturgemäß ist dies nicht immer einfach, teils auch nicht möglich. Dennoch muss diese Zielvorgabe Ausgangspunkt jeder Versammlung sein. Nur derjenige, der andere respektiert, kann selbst führen. Nur dann lassen sich andere auch führen.

2. Rechtskenntnisse im Wohnungseigentumsrecht

Da Eigentümerversammlungen mithin durch die rechtlichen Vorgaben des Wohnungseigentumsgesetzes geprägt sind, muss ein Verwalter zwangsläufig über rechtliche Kenntnisse des Wohnungseigentumsgesetzes verfügen. Nur so kann er eine Versammlung zielführend im Vorfeld organisieren, leiten, durchführen und zu Ende bringen. Jeder Fehler begründet das Risiko der Anfechtbarkeit und begründet einen möglicherweise vermeidbaren oder nötigen zeitlichen und organisatorischen Aufwand.
Nur in Kenntnis der rechtlichen Situation ist er in der Lage, rechtlich geprägte Einwände einzelner Eigentümer zu erfassen, zurückzuweisen oder ihnen stattzugeben. Es ist jedem Wohnungseigentümer zuzugestehen, sich juristisch auf eine Versammlung vorzubereiten und rechtlich zu argumentieren. Will der Verwalter dagegenhalten, muss er auf Augenhöhe reagieren.

Beispiel:
Um die erforderliche Mehrheit herbeizuführen, ruft ein Wohnungseigentümer einen abwesenden Eigentümer über das Telefon an und teilt der Versammlung mit, auch dieser Eigentümer habe der Beschlussfassung zugestimmt. Der Verwalter muss wissen, dass nur anwesende oder durch Vollmacht vertretene Miteigentümer abstimmen dürfen. Andernfalls ist der Beschluss anfechtbar.

Link: Eigentümerversammlung: Beschlussfassung, Fristen, Vollmachten, Protokollierung
Gleichermaßen sind grundlegende Kenntnisse im Nachbarschaftsrecht empfehlenswert. Verwaltet der Verwalter auch vermietete Wohnungen, sollte er im Mietrecht Kenntnisse aufweisen.

3. Fähigkeit zur sprachlichen Formulierung

Werden Beschlüsse gefasst, kommt es darauf an, den Beschluss inhaltlich sachgerecht und zielführend zu formulieren. Fehlerhafte Beschlussformulierungen beinhalten ein hohes Risiko. Gleichfalls kommt es darauf an, pflichtgemäß die Versammlungsniederschrift zu formulieren. Die Niederschrift hat Beweisfunktion und ist möglichst sorgfältig zu erstellen. Der Verwalter sollte sprachlich in der Lage sein, den Verlauf und der Inhalt der Versammlung so zu dokumentieren, dass die Niederschrift nachvollziehbar ist und Unstimmigkeiten und Fehlerquellen und damit auch die Anfechtbarkeit vermeidet.

4. Kenntnis der eigenen Kompetenzen

Der Verwalter kann nur im Rahmen seiner Kompetenzen handeln. Er muss wissen, dass eigenmächtige Aktivitäten ohne Beschlussfassung seine persönliche Haftung begründen können. Besteht ein Verwaltungsbeirat, muss er dessen Kompetenzen einbeziehen. Er muss sich neutral verhalten und darf einzelne Eigentümer wieder bevorzugen noch benachteiligen.

5. Kenntnisse im Kostenrecht

Soweit der Verwalter die Jahresabrechnung erstellt, muss er sich in der Buchhaltung und im Rechnungswesen auskennen. Jahresabrechnungen sind nur wirksam, wenn sie formellen Mindestanforderungen genügen. Da der Verwalter auch die WEG-Konten führt, muss er wissen, dass er ein bislang auf seinen Namen geführtes Treuhandkonto auf ein WEG-Konto mit der WEG als Kontoinhaber umstellen muss. Er darf eigenes Geld nicht mit WEG-Geld vermischen.
Der Verwalter muss in der Lage sein, ein effektives Forderungsmanagement umzusetzen. Dazu gehört, säumige Hausgelder einzutreiben, im Extremfall die Entziehung des Wohnungseigentums zu betreiben oder Gewährleistungsansprüche gegen Handwerksunternehmen durchzusetzen.

6. Kenntnisse Werkvertragsrecht, Versicherungsrecht

Soweit der Verwalter Aufträge an Handwerker zur Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums erteilt, muss er bautechnisches und baurechtliches Fachwissen besitzen. Er muss mit Ausschreibungen, Auftragsvergaben und Gewährleistungsfristen umgehen können. In Schadensfällen muss er wissen, wie er Versicherungsschäden sachgerecht und fristgerecht geltend macht und realisiert.

7. Fähigkeit zur Toleranz und Akzeptanz von Kritik

In Eigentümerversammlung wird viel diskutiert. Teils wird der Verwalter auch persönlich angegriffen und ihm angebliche Fehler in der Amtsführung vorgeworfen. Hier muss der Verwalter sachgerecht reagieren, Emotionen ausklammern, berechtigte Kritik akzeptieren, teils oder nicht berechtigte Kritik sachgerecht zurückweisen und im Idealfall in der Lage sein, die Interessen zu kanalisieren und zu einem tragbaren Ergebnis zu führen. Er ist ein Mediator, der wie im Familienrecht den Ausgleich in einer emotional geführten Auseinandersetzung zwischen den Beteiligten sucht.

8. Persönliche Autorität

In Eigentümerversammlungen schlagen oft die Emotionen hoch. Jeder ist des Anderen Gegner. Der einzige, der diese Situation oft keine eigene Interessen verfolgt, ist der Verwalter. Ihm obliegt es, eine aufgeladene Stimmung herunterzufahren und eine sachgerechte Diskussion zu ermöglichen. Vor allem sind auch die Interessen von Eigentümern zu berücksichtigen, die sich nicht oder nur unzureichend artikulieren können. Dazu ist der Verwalter nur in der Lage, wenn er über eine gewisse persönliche Autorität verfügt. Dabei wird die menschliche Seite durch die fachliche Seite ergänzt und gestärkt.

9. Kenntnis des Haftungsrisikos

Der Verwalter muss eine ordnungsgemäße Verwaltung gewährleisten. Fehler begründen Schadensersatzansprüche der Eigentümer. Der Verwalter muss wissen, wie er eine Beschlussfassung herbeiführt und wie ein Beschluss inhaltlich ausgestaltet sein muss, um die eigene Person aus dem Haftungsrisiko herauszuhalten.

Beispiel:
Er muss Verkehrssicherungspflichten erkennen und wahrnehmen. Drohen die Dachziegel herunterzufallen, muss der Verwalter zur Schadensvermeidung aktiv werden. Wird ein Passant erschlagen, droht ihm die Haftung.
Beispiel:
Steht eine Sanierungsmaßnahme an, muss der Verwalter Kostenvoranschläge mit Preisangeboten einholen und auf die Auswahl zuverlässiger Handwerker achten. Wer in der Versammlung die Gegebenheiten nur diffus wiedergibt und unvollständige Unterlagen vorlegt, riskiert, dass ein auf dieser Grundlage gefasster Beschluss über eine Sanierungsmaßnahme angefochten wird oder gar nichtig ist. Mangels konkreter Vorgaben könnte der Verwalter die Auftragsvergabe mutwillig entscheiden und gar manipulieren. Damit begibt er sich in ein hohes Haftungsrisiko, falls er beispielsweise unangemessene Ausgaben verursacht oder unqualifizierte Handwerker beauftragt.
Beispiel:
Der Verwalter ist verpflichtet, die gesetzlich vorgegebene Beschlusssammlung zu führen. Unterlässt er die Führung, kann er fristlos gekündigt werden.

10. Persönliche Integrität

Der Verwalter verwaltet fremdes Geld. Das Risiko der Veruntreuung ist naturgemäß hoch. Auf Rücklagenkonten sammeln sich teils enorme Beträge an. Der Verwalter muss der Versuchung widerstehen, solches Geld für private Zwecke zu verwenden oder für eine nicht ordnungsgemäße Verwaltung einzusetzen. Gleichermaßen muss er auch gegenüber den einzelnen Wohnungseigentümer seine Integrität wahren. Er ist der Gemeinschaft verantwortlich und darf sich nicht dazu verleiten lassen, einen einzelnen Eigentümer zu bevorzugen oder einen anderen zu benachteiligen oder sich wirtschaftlich oder persönlich irgendwie beeinflussen zu lassen.

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