Beschlusssammlung im Wohnungseigentum – Vorgaben, Inhalte, Probleme, Tipps

Seit dem 01.07.2007 besteht im Wohnungseigentumsrecht die Verpflichtung, eine „Beschlusssammlung zu führen.“ Bereits vorher konnten die Wohnungseigentümer vereinbaren und den Verwalter verpflichten, sämtliche Versammlungsprotokolle in ein Beschlussbuch aufzunehmen.
In diesem Artikel geht es speziell um das Führen der Beschlusssammlung durch den WEG-Verwalter. Wir haben versucht die meisten Fragen die mit der Beschlusssammlung im Zusammenhang stehen ausführlich zu beantworten, nicht zuletzt, weil das nicht führen einer Beschlusssammlung zur Abberufung der Hausverwaltung führen kann.

Inhalt: Beschlusssammlung – Was muss ich wissen?

1. Gründe für die Führung einer Beschlusssammlung
2. Kritik an der Beschlusssammlung
3. Wer ist zur Führung der Beschlusssammlung verpflichtet?
4. Inhalte einer Beschlusssammlung
5. Welche Beschlüsse sind einzutragen?
6. Welche Gerichtsentscheidungen sind einzutragen?
7. Form der Eintragung
8. Zeitpunkt der Eintragung
9. Konsequenzen, wenn die Beschlusssammlung nicht ordnungsgemäß geführt wird
10. Bedeutung der Beschlusssammlung für Rechtsnachfolger
11. Einsichtsrechte in die Beschlusssammlung
12. Muster: Beschlusssammlung

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1. Gründe für die Führung einer Beschlusssammlung

Die gesetzliche Verpflichtung zur Führung einer Beschlusssammlung begründet sich daraus, dass Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Grundbuch keine zuverlässige Informationsquelle mehr sein können. Der Käufer von Wohneigentum ist damit nicht mehr in der Lage, sich zuverlässig über die rechtlichen und tatsächlichen Verhältnisse in einer Wohnungseigentümergemeinschaft zu informieren.
Diese Informationspflichten ergeben sich insbesondere daraus, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft Beschlusskompetenzen auch für Angelegenheiten hat, die nicht mehr im Grundbuch eingetragen werden müssen. Da solche Beschlüsse auch für den Rechtsnachfolger verbindlich sind, muss dem Bedürfnis Rechnung getragen werden, sich vor dem Kauf von Wohnungs- und Teileigentum umfassend informieren zu können.

2. Kritik an der Beschlusssammlung

Die Beschlusssammlung ist damit neben dem Grundbuch eine selbständige Informationsquelle. Dennoch ist sie der Kritik ausgesetzt. Da anders als bei der Niederschrift einer Eigentümerversammlung für die Beschlusssammlung vom Gesetz keine Unterschrift gefordert wird, ist die Beschlusssammlung für nachträgliche Änderungen oder gar Manipulationen offen.
Hinzu kommt, dass die inhaltliche Qualität von der Kompetenz und dem Engagement derjenigen Person abhängt, der die Führung der Beschlusssammlung übertragen ist. Wird hier nachlässig gearbeitet, kann die Einsichtnahme in eine unvollständige oder fehlerhafte Beschlusssammlung durchaus zu negativen wirtschaftlichen Konsequenzen führen. Beispiel: Die Beschlussfassung zur Zahlung einer fortlaufenden Sonderumlage wird nicht vermerkt. Der Erwerber von Wohneigentum stellt erst nach dem Kauf fest, dass er Sonderumlagenbeiträge leisten muss.

3. Wer ist zur Führung der Beschlusssammlung verpflichtet?

Zur Führung der Beschlusssammlung ist der Verwalter verpflichtet (§ 24 VIII WEG). Gibt es keinen Verwalter, ist der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung verantwortlich. Die Wohnungseigentümer können aber mit Stimmenmehrheit jede andere Person beauftragen.
Inwieweit auf die Führung der Beschlusssammlung verzichtet werden kann, ist streitig. Die Eigentümerversammlung habe keine Beschlusskompetenz. Sie könne jedoch beschließen, dass die inhaltlichen Anforderungen auf ein Minimum reduziert werden. Teils wird darauf verwiesen, dass das Gesetz die Führung nicht zwingend vorschreibe.
Und die Historie von Eigentümerversammlungen aber nachvollziehbar auch im Interesse aller Eigentümer zu gestalten, sollte auf die Beschlusssammlung nicht verzichtet werden.

4. Inhalte einer Beschlusssammlung

Die Inhalte gibt § 24 VII, VIII WEG vor.
Einzutragen sind:

• Alle in Wohnungseigentumsversammlungen verkündeten Beschlüsse
• Alle schriftlichen Beschlüsse im Umlaufverfahren gemäß § 23 III WEG
• Alle Urteilsformeln von gerichtlichen Entscheidungen in Rechtsstreitigkeiten gemäß § 43 WEG.

5. Welche Beschlüsse sind einzutragen?

Einzutragen sind nur die verkündeten Beschlüsse. Diese sind mit der Verkündung durch den Versammlungsleiter wirksam. Einzutragen ist der Wortlaut des Beschlusses. Die Mitteilung, dass der Tagesordnungspunkt X angenommen worden sei, ist nicht relevant. Nur aus dem Beschlusstenor selbst können Wohnungseigentümer und Rechtsnachfolger erkennen, was konkret beschlossen wurde. Anlagen zum Beschluss bleiben außen vor. Diese würden die Beschlusssammlung unübersichtlich machen.
Einzutragen sind Umlaufbeschlüsse im schriftlichen Verfahren (§ 24 VII Nr. 2 WEG).
Auch Negativ-Beschlüsse (Antragsablehnung) haben Beschlussqualität und müssen eingetragen werden. Nicht-Beschlüsse oder Scheinbeschlüsse wegen fehlender Verkündung oder Abstimmung sind wegen fehlender Beschlusseigenschaft nicht einzutragen.
Nicht eintragungsfähig sind Geschäftsordnungsbeschlüsse. Sie erfüllen mit dem Ende der Versammlung ihren Zweck und sind dann belanglos.
Die Eintragung hat unter Angabe von Ort und Datum der Verkündung mit dem Wortlaut des Beschlusses zu erfolgen.

6. Welche Gerichtsentscheidungen sind einzutragen?

Einzutragen sind allgemein alle gerichtlichen Entscheidungen, die für die Wohnungseigentümer insbesondere deren Rechtsnachfolger rechtlich oder tatsächlich relevant sein können.
Wiederzugeben ist nur die Urteilsformel, nicht die Entscheidungsgründe
Einzutragen sind auch Kostenfestsetzungsbeschlüsse sowie Vollstreckungsbescheide (nicht Mahnbescheide).
Auch vorläufig vollstreckbare Entscheidungen sind einzutragen, da insoweit ein Informationsbedürfnis besteht.
Einzutragen sind auch Entscheidungen aus Rechtsstreitigkeiten mit Nicht-Wohnungseigentümern. Daraus können sich Verpflichtungen der Wohnungseigentümergemeinschaft gegenüber Dritten ergeben, die der Erwerber kennen sollte.
Streitig ist die Eintragung eines Prozessvergleichs, da hier die Urteilseigenschaft fehlt. Soweit sich daraus jedoch eine Verpflichtung oder ein Recht der Wohnungseigentümergemeinschaft ergibt, sollte eingetragen werden. Letztlich spricht auch die damit einhergehende Beendigung eines Gerichtsverfahrens für die Eintragungspflicht.
Eine Gerichtsentscheidung, die die Entziehung des Wohnungseigentums (§ 18 WEG) feststellt, soll nicht eintragungspflichtig sein, da in der Beschlusssammlung nur das Verhältnis der Wohnungseigentümer in Bezug auf die Verwaltung dokumentiert werden soll. Die Frage ist aber streitig, so dass im Zweifel die Eintragung erfolgen sollte.
Wiederzugeben sind neben dem Urteilstenor, Ort, Datum, Gericht und Parteien.

7. Form der Eintragung

Beschlüsse und Gerichtsentscheidungen sind fortlaufend zu nummerieren. Dadurch sollen Manipulationen verhindert werden. Auch lässt sich so die Vollständigkeit der Sammlung prüfen. Die Nummerierung darf nicht auf das Wirtschafts- oder Kalenderjahr beschränkt werden, sondern muss fortlaufend über die Jahre hinweg erfolgen (also nicht 1-4/2013, 1-5/2014, sondern 1 ff)
Um die Übersichtlichkeit zu ermöglichen, ist nicht die gesamte Niederschrift aufzunehmen. Das Gesetz erlaubt die Wiedergabe der Daten in Schriftform oder elektronischer Form. Um datenschutzrechtliche Vorschriften zu beachten, muss eine Zugangsberechtigung bestehen und sichergestellt sein, dass die Beschlusssammlung nur zu erlaubten Zwecke verwendet wird. Insoweit kann es angebracht sein, dass jeder Wohnungseigentümer eine datenschutzrechtliche Erklärung unterschreibt.

8. Zeitpunkt der Eintragung

Nach § 24 VII Nr. 7 WEG hat die Eintragung „unverzüglich“ zu erfolgen. Unverzüglich bedeutet rechtlich „ohne schuldhaftes Zögern“. In der Praxis werden Fristen von 1 bis 5 Werktagen zugestanden. Die Eintragung nach Ablauf einer Woche soll jedenfalls nicht mehr unverzüglich sein (LG München 1 T 22613/07). Der Verwalter muss seinen Geschäftsbetrieb darauf einrichten, dass er aufzunehmende Daten sofort in die Sammlung aufnehmen kann. Die Frist beginnt mit der Verkündung des Beschlusses in der Versammlung.
Die Monatsfrist zur Anfechtung erlaubt nicht, dass die Aufnahme in die Sammlung zurückgestellt wird.
Inhalte, die sich im Falle der Aufhebung eines Beschlusses überholt haben, können gelöscht werden (§ 24 VII 4 WEG). Werden Beschlüsse angefochten, sind diese mit einem entsprechenden Vermerk (z.B. Beschluss angefochten) zu versehen. Auch die Aufhebung eines Versammlungsbeschlusses durch einen Zweitbeschluss ist mit einem Vermerk zur jeweiligen Eintragung zu ergänzen.

9. Konsequenzen, wenn die Beschlusssammlung nicht ordnungsgemäß geführt wird

Soweit der Verwalter die Beschlusssammlung nicht ordnungsgemäß führt, begründet sein Verhalten einen wichtigen Grund zur fristlosen Kündigung und Abberufung aus dem Amt (§ 26 I 4 WEG). Nicht jede Verzögerung bei der Führung einer Beschlusssammlung stellt gleich einen wichtigen Grund dar. Die Eigentümergemeinschaft hat einen Ermessensspielraum, ob sie den Verwalter abberufen soll oder nicht (BGH Urt.v.10.12.2012- V ZR 105/11).
Eine Haftung des Verwalters gegenüber dem Rechtsnachfolger eines Wohnungseigentümers ist im Gesetz jedoch nicht vorgesehen.
Insoweit ist der Verwalter verpflichtet, seinen Betrieb so zu organisieren, dass eine zeitgerechte Eintragung ermöglicht wird. Er muss insbesondere sicherstellen, dass Vorgänge kurzfristig in der Beschlusssammlung eingetragen werden, also …

• dass bei seiner Verhinderung sichergestellt ist, dass ein Vertreter die Eintragung vornehmen kann,
• sowie durch regelmäßige Kontrollen frühzeitig festgestellt werden kann, dass eine eintragungsbedürftige Tatsachen nicht eingetragen wurde.

Fehler in der Beschlusssammlung sind zu berichtigen. Dazu ist der Verwalter verpflichtet und berechtigt. Handelt der Verwalter nicht, kann jeder Wohnungseigentümer ihn gerichtlich verpflichten.

10. Bedeutung der Beschlusssammlung für Rechtsnachfolger

Die Beschlusssammlung hat keine Publizität mit Gutglaubenswirkung, so wie sie im Grundbuch anzutreffen ist. Da nicht alle Fakten, die in der Wohnungseigentümergemeinschaft relevant sind, ins Grundbuch eingetragen werden, kann ein Erwerber dennoch nicht auf den Inhalt des Grundbuchs absolut vertrauen. Ebensowenig kann er auf die Beschlusssammlung vertrauen (siehe oben Kritik).
Nur die Zusammenschau von Grundbuch, Teilungserklärung, Beschlusssammlung und Information des veräußerten Wohnungseigentümers sowie die Befragung des Verwalters ermöglichen einen umfassenden und halbwegs zuverlässigen Überblick über die Gegebenheiten.

11. Einsichtsrechte in die Beschlusssammlung

Jeder Wohnungseigentümer hat ein Einsichtsrecht in die Beschlusssammlung. Er kann dieses Recht auf Dritte (Kaufinteressent, Mieter, Bietinteressent im Versteigerungsverfahren) übertragen.
Soweit der Eigentümer einem Bietinteressenten das Einsichtsrecht verweigert, kann ein anderer Wohnungseigentümer den Interessenten ermächtigen, die Beschlusssammlung einzusehen. Eine solche Ermächtigung liegt im Interesse aller Wohnungseigentümer, da mit dem Zuschlag der zahlungsunfähige Wohnungseigentümer durch einen zahlungskräftigen Wohnungseigentümer ersetzt wird.
Das Einsichtsrecht umfasst auch den Anspruch, Kopien aus der Beschlusssammlung anfertigen zu lassen. Hierfür hat der Verwalter einen Kostenerstattungsanspruch. Die bloße Einsicht jedoch muss gebührenfrei bleiben,

12. Muster: Beschlusssammlung (Orientierungshilfe)

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