Sondereigentumsverwaltung für Eigentumswohnung: Aufgaben in Übersicht

Die Wohnungseigentumsverwaltung (WEG-Verwaltung) und die Mietverwaltung sind bei den meisten Eigentümern geläufige Begriffe, doch was ist eine Sondereigentumsverwaltung für eine Eigentumswohnung? Welche Aufgaben erfüllt die Hausverwaltung bei der Sondereigentumsverwaltung und welche Leistungen hat Sie dabei zu erbringen? Für wen lohnt sich die ein Vertrag mit der Hausverwaltung über eine Sondereigentumsverwaltung?

Der nachfolgende Artikel zeigt die Aufgaben und Leistungen einer Sondereigentumsverwaltung in einer Übersicht.

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I. Unterschied WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung

Die Abgrenzung der WEG-Verwaltung, der Mietverwaltung und der Sondereigentumsverwaltung erfolgt in erster Linie nach dem Verwaltungsgegenstand, der in dem Verwaltervertrag vereinbart ist.

Bei der WEG-Verwaltung nach §§ 26 Abs. 1, 27 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ist der Verwaltungsgegenstand immer das Gemeinschaftseigentum. Dazu gehören zum Beispiel die Außenwände, das Dach, das Treppenhaus, Flure oder ein Fahrstuhl, Keller, Außenanlage etc. Der Umfang ergibt sich aus der Teilungsanordnung der Wohnungseigentümergemeinschaft. Die WEG-Verwaltung kümmert sich um die ordnungsgemäße Verwaltung des Gemeinschaftseigentums und leitet unter anderem die Eigentümerversammlung.

Mehr zu den Aufgaben lesen Sie hier:

• WEG-Verwalter für Eigentümergemeinschaft: Aufgaben im Überblick und
• Hausverwaltung: Aufgaben, Rechte und Verantwortlichkeit des WEG-Verwalters.

Bei der Sondereigentumsverwaltung ist der Verwaltungsgegenstand regelmäßig Sondereigentum in Form einer vermieteten Eigentumswohnung innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Sondereigentumsverwaltung gilt als besonderer Unterfall der Mietverwaltung, da die Mietverwaltung alle Arten von Mietobjekten als Verwaltungsgegenstand hat. Der vermietende Eigentümer muss bei der Mietverwaltung nicht notwendigerweise Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft sein. Bei beiden Formen der Mietverwaltung übernimmt die Hausverwaltung nicht nur die kaufmännische, sondern auch technische und rechtliche Betreuung der Mietwohnung oder des Mietshauses. Weitere Einzelheiten zu den Aufgaben einer umfangreichen Mietverwaltung finden Sie hier: Hausverwalter für Miethaus: Aufgaben im Überblick.

II. Aufgaben und Leistungen der Sondereigentumsverwaltung

Da die Sondereigentumsverwaltung vermietete Eigentumswohnungen betrifft, überschneiden sich die Aufgaben des Sondereigentumsverwalters im Wesentlichen mit denen des Mietverwalters. Das bedeutet, dass es zu den Aufgaben der Sondereigentumsverwaltung gehört, sich um alle Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Vermietung zu kümmern, angefangen von der Wohnungsbesichtigung bis hin zur Räumung. Darüber hinaus ist der vermietende Eigentümer oftmals auch durch den Sondereigentumsverwalter gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft vertreten.

Zu den Wichtigsten Aufgaben der Sondereigentumsverwaltung zählen:

• (Neu-)Vermietung der Eigentumswohnung: Suche und Auswahl geeigneter Mieter, Wohnungsbesichtigungen, Erstellung und Prüfung des Mietvertrages; Wohnungsabnahme usw.
• Forderungsmanagement im Zusammenhang mit dem Mietvertrag: Prüfung und Überwachung der rechtzeitigen Mieteingänge, Abmahnung des säumigen Mieters und Geltendmachung von Mieterhöhungen oder anderen Ansprüchen des Mietvertrages
• Buchhaltungsaufgaben: Erstellung von Betriebskostenabrechnungen, Kontoführung Kautionskonto, Zahlungen von Rechnungen des Vermieters/Eigentümers etc.
• Technische bzw. praktische Aufgaben: Überwachung der Hausordnung und ggf. Abmahnungen des Mieters wegen Verstoßes gegen die Hausordnung, Abwicklung von Sanierungs-, Modernisierung- und sonstigen Bauvorhaben in der Eigentumswohnung mit Durchsetzung der Duldungspflichten des Mieters und Beauftragung von Handwerkern
• Ansprechpartner vor Ort für den Mieter der Eigentumswohnung und die Miteigentümer
• Rechtliche Aufgaben: Vertretung bei Vertragsabschlüssen im Zusammenhang mit der Vermietung der Eigentumswohnung, Abgabe und Entgegennahme von empfangsbedürftigen Willenserklärungen, Abwicklung von Kündigungen und Räumungen einschließlich der gerichtlichen Vertretung und Beauftragung eines Rechtsanwalts usw.
• Gegebenenfalls Vertretung des Eigentümers gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft, z.B. auf der Eigentümerversammlung etc.

Diese Aufstellung der Aufgaben einer Sondereigentumsverwaltung ist nicht abschließend. Im Einzelfall ist der Umfang der Aufgaben der Sondereigentumsverwaltung immer des jeweiligen Verwaltervertrages zwischen dem Wohnungseigentümer und der Hausverwaltung zu prüfen.

Wohnungseigentümer haben gegenüber dem Sondereigentumsverwalter regelmäßig einen Anspruch auf Auskunft und Rechnungslegung nach §§ 675, 666 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) und auf Herausgabe von Gegenständen und Unterlagen, die der Verwalter durch die Mietverwaltung erlangt hat nach §§ 675, 667 BGB (vgl. Oberlandesgericht (OLG) Frankfurt, Urteil vom 25. Februar 2016, Az.: 22 U 23/16). Der Anspruch umfasst sämtliche Unterlagen und Konten, in denen Vorgänge betreffend der Wohnungseigentumsanlage enthalten bzw. gebucht sind (vgl. OLG Hamm, 20. Dezember 2007, Az.: 15 W 41/07).

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III. Brauchen Eigentümer einen Vertrag für die Sondereigentumsverwaltung?

Ja, grundsätzlich sollten Eigentümer immer einen gesonderten Vertrag zur Sondereigentums-verwaltung abschließen.

Das gilt sogar dann, wenn in der Wohnungseigentumsgemeinschaft für vermietetes Eigentum eine Sondereigentumsverwaltung durch die WEG-Verwaltung ausdrücklich vorgeschrieben ist. So eine Regelung kann z.B. in der jeweiligen Gemeinschaftsordnung (GO) der Wohnungseigentums-gemeinschaft stehen: Die  Zulässigkeit einer solchen Regelung in der GO scheitert nach einer Entscheidung des Bayerischen Obersten Landesgerichts nicht an § 242 BGB, wenn darin steht, dass ein Wohnungseigentümer die Verwaltung des Sondereigentums auf den WEG-Verwalter übertragen muss und dieser die  Mietzahlungen für ihn vereinnahmt und mit Wohngeldforderungen der Gemeinschaft verrechnet (Beschluss vom 14.06.1995, Az.: 2 ZBR 53/95).

Aus rechtlicher Sicht ist der Vertrag zur Sondereigentumsverwaltung ein entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag mit dienstvertraglichen Elementen nach § 675 Bürgerliches Gesetzbuch BGB.

Inhaltlich sollte der Vertrag für die Sondereigentumsverwaltung die Aufgaben, Leistungspflichten und Rechte des Verwalters bestimmen. Außerdem sollten Eigentümer mit dem Verwalter klare Vereinbarungen zur Vergütung einschließlich Sondervergütungen usw. treffen. Es empfiehlt sich zudem eine Laufzeit zu bestimmen.

IV. Was kostet eine Sondereigentumsverwaltung?

Eine Sondereigentumsverwaltung kostet regelmäßig zwischen 19,00 € und 40,00 € im Monat. Für die Kosten im Einzelfall kommt es z.B. darauf an, wo das Sondereigentum liegt, ob die Sondereigentumsverwaltung mehrere Eigentumswohnungen im Haus betreut und ob es sind zugleich um die WEG- Verwaltung handelt. Die Kosten der Sondereigentumsverwaltung variieren zudem je nach Umfang der übernommenen Aufgaben, der Größe der Eigentumswohnung, der Mieterzahl usw.  Im Grunde genommen berechnen sich die Kosten wie bei der WEG-Verwaltung.

Einen Überblick bieten Ihnen diese Beiträge:

• Hausverwaltung: Kosten pro Einheit (mit vielen Beispielen) und
• Preise für Hausverwaltungen – Was Verwaltungen kosten (mit Preistabellen).

Angemerkt sei an dieser Stelle, dass für Eigentümer die Kosten der Sondereigentumsverwaltung steuerlich absetzbar sind. Wie die Kosten der Mietverwaltung gehören auch die Kosten der Sondereigentumsverwaltung zu den Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung, so z.B. die monatliche Verwaltungsgebühr als laufende Kosten, Vermittlungsprovisionen oder Kosten der Vertragserstellung usw.

V. Zusammenfassung

Die Sondereigentumsverwaltung übernimmt alle Aufgaben, die dem vermietenden Wohnungseigentümer obliegen.  Der Eigentümer selbst muss sich nicht um seine Eigentumswohnung kümmern. Bis auf die regelmäßige Information durch den Verwalter über die Eigentumswohnung und das Mietverhältnis, sowie gegebenenfalls notwendige Abstimmung hat der Eigentümer selbst mit der vermieteten Eigentumswohnung nichts zu tun. Daher lohnt sich die Sondereigentumsverwaltung besonders für alle Eigentümer die ihre Eigentumswohnung als Investment nutzen und vermieten wollen, aber keine Zeit haben, sich selbst um die Verwaltungsaufgaben zu kümmern. Suchen Sie eine Sondereigentumsverwaltung, erfahren Sie hier wie Sie eine Hausverwaltung finden: So finden Eigentümer eine Verwaltung, die zum Haus passt.