Digitale Eigentümerversammlung erfolgreich einführen: Eine Anleitung für Verwalter

Die digitale Eigentümerversammlung ist in § 23 Abs.  1 a Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt und immer mehr Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG-Gemeinschaften) wollen Handy ihre Eigentümerversammlung ganz oder zum Teil digital durchführen. Für Verwalter ist es daher wichtig zu wissen, wie ein Einführungsbeschluss für die digitale Eigentümerversammlung in der Praxis umgesetzt wird. Neben den rechtlichen Rahmenbedingungen gibt es auch viele tatsächliche Hürden zu überwinden, bis eine WEG-Gemeinschaft für die erste digitale Eigentümerversammlung bereit ist.

Der nachfolgende Artikel soll Verwaltern eine Anleitung an die Hand geben, wie Sie in Ihrer WEG-Gemeinschaft eine digitale Eigentümerversammlung erfolgreich einführen können.

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I.  Ohne Einführungsbeschluss geht nichts

Bevor Verwalter sich mit der praktischen Umsetzung der digitalen Eigentümerversammlung auseinandersetzen, sollten sie prüfen, ob der Einführungsbeschluss der Eigentümer die Einführung der vollständig digitalen Eigentümerversammlung tatsächlich deckt.

Gemäß § 23 Abs.  1 a WEG müssen die Wohnungseigentümer den Einführungsbeschluss für die digitale Eigentümerversammlung mit einer dreiviertel Mehrheit der abgebenden Stimmen beschließen.

Dann ist vom Verwalter zu prüfen, auf welchem Zeitraum sich der Einführungsbeschluss bezieht: Nach dem Gesetz ist der Einführungsbeschluss zeitlich zu begrenzen: Er kann bestimmen, dass die Versammlung für die nächsten 1, 2 bis maximal 3 Jahre in digitaler Form veranstaltet werden kann.

Weiter es zu prüfen, ob der Einführungsbeschluss regelt, dass die digitale Eigentümerversammlung ab jetzt „stattfinden soll“ oder „stattfinden kann“.  Bei letzterer Regelung wird nur die Möglichkeit eröffnet, die Versammlung ohne psychische Präsenz stattfinden zu lassen. In diesem Fall obliegt es dem Verwalter vor der Eigentümerversammlung zu entscheiden, ob er zu einer Präsenzveranstaltung oder einer digitalen Veranstaltung lädt.

Der Verwalter hat den Beschluss auch dahingehend zu prüfen, ob bereits eine konkrete Durchführungsweise beschlossen wurde oder nicht. In der Regel wird in einem Einführungsbeschluss über die digitale Eigentümerversammlung nur über das „ob“ entschieden und nicht darüber, wie die digitale Eigentümerversammlung in der Praxis tatsächlich umgesetzt werden soll. Das reicht nach der aktuellen Rechtsprechung für die Wirksamkeit des Beschlusses auch aus (Landgericht (LG) Frankfurt/Main, Urteil vom 10.10.2024, Az.: 2-13 S 33/23).

Liegen keine konkreten Entscheidungen der Eigentümer über die Durchführungs- und Einführungsart der digitalen Eigentümerversammlung vor, dann hat der Verwalter im Rahmen einer eigenen Ermessensentscheidung. Nur wenn die Eigentümer hierzu konkrete Vorgaben machen, Ist er an diese gebunden und hat keine Ermessens Freiheit.

Letztlich muss der Verwalter prüfen, ob seine Entscheidungsfreiheit für die Durchführung der Eigentümerversammlung durch den Einführungsbeschluss begrenzt ist — das heißt konkret, er muss feststellen, ob in dem Einführungsbeschluss bereits Angaben darüber gemacht sind, wie die digitale Eigentümerversammlung in der Praxis umgesetzt werden soll.

II. Einführung der digitalen Eigentümerversammlung richtig planen

Die richtige Planung der digitalen Eigentümerversammlung sollte der erste Schritt sein, bevor die Einführung beginnen kann.

Für Verwalter empfiehlt es sich einen Plan zu machen, was vor der Versammlung, während der Versammlung und nach der Versammlung an Besonderheiten bei der digitalen Eigentümerversammlung zu beachten ist:

z.B.  vor der Versammlung:

• Können alle Eigentümer per E-Mail geladen werden? Liegen alle Adressen vor?
• In welcher Form sollen Vollmachten für Dritte bzgl. der Teilnahme möglich sein?
• Gibt es die Möglichkeit für eine vereinfachte Stimmrechtsübertragung für Eigentümer, die nicht teilnehmen können/wollen?
• Sollte eine spezielle Schulung oder Einführung für die Wohnungseigentümer organisiert werden, um sie in die Programme einzuweisen?
• Verfügen alle Wohnungseigentümer über das technische Grundequipment für notwendigen Programme? Wie ist mit Eigentümern zu verfahren, die keine entsprechenden technische Geräte besitzen?
• Sind alle technischen Geräte und Programm einsatzbereit? Sollte ein Testlauf stattfinden?

z.B. während der Versammlung:

• Soll es einen Technischen Support während der Versammlung geben?
• Soll es einen bestimmten Ablaufplan geben bei Verbindungsunterbrechungen? Wird die Versammlung mit denjenigen weitergeführt die noch online sind oder soll die Versammlung abgebrochen werden, wenn die Verbindung gestört ist und nicht alle unterbrechungsfrei teilnehmen können?

z.B. nach der Versammlung:

• Welche Möglichkeiten haben die Verwaltungsräte Ihre Unterschriften unter das Sitzungsprotokoll zu setzen?
• Gibt es digitale Unterschriftserfordernisse?
• Rücksprache mit Eigentümern halten über mögliche bzw. notwendige Verbesserungen für die nächste digitale Eigentümerversammlung.

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III. Umsetzung der Digitalen Eigentümerversammlung in der Praxis

Eine erfolgreiche Umsetzung der digitalen Eigentümerversammlung erfordert neben der sorgfältigen Planung vor allen Dingen eine richtige technische Infrastruktur. Ist diese bei der WEG- Gemeinschaft eingeführt, ist es für Verwalter lediglich wichtig, die Besonderheiten bzgl. Einladung, Ablauf und Nachbereitung einer digitalen Eigentümerversammlung zu kennen.

1. Technische Infrastruktur auswählen

Die richtige Technik und das richtige Programm für die Durchführung der Eigentümerversammlung auszuwählen, obliegt jedem Verwalter selbst (soweit dies nicht im Einführungsbeschluss vorgegeben ist). Heutzutage gibt es zahlreiche Anbieter-Plattformen für Videokonferenzen, die die Durchführung der digitalen Eigentümerversammlung ermöglichen.

Bei der Auswahl der richtigen Plattform sollten Verwalter In technischer Hinsicht auf folgendes achten:

• Ende-zu-Ende- Verschlüsselung
• Zweifaktor-Authentifizierung
• Abstimmungsfunktion mit Protokollierung
• Dokumenten-Sharing-Funktion
• Aufzeichnungsmöglichkeit
• Datensicherheit
• Bedienungsfreundlich (übersichtlich)

Für die Nutzung der richtigen Plattform sollten der Verwalter und alle Wohnungseigentümer folgende Hardwareanforderungen erfüllen können:

• Computer/ Laptop oder sonstiges technisches Gerät mit aktuellem Browser, auf dem das ausgewählte Videokonferenz Programm installiert und genutzt werden kann
• Stabile Internetverbindung (mind. 10 Mbit/s)
• Webcam (HD-Qualität)
• Mikrofon oder Headset
• Backup-Systeme

2. Einladungen vorbereiten: Besonderheiten

Es gibt einige besondere Anforderungen, die sich dem Verwalter bei der Organisation der Einladungen für eine digitale Eigentümerversammlung stellen.

Zunächst ist, wie bei der Einladung zu einer Präsenzveranstaltung, gemäß § 24 Abs. 4 S. 2 WEG eine Einberufungsfrist von 3 Wochen einzuhalten.

Inhaltlich sollten die Tagesordnung und eine technische Anleitung für die Durchführung der digitalen Eigentümerversammlung mitversandt werden. Außerdem dürfen die genauen Zugangsdaten des jeweiligen Wohnungseigentümers nicht fehlen.

Bei der digitalen Einladung per E-Mail gibt es zudem Besonderheiten, die im Zusammenhang mit dem Zugangszeitpunkt und dem Datenschutz beachten sind. So sollten die E-Mail-Adressen der Miteigentümer nicht alle im E-Mail-Verteiler stehen und damit allen zugänglich sein. Auch sollte alle Eigentümer mit der Ladungsform per E-Mail einverstanden sein. Alles Wichtige dazu, lesen Sie in dem Spezialbeitrag mit Muster zur Zustimmung zur Einladung per E-Mail:  Einladung zur Eigentümerversammlung per E-Mail zulässig?

Es empfiehlt sich für Verwalter zu dokumentieren, wann die Einladungs-E-Mails versandt wurden und  —wenn möglich  — Empfangsbestätigungen einzuholen.

Neben den “normalen” Einladungsmodalitäten ist bei der digitalen Eigentümerversammlung auch eine spezielle Zugangsdaten-Verwaltung notwendig. Das bedeutet, die persönliche Zugangsdaten der Eigentümer sollten dokumentiert und gesichert übermittelt werden. Es sollte Backup-Zugangswege für die Teilnehmer geben und jedem ein Support-Kontakt bei Zugangsschwierigkeiten zur digitalen Eigentümerversammlung zur Verfügung stehen.

3. Ablauf der digitalen Versammlung:

Für die Durchführung einer digitalen Eigentümerversammlung haben Verwalter einige Besonderheiten beim Ablauf zu beachten.

So ist zum Beispiel zu Beginn der digitalen Eigentümerversammlung eine genauere Anwesenheitskontrolle der Teilnehmer durchzuführen. Dazu gehört

• eine Identitätsprüfung aller Teilnehmer,
• eine Prüfung der Vollmachten,
• die Erstellung einer Teilnehmerliste
• und ggf. ein Hinweis, dass keine unberechtigten Dritten Zugang zu der digitalen Eigentümerversammlung haben dürfen.

Im Rahmen der gewohnten Versammlungsleitung durch den Verwalter ist bei der digitalen Eigentümerversammlung in der Regel eine verstärkte Moderation durch den Verwalter notwendig. So z.B. bei der Diskussion der einzelnen Tagesordnungspunkte und dem Austausch im Rahmen der Beschlussfassung. Die Redezeiten der teilnehmenden Eigentümer sind zu organisieren und mit den Teilnehmern abzustimmen. Gleichzeitig ist wie gewohnt ein Protokoll zu führen. Die digitale Eigentümerversammlung kann dazu auch aufgezeichnet werden.

Auch während der Abstimmung kommt dem Verwalter eine wichtige Rolle zu, da er die Stimmen auszählen und das Ergebnis in Echtzeit bekanntgeben muss. Die Beschlussfassung bei der digitalen Eigentümerversammlung entspricht in der Regel der bei einer Präsenzveranstaltung bis auf den Unterschied, dass die Stimmabgabe digital erfolgt.

4. Verwalteraufgaben nach der digitalen Eigentümerversammlung

Nach der digitalen Eigentümerversammlung entspricht die Nacharbeit des Verwalters der nach einer Präsenzveranstaltung: Verwalter haben die Aufgabe das Versammlungsergebnis zu protokollieren und zu archivieren. Neben dem Versammlungsprotokoll ist ein Beschlussprotokoll anzufertigen, dass auch alle Abstimmungsergebnisse enthält.   Vollmachten und Teilnehmernachweise sind zu archivieren.

Verwalter haben hier meist den Vorteil, dass alle Dokumente bereits digital sind und es auch eine Aufzeichnung der Versammlung gibt. Damit fällt die Speicherung einfach. Empfehlenswert ist hier die Langzeitspeicherung richtig zu planen und ein verlässliches Backup System zu haben. Außerdem sollten alle gespeicherten Daten vor dem Zugriff Dritter gesichert sein.

IV. Fazit und Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die erstmalige Einführung der digitalen Eigentümerversammlung für den Verwalter gewiss nicht einfach ist und einiges an Planungszeit erfordert. Bevor der Verwalter konkrete Maßnahmen zur Einführung der digitalen Eigentümerversammlung treffen kann, ist der Einführungsbeschluss der Eigentümer umfassend zu prüfen. Danach sollten Verwalter planen, wie sie die verschiedenen Besonderheiten der digitalen Eigentümerversammlung in der Praxis umsetzten. Dazu gehört zum einen die passende technische Ausstattung zu finden und zum anderen die Eigentümer auf deren Nutzung vorzubereiten.