Hausverwaltung: Herausforderungen bei hybriden Eigentümerversammlungen

Die hybride Eigentümerversammlung scheint für viele Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG-Gemeinschaften) der goldene Mittelweg zwischen der Präsenz-Eigentümerversammlung und der virtuellen Eigentümerversammlung zu sein. Die Vorteile neuer Technologien können so mit altbewährten Strukturen verbunden werden. Gerade in Eigentümergemeinschaften, in denen auch viele ältere Wohnungseigentümer leben und eine breite Skepsis gegenüber Videokonferenzen besteht, wird die Gestaltungsform der hybriden Eigentümerversammlung dadurch immer beliebter.

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Verwalter stehen bei der Einführung der hybriden Eigentümerversammlung allerdings vor zahlreichen Herausforderungen, da sie zwei Arten der Versammlung in einer kombinieren müssen. Welche das konkret sind und wie Verwalter diese meistern, erklärt der nachfolgende Artikel.

I. Welche Herausforderungen gibt es allgemein bei Onlineversammlungen?

Die hybride Eigentümergemeinschaft ist eine Mischform aus der Präsenz- und der Online-Versammlung. Daher ist es für Verwalter wichtig, die allgemeinen Herausforderungen einer Online-Versammlung zu kennen:

1. Was sind Standardvoraussetzungen der digitalen Eigentümerversammlung?

Bei jeder Art der Online-Versammlung, egal ob ausschließlich online oder hybrid müssen gewisse Voraussetzungen vorliegen, damit die Versammlungsart nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) zulässig ist.

Zunächst muss die gewünschte Versammlungsform (virtuell oder hybrid) von einem wirksamen Einführungsbeschluss nach § 23 WEG gedeckt sein. Bei der hybriden Eigentümerversammlung muss die Beschlussfassung nach § 23 Abs. 1 S. 2 WEG stattfinden und bei der digitalen Eigentümerversammlung nach § 23 Abs. 1a WEG. Ohne einen solchen Beschluss kann der Verwalter weder eine hybride noch eine virtuelle Versammlung einberufen. Zudem ist der Verwalter an die inhaltlichen Vorgaben des Beschlusses zur Einführung und Umsetzung gebunden, wenn es solche gibt.

2. Wie erfolgt die Kostendeckung für die technische Aufrüstung?

Die Frage der Kostendeckung für die Anschaffung von technischen Geräten und Software ist eine weitere allgemeine Herausforderung bei der Durchführung einer Onlineversammlung.

Meistens sind nicht alle Eigentümer mit den Zusatzkosten einverstanden. Hier sollten Verwalter wissen, dass die Aufwendungen für Computer, Mikrofon, Leinwand, Projektor und Software von allen Wohnungseigentümern zu tragen sind.

Diese Anschaffungskosten sind Gemeinschaftskosten für die Durchführung der Eigentümerversammlung. Sie sind auf alle Eigentümer mit dem allgemeinen Umlageschlüssel der Miteigentumsanteile nach § 16 Absatz 2 Satz 1 WEG umzulegen, soweit nichts anderes vereinbart ist. Bestenfalls findet sich eine entsprechende Kostenregelung bereits im Ermöglichungsbeschluss.

3. Erhöhter Zeitaufwand für die Einarbeitung

Für Verwalter entsteht für die Einführung der Möglichkeit einer hybriden Eigentümerversammlung ein erhöhter Zeitaufwand — ebenso wie bei der virtuellen Onlineversammlung.

Für die Einführung und Umsetzung der Onlineteilnahme gibt es zahlreiche rechtliche Vorgaben die zu beachten sind: z.B. der Datenschutz, die Gewährleistung der Teilnahmerechte, der Nichtöffentlichkeitsgrundsatz, die allgemeinen Prüfungs- und Dokumentationspflichten des Verwalters während und nach der Eigentümerversammlung usw. Wie Verwalter diese Vorgaben bei der Einführung der hybriden Eigentümerversammlung umsetzen können, lesen Sie hier: Digitale Eigentümerversammlung erfolgreich einführen: Eine Anleitung für Verwalter

II. Besondere Herausforderung der hybriden Eigentümerversammlung

In der Praxis tauchen bei der Einberufung, der Umsetzung und der Durchführung der hybriden Eigentümerversammlung immer wieder bestimmte Probleme und Fragen auf, die in diesem Abschnitt beantwortet werden:

1. Gleichlauf zweier Versammlungstypen

Bei der hybriden Eigentümerversammlung ist der Gleichlauf zweier Versammlungstypen zu gewährleisten. Hier hilft Verwaltern nur eine gute Vorbereitung, um dies bestmöglich zu meistern.

Die Vorbereitung könnte daher zum Beispiel wie folgt aussehen:

Gleichzeitiger Beginn: Verwalter könnten den Onlineteilnehmern Ihre Zugangsdaten z.B. zusammen mit Alternativzugangsdaten senden und die Uhrzeit der Zuschaltung etwas vor Versammlungsbeginn legen, um die störungsfreie Kommunikation zu testen.

Alle Teilnehmer müssen sich sehen und hören können: Die Raumauswahl, Bestuhlung, Kameraausrichtung und Bildschirm/Leinwandpositionierung sollte so gewählt sein, dass alle Präsenzteilnehmer und Onlineteilnehmer sich gegenseitig im Blick haben.

Gelichzeitige Dokumenteneinsicht: Dokumente, die im Versammlungsraum ausgehändigt werden, müssen den Onlineteilnehmern digital zur Verfügung stehen und könnte z.B. zusätzlich auf der Leinwand projiziert werden.

Sind diese organisatorischen Feinheiten gemeistert, können Verwalter die Versammlung fast wie gewohnt leiten.

2. Wer entscheidet über die technische Umsetzung zur Durchführung einer hybriden Eigentümerversammlung?

Die technische Umsetzung der hybriden Eigentümerversammlung, die Auswahl des Equipments und der Software ist in der Regel Verwaltersache. Der Verwalter entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen und muss keine gesonderte Beauftragung abwarten. Das gilt jedenfalls soweit sich nichts anderes aus dem Einführungsbeschluss der Eigentümer ergibt.

In den meisten Einführungsbeschlüssen zur hybriden Eigentümerversammlung ist die Art der technischen Umsetzung nicht näher erläutert. Dies ist auch kein zwingender Bestandteil (vgl. Landgericht (LG) Frankfurt/Main, Urteil vom 10.10.2024, Az.: 13 S 33/23). Gibt es allerdings eine Vorgabe hinsichtlich der digitalen Umsetzung oder ein Kostenlimit ist der Verwalter daran gebunden.

3. Müssen Verwalter ausdrücklich zur hybriden Eigentümerversammlung einladen?

Nein. Selbst wenn es einen Ermöglichungsbeschluss für die Durchführung der hybriden Eigentümerversammlung gibt, verpflichtet es den Verwalter nicht auch zu einer solchen einzuberufen. Der Verwalter kann auch nur zu einer Präsenzveranstaltung einladen. Sobald ein Eigentümer auf diese Einladung hin, allerdings aktiv auf sein Recht zur Online-Teilnahme gemäß dem Einführungsbeschluss hinweist, sollte der Verwalter darauf vorbereitet sein, und ihm diese ermöglichen können.

Im Allgemeinen empfiehlt es sich bereits bei der Einberufung auf die Möglichkeit der Onlineteilnahme hinzuweisen und um Mitteilung zu bitten, wer eine solche wünscht. So kann die hybride Versammlung ausreichend vorbereitet werden und die Übermittlung der Zugangsdaten kann zeitnah erfolgen.

4. Wie sind die Teilnahmerechte der Onlineteilnehmer bei der hybriden Eigentümerversammlung gewährleistet?

Das Gesetz schreibt in 23 Abs. 1 a S. 2 WEG vor, dass die Teilnahmerechte der Wohnungseigentümer bei einer Onlineversammlung oder hybriden Versammlung in der gleichen Form gewährleistet sein müssen, wie bei der Präsenzversammlung. Dazu zählen z.B. die Rede- und Fragerechte, das Antragsrecht, das Stimmrecht usw.

Dieser Anforderung wird der Verwalter bereits dadurch gerecht, dass er bei der hybriden Eigentümerversammlung eine Videokonferenzschaltung ermöglicht und darauf achtet, dass die Versammlung online und in Präsenz gleichzeitig beginnt.

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5. Was ist zu tun bei technischen Störungen während Versammlung?

Bei technischen Störungen während der hybriden Eigentümerversammlung sollte in erster Linie versucht werden, diese kurzfristig zu beheben. Hier empfiehlt sich einen technischen Support einzurichten, der bei unerwarteten technischen Problemen helfen kann.

Liegt die Störung nicht in der Sphäre des Verwalters, sondern bei einem einzelnen Onlineteilnehmer sind dem Verwalter die Hände gebunden. Die laufende hybride Eigentümerversammlung ist deswegen nicht zu unterbrechen oder vorzeitig zu beenden, sondern fortzuführen.

Technische Störungen oder Unterbrechungen der Internetverbindung führen nicht zu Wirksamkeitshindernissen bei den Beschlussfassungen (vgl. Amtsgericht (AG) München, Urteil vom 27.04.2022, Az.: 1292 C 19128/21 WEG). Das gilt selbst in dem Fall, dass ein Onlineteilnehmer nicht mit abstimmen kann, weil die Verbindung gestört war. Beschlüsse einer hybriden Eigentümerversammlung sind nur dann unwirksam, wenn sie solche Beschlussmängel aufweisen, die auch bei einer Präsenzveranstaltung zur Anfechtbarkeit oder Unwirksamkeit führen. Dazu mehr in den Beiträgen: Eigentümergemeinschaft: Wann ist ein Beschluss anfechtbar? und Eigentümergemeinschaft: Wann ist ein Beschluss nichtig?

IV. Fazit und Zusammenfassung

Gerade bei der ersten hybriden Eigentümerversammlung gibt es für Verwalter sehr viele Herausforderungen. Insbesondere die technische Aufrüstung und die Unerfahrenheit in der praktischen Umsetzung sorgen für Unsicherheiten. Hier hilft nur eine gute Vorbereitung, ein technischer Support und ein Probedurchlauf. Nach der ersten hybriden Versammlung ist es ratsam Feedback der Eigentümer einzuholen und dies dann bei Vorbereitung der nächsten Versammlung umzusetzen.