WEG-Verwalter für Eigentümergemeinschaft: Aufgaben im Überblick

Bevor eine Wohnungseigentümergemeinschaft einen WEG-Verwalter beauftragt, steht oft die Frage im Raum, ob eine externe WEG-Hausverwaltung überhaupt notwendig ist: Wozu braucht eine Eigentümergemeinschaft einen WEG- Verwalter? Welche Aufgaben hat ein WEG-Verwalter? – Bis zur WEG-Reform gab es dazu einen Aufgabenkatalog im Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Dieser findet sich zwar nicht mehr, aber dennoch enthält das Gesetz zahlreiche Einzelbestimmungen zu den Verwalteraufgaben.

Was die Aufgaben der WEG-Verwalter sind und was diese im Einzelnen bedeuten, lesen Sie hier im Überblick.

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I. Was sind die gesetzlichen Aufgaben des WEG-Verwalters?

Die Hauptaufgabe des WEG-Verwalters ist die ordnungsgemäße Verwaltung des Eigentumsobjekts für die Wohnungseigentümergemeinschaft. Gesetzliche Bestimmungen für die Aufgaben und Befugnisse des WEG-Verwalters finden Eigentümer in § 27 WEG und in den §§ 9b, 24, 28 WEG

1. Aufgaben nach § 27 WEG: ordnungsgemäße Verwaltung

Die Aufgaben und Befugnisse des WEG-Verwalters sind in § 27 Abs. 1 WEG wie folgt geregelt:

Der Verwalter ist gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen,

• die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder
• zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind.

Das bedeutet zunächst das dem Verwalter die Aufgabe obliegt, Maßnahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung von untergeordneter Bedeutung zu treffen. Die vorherige Einholung eines Eigentümerbeschlusses ist dann nicht notwendig. Das Gleiche gilt, wenn es um eine fristwahrende Maßnahme geht oder ein Notfall vorliegt.

Was generell zur ordnungsgemäßen Verwaltung zählt, ist u.a. in § 19 Abs. 2 WEG geregelt:  Danach gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung z.B. die Aufstellung einer Hausordnung, die ordnungsmäßige Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, die angemessene Versicherung des gemeinschaftlichen Eigentums, die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage, die Festsetzung von Vorschüssen nach § 28 Absatz 1 Satz 1 WEG etc.

Daneben ist es als Teil der ordnungsgemäßen Verwaltung auch Aufgabe des Verwalters Beschlüsse der Eigentümerversammlung umzusetzen und die Eigentümergemeinschaft in technischen und kaufmännischen Fragen zu betreuen.

Nach § 27 Abs. 2 WEG können die Wohnungseigentümer die Rechte und Pflichten des WEG- Verwalters aus § 27 Abs. 1 WEG zudem durch Beschluss einschränken oder erweitern. Es ist demnach auch möglich, dass die Eigentümergemeinschaft einen Aufgabenkatalog mit dem WEG-Verwalter vereinbart und konkret festlegt, welche Maßnahmen der WEG-Verwalter ohne vorherigen Beschluss der Eigentümergemeinschaft treffen kann.

2. Aufgaben nach §§ 24, 28 WEG und § 9b WEG

In den §§ 9b, 24, 28 WEG werden einige weitere spezifische Aufgaben der ordnungsgemäßen Verwaltung auf den WEG- Verwalter übertragen. Dazu zählen:

• Einberufung und Leitung der Eigentümerversammlung nach § 24 Abs. 1, Abs. 5 WEG
• Erstellung des Wirtschaftsplans § 28 Abs. 1 S. 2 WEG
• Erstellung der Jahresabrechnung § 28 Abs. 2 WEG
• Erstellung des Vermögensberichts § 28 Abs. 4 WEG
• Außergerichtliche und gerichtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft nach § 9b WEG

II. Aufgaben bei der WEG: Was macht der Verwalter genau?

In der Praxis können sich Wohnungseigentümer oft nicht genau vorstellen, was sich hinter den einzelnen gesetzlichen Aufgaben des WEG-Verwalters verbirgt. Daher werden die wichtigsten Aufgaben des WEG-Verwalters aus der Praxis hier etwas näher erklärt.

1. Einberufung und Leitung der Eigentümerversammlung

Der WEG-Verwalter ist nach § 24 Abs. 1 WEG verpflichtet, die Eigentümerversammlung mindestens einmal jährlich einzuberufen und zu leiten. Dazu gehört einiges an Planungsarbeit: Er legt die Tagesordnung fest, terminiert die Versammlung und muss die Einladungen fristgerecht versenden. Während der Versammlung führt der WEG- Verwalter den Vorsitz nach § 24 Abs. 5 WEG, d.h. er stellt die Beschlussfähigkeit fest, stellt die Anträge vor und leitet die Abstimmungen. Die Beschlüsse sind zu protokollieren und es ist eine Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 WEG zu führen.

2. Erstellung des Wirtschaftsplans

Nach § 28 Abs. 1 S. 2 WEG erstellt der WEG-Verwalter in jedem Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan, der die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft enthält. Über den Wirtschaftsplan ist von den Eigentümern ein Beschluss zu fassen, der als Grundlage für die Berechnung des Hausgelds dient.

3. Erstellung der Jahresabrechnung

Nach Ablauf des Kalenderjahres fertigt der WEG-Verwalter die Jahresabrechnung gemäß § 28 Abs. 2 WEG an: Darin führt der WEG-Verwalter die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft für das vergangenen Jahr auf und gibt den Abrechnungssaldo für jede einzelne Eigentumswohnung an.

Der WEG-Verwalter muss bei der Jahresabrechnung die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben mit den im Wirtschaftsplan angesetzten Beträgen vergleichen und der Eigentümergemeinschaft eventuelle Abweichungen erläutern. Zudem dient die Jahresabrechnung als Grundlage für die Verteilung des Hausgelds: Die angefallenen Kosten sind nach dem Umlageschlüssel der WEG auf die einzelnen Eigentümer zu verteilen. Der WEG-Verwalter ermittelt dabei Guthaben oder Nachzahlungen, die später an die Eigentümer ausgezahlt oder von diesen eingefordert werden. Fehlerhafte oder unvollständige Jahresabrechnungen sind anfechtbar.

4. Erstellung des Vermögensberichts

Eine weitere Aufgabe des WEG-Verwalters, ist die Pflicht zur Anfertigung eines Vermögenberichts der Eigentümergemeinschaft nach § 28 Abs. 4 WEG. Danach ist jährlich einen Bericht über den Ist-Stand des Gemeinschaftsvermögens und die gebildeten Rücklagen zu erstellen. Dieser Vermögensbericht ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen.

5. Umsetzung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft

Eine weitere wesentliche Aufgabe des WEG-Hausverwalters, ist die Umsetzung der Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft. Er führt die Beschlüsse entweder selbst aus oder überwacht deren ordnungsgemäße Ausführung. Die Eigentümer sind dabei über den Fortschritt der Umsetzung eines Beschlusses zu informieren.

Welche konkreten Aufgaben sich hier ergeben, kommt auf den Beschlussinhalt an: So kann es z.B. Aufgabe des Verwalters sein Kostenvoranschläge von Drittfirmen für Reparaturen einzuholen, Handwerker zu beauftragen, Verträge für die Gemeinschaft abzuschließen, einzelne Eigentümer wegen Verstößen gegen die Gemeinschaftsordnung abzumahnen, das Arbeitsverhältnis eines Hausmeisters oder Gärtners mit der WEG zu betreuen oder rechtliche Schritte gegen Dritte oder Eigentümer der WEG einzuleiten und die Gemeinschaft insoweit nach § 9 b WEG.

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6. Erhaltung des Gemeinschaftseigentums

Der WEG-Verwalter hat die Aufgabe erforderliche Erhaltungsmaßnahmen für das Gemeinschaftseigentum zu treffen. Reparaturen und Instandsetzungen in geringem Umfang kann er nach §§ 27 Abs. 1 Nr. 1, 19 Abs. 2 WEG selbst beauftragen, für umfangreichere Maßnahmen ist ein Eigentümerbeschluss notwendig.

Dazu kommt die Pflicht den Erhaltungszustand des Gemeinschaftsobjektes und der Anlagen zu überprüfen und gegebenenfalls Reparaturmaßnahmen oder Modernisierungen vorzuschlagen.

7. Buchhaltung und Kontoführung

Letztlich haben WEG-Verwalter auch zahlreiche kaufmännische Aufgaben für die Eigentümergemeinschaft zu erledigen.  Dazu zählen alle Aufgaben, die mit der Finanzverwaltung, Organisation und Buchhaltung der Gemeinschaft zusammenhängen: Kontoführung, Prüfung der Zahlungseingänge und Ausgänge, Zahlungen der Rechnungen der Eigentümergemeinschaft, Eintreibung der Verbindlichkeiten ggf. mittels Mahnungen, Einzug des Hausgelds, Schriftverkehr mit den Eigentümern.

Als Teil der ordnungsgemäßen Verwaltung ist eine ordnungsgemäße Buchführung zu führen. Belege der Eigentümergemeinschaft sind aufzubewahren.

III. Gibt es Aufgaben des WEG-Verwalters die nicht im WEG geregelt sind?

Ja. Zum einen gibt es Aufgaben des WEG-Verwalters die durch Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft auf diesen übertragen wurden oder die im Verwaltervertrag vereinbart sind und sich nicht direkt aus dem WEG ergeben. Zum anderen gibt es auch Aufgaben des WEG-Verwalters die nicht direkt mit der Eigentümergemeinschaft zusammenhängen, wie z.B. die Fort- und Weiterbildungspflicht (mehr dazu in: Hausverwaltung – Weiterbildungspflicht: Welche Fortbildungen müssen Verwalter absolvieren?).

IV. Zusammenfassung

Insgesamt lässt sich festhalten, dass die Aufgaben der WEG-Verwalter zahlreich und mit einem großen Zeitaufwand verbunden sind. Eigentümergemeinschaften ist es daher zu empfehlen, sich einen qualifizierten Hausverwalter zu suchen, der die ordnungsgemäße Verwaltung Ihres Eigentums übernimmt.