Warum die Verwaltergebühr Verhandlungssache ist und wie Eigentümer vorgehen

Die Verwaltung einer Eigentumsanlage ist aufwendig — über diesen Punkt und den Umstand, dass sie am besten eine Hausverwaltung beauftragen, sind sich die Eigentümer einer Wohnungseigentumsanlage meist sofort einig. Uneinigkeit besteht eher in der Frage, was dem einzelnen Eigentümer die Hausverwaltung wert ist. Ganz konkret: Was darf der Hausverwalter bzw. die Hausverwaltung kosten? Wie hoch darf die Verwaltergebühr sein?

Die gute Nachricht vorweg: Die Höhe der Verwaltergebühr ist Verhandlungssache. Warum das so ist und wie Eigentümer vorgehen können, um eine angemessene Verwaltergebühr auszuhandeln, lesen Sie in diesem Beitrag.

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I. Kurze Erklärung: Was ist die Verwaltergebühr?

Verwaltergebühr ist nicht gleich Verwaltergebühr: Es gibt Verwaltungen, die sich Wohnungseigentumsobjekte kümmern, es gibt Mietverwaltungen und spezielle Sondereigentumsverwaltungen. Jede dieser Hausverwaltungen hat unterschiedliche, sich zum Teil überschneidende Aufgaben und verdient daher ganz unterschiedliche Verwaltergebühren. Die Frage, was eine Verwaltergebühr ist, lässt sich deswegen ohne Einzelfallbezug nur so weit beantworten, dass damit das Honorar gemeint ist, dass ein Hausverwalter bzw. eine Hausverwaltung für Ihre Hausverwaltungstätigkeit bekommt.

Eine Übersicht und allgemeine Preisangaben zu Hausverwaltungen und deren Verwaltergebühr finden Sie z.B. hier:

• Hausverwaltung: Kosten pro Einheit (mit vielen Beispielen) und
• Preise für Hausverwaltungen – Was Verwaltungen kosten

II. Warum ist die Verwaltergebühr Verhandlungssache?

Die Verwaltergebühr ist grundsätzlich Verhandlungssache, weil sie nicht gesetzlich geregelt ist.

Eine Ausnahme gibt es für Verwaltungskosten (und Instandhaltungskosten) bei preisgebundenem Wohnraum (wie z.B. Sozialwohnungen): Hier sind die Preise in § 26 Zweite Berechnungsverordnung (II. BV) festgelegt und werden nach dem Verbraucherpreisindex automatisch alle drei Jahre erhöht. Danach darf die Verwaltungskostenpauschale (ab 01.01.2023) jährlich je Wohnung 343,69 €, je Garage oder Stellplatz 44,83 € und je Eigentumswohnung 410,93 € nicht übersteigen.

Bei nicht preisgebundenem Wohnraum gilt die Berechnungsverordnung zwar nicht, bietet aber für viele Hausverwaltungen einen Orientierungspunkt.

Nichtsdestotrotz schwanken die monatlichen Preise der Hausverwaltungen erheblich, denn in die Berechnung der Verwaltergebühr lassen Hausverwaltung verschiedene Faktoren einfließen, wie z.B. die Größe der Wohnungseigentumsanlage, den Zustand des zu Betreuenden Objekts, die Entfernung zum WEG- Objekt, die Schwierigkeit des WEG- oder Mietobjekts und die Problemanfälligkeit, dazu kommt die eigene Auftragslage, Größe und Erfahrung der Hausverwaltung usw. die bei der Kalkulation der Verwaltergebühr eine große Rolle spielt.

Aufgrund dieser verschiedenen Variablen bei der Berechnung der Verwaltergebühr, ist es für Eigentümer empfehlenswert über diese Kosten zu verhandeln.  Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie nicht zu viel bezahlen, für das was sie wollen.

III. Wie können Eigentümer vorgehen? — Preisverhandlung bei der Verwaltergebühr

Um bei der Verwaltergebühr verhandeln zu können empfiehlt es sich in erster Linie gut informiert zu sein . Und zwar nicht nur darüber, was der Nachbar an Verwaltergebühr bezahlt, sondern auch darüber wie sich so eine Verwaltergebühr überhaupt berechnet. Was beinhaltet die Kostenkalkulation der Hausverwaltungen für die Verwaltergebühr und wo können vielleicht für die geplante eigene Hausverwaltung Abstriche gemacht werden?

1. Preise ansehen: Wie berechnet sich die Verwaltergebühr?

Für eine spätere Verhandlung mit einer Hausverwaltung oder einem Hausverwalter über die Verwaltergebühr ist es wichtig sich in deren Kalkulation hineinversetzen zu können. Dazu müssen sich Eigentümer die Verwaltergebühr etwas näher ansehen:

Die übliche Verwaltergebühr umfasst in der Regel eine Reihe an Fixkosten für Personalaufwendungen, Büromiete, Büromaterialien, Post- und Telekommunikationskosten, Buchhaltungssoftware, Ausbildungs- und Weiterbildungskosten der Angestellten, Fahrtkosten für die Termine bei einem Verwaltungsobjekt etc.

Dazu kommt dann das „Aufgabenpaket“ des jeweiligen Verwaltungsobjekts: Bei einer WEG-Verwaltung ist das die Buchhaltung, die Erstellung der Jahresabrechnung (Hausgeld) und des Wirtschaftsplans, die Erfassung der Zahlungseingänge und Ausgänge, ggf. Mahnungen offener Beträge, Planung und Durchführung der Eigentümerversammlung mit anschließender Protokollerstellung und Umsetzung der Beschlüsse, Beauftragung und Koordination von Handwerkern usw.   Bei einer Mietverwaltung sind die Aufgaben im Wesentlichen die Kontoführung inkl. Mieteinzug, Mietauskehr und Berichtswesen, Erstellung der Betriebskostenabrechnung, Mahnung der Mieter bei Zahlungsverzug usw. Welche besonderen Aufgaben die einzelnen Hausverwaltungen wahrnehmen, lesen Sie hier in den Spezialbeiträgen:

• WEG-Verwalter für Eigentümergemeinschaft: Aufgaben im Überblick,
• Hausverwalter für Miethaus: Aufgaben im Überblick und
• Sondereigentumsverwaltung für Eigentumswohnung: Aufgaben in Übersicht.

Je nach Größe der Wohnungseigentumsanlage und damit der Anzahl der zahlenden Eigentümer ändert sich die zu veranschlagende Verwaltergebühr ebenfalls:  Hier gilt grundsätzlich je größer die Wohnungseigentumsanlage, umso geringer ist die monatliche Verwaltergebühr pro WEG Eigentümer. Weitere Faktoren sind das Alter der Wohnungseigentumsanlage, der Sanierungs-/Instandhaltungsbedarf und die Problemanfälligkeit eines Objekts (z.B. bestehende Streitigkeiten unter Eigentümern; anhängige Beschlussklagen usw.).

2. Preise vergleichen: Was ist die durchschnittliche Verwaltergebühr (2023)?

Ein weiterer wichtiger Punkt für die Preisverhandlung über die Verwaltergebühr ist, dass Eigentümer die Marktsituation und die angemessene Verwaltergebühr für Ihr Objekt kennen. Nur so ist ein Verhandeln mit realistischen Preisangeboten möglich. Sie sollten wissen, in welchem Rahmen sich die Verwaltergebühren (Stand: 2023) bewegen.

Suchen Eigentümer im Internet nach der durchschnittlichen Verwaltergebühr erhalten Sie Ergebnisse, wie z.B. bei einem Wohnungseigentumsobjekt pro Wohneinheit zwischen 25,00 € und 40,00 € und bei einer Mietverwaltung zwischen 20,00 € und 45,00 €. Für eine gute Verhandlung über die Höhe der Verwaltergebühr ist das zu wenig, denn solche Preisangaben sind grundsätzlich zu allgemein.

Sind Eigentümer richtig über die Kostenbestandteile der Verwaltergebühr informiert, ist es einfacher bei einer konkreten Suche nach einer Hausverwaltung herauszufinden, was die durchschnittliche Verwaltergebühr für Ihr zu verwaltendes Eigentumsobjekt ist. Nur bei der Suche nach realistischen vergleichbaren Preisen erzielen Eigentümer Ergebnisse, die in einer späteren Preisverhandlung verwenden können. Ob Sie für die Suche bei bekannten Eigentümern oder Vermietern nachfragen oder Onlinesuchportale verwende ist egal: Wichtig ist, dass das zu verwaltende Objekt eine vergleichbare Größe einen vergleichbaren Standort und einen vergleichbaren Aufgabenbereich (WEG-/Mietverwaltung) usw. hat. Wollen Sie sofort herausfinden, wie hoch die Verwaltergebühr für Ihr Objekt durchschnittlich ist, dann können Sie in folgendem Link in wenigen Minuten einen kostenlosen Angebotsvergleich anfordern: https://www.hausverwalter-vermittlung.de/anfrage/direktanfrage/

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3. Welche Anforderungen stellt mein WEG- Objekt?

Geht es um die Frage der Höhe der Verwaltergebühr, sollten Eigentümer sich darüber im Klaren sein, welche eigenen Anforderungen Sie an die Hausverwaltung bzw. den Hausverwalter oder eine Mietverwaltung stellen. Welche Erwartungen bestehen? Welche Aufgaben sollen in jedem Fall übernommen werden?

Umgekehrt sollte auch geklärt werden, welche Aufgaben in Eigenregie (z.B. vom Verwaltungsbeirat oder einem autorisierten Miteigentümer) übernommen werden können, um die Verwaltungsgebühr zu senken? Hierfür ist es hilfreich sich eine Liste anzufertigen.

4. Preise der Verwaltergebühr verhandeln

Zuletzt kommt die eigentliche Verhandlung: Nennt die Verwaltung eine konkrete Verwaltergebühr, sollte zunächst geprüft werden welche Dienstleistungen im Einzelnen erfasst sind und ob die eigenen Anforderungen damit erfüllt werden oder nicht. Gehen die angebotenen Dienstleistungen über die eigenen Wünsche hinaus, wäre das ein möglicher Verhandlungsansatz. So könnte die Verwaltung diese (unerwünschten) Dienstleistungen vielleicht im Gleichlauf mit einer Kostenreduktion weglassen.

Viele Hausverwaltungen bieten bereits unterschiedliche Dienstleistungs- bzw. Servicepakete an: von der „Basisvariante“ bis zum „Rundum-Sorglos- Paket“.  Auch Rabatte für Großkunden mit besonders vielen Wohneinheiten oder mehreren Objekten sind bei vielen Hausverwaltungen möglich.

IV. Fazit

Die Verwaltergebühr ist grundsätzlich Verhandlungssache – die Größe des Verhandlungsspielraums hängt allerdings vom Verwaltungsobjekt und den Anforderungen der Eigentümer an die Verwaltung ab. Die beste Verhandlungsstrategie ist daher ausreichendes Wissen über die angemessenen Preise bei vergleichbaren Projekten, um Preisnachlass bei der Verwaltergebühr zu erhalten.