Niederlegung der Verwaltertätigkeit – So agieren Verwalter (und Eigentümer) richtig

Der Verwalter will kündigen oder der Verwaltervertrag soll nicht verlängert werden —in beiden Fällen ist die Verwaltertätigkeit niederzulegen. Die Konsequenz ist dann, dass die Eigentümer die Hausverwaltung wechseln müssen. Agieren Verwalter und Eigentümer in dieser Situation richtig muss der Verwalterwechsel nicht zwangsläufig mit Schwierigkeiten verbunden sein. Abberufung, Kündigung und Verwalterwechsel können auch reibungslos und im Gegenseitigen Einverständnis ablaufen. In der Praxis ist das sogar häufiger der Fall als man annehmen mag.

Der nachfolgende Artikel zeigt, was die Niederlegung der Verwaltungstätigkeit funktioniert und wie Verwalter und Eigentümer richtig agieren.

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I. Rechtzeitige Kommunikation über Niederlegung des Verwalteramts

Die rechtzeitige Kommunikation zwischen der Hausverwaltung und der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG- Gemeinschaft) bzw. einzelnen Eigentümern ist das A und O für das Gelingen eines unproblematischen Verwalterwechsels. Schließlich wollen sowohl die Eigentümer als auch der Verwalter, dass die Niederlegung ohne besonderen Aufwand ablaufen kann.

Ganz wichtig ist dazu die rechtzeitige Bekanntmachung der Niederlegung der Verwaltertätigkeit durch den Hausverwalter, damit die Eigentümer ausreichend Zeit haben sich um eine neue Hausverwaltung zu bemühen. In besonderen Fällen, wie z.B. Krankheit o.ä. geht das gewiss nicht, allerdings kann der ausscheidende Verwalter auch dann ggf. seine Unterstützung anbieten, indem er einen Vertreter benennt. Haben die Wohnungseigentümer noch keinen neuen Verwalter kann ihnen dieser Beitrag bei der Suche helfen: Hausverwaltung finden: So finden Eigentümer eine Verwaltung, die zum Haus passt.

II. Niederlegung der Verwaltertätigkeit oder Abberufung, Kündigung in einer Eigentümerversammlung?

Die Abberufung des Verwalters erfolgt gemeinschaftlich durch die Wohnungseigentümer in einer Eigentümerversammlung nach § 26 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Dazu ist lediglich der Punkt der Abberufung (bestenfalls zugleich mit der Einberufung eines neuen Verwalter) auf die Liste der Tagesordnungspunkte zu setzen. Die Abberufung kann auf einer ordentlichen Eigentümerversammlung stattfinden oder auf einer außerordentlichen, auch ein Umlaufbeschluss ist möglich.

Wichtig ist, dass die Abberufung allein nicht den Verwaltervertrag beendet. Daher ist auch ein Kündigungsausspruch bei der jeweiligen Eigentümerversammlung zu beschließen, wenn keine Kündigung seitens des Verwalters erfolgt. Ohne separate Kündigung endet der Verwaltervertrag spätestens 6 Monate nach Abberufung per Gesetz. Wollen Sie mehr Einzelheiten zur Abberufung und Kündigung der Hausverwaltung wissen? Dann lesen Sie den Beitrag: Wohnungseigentumsgesetz 2020 – Abbestellung und Kündigung des WEG-Verwalters.

Die Niederlegung der Verwaltertätigkeit seitens des Verwalters bedarf keiner besonderen Form und muss auch nicht auf einer Eigentümerversammlung erfolgen. Der Verwalter kann seine Tätigkeit jederzeit und ohne besonderen Grund durch formfreie, einseitige und empfangsbedürftige Willenserklärung gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft niederlegen (vgl. Landgericht (LG) Frankfurt am Main, 31.08.2020, Az.: 2-13 S 87/19). Bestenfalls erklärt er auch gleichzeitig die Kündigung. Dazu muss auch keine Eigentümerversammlung einberufen werden. Es reicht in der Regel aus, wenn die Erklärung einem Wohnungseigentümer zugeht. Es empfiehlt sich z.B. ein Schreiben an den Verwaltungsbeirat.

Was bei der Kündigung durch den Hausverwalter zu beachten ist, erklärt der Beitrag: Hausverwaltung hat unserer WEG gekündigt? Was jetzt?

III. Verwaltervertrag und Kündigungstermine nicht außer Acht lassen

Die Kündigung des Verwaltervertrages beendet alle rechtsgeschäftlichen Beziehungen. Die Abberufung hingegen beendet nur die Organstellung des Verwalters in der Wohnungseigentümergemeinschaft. D.h. obwohl ein Verwalter abberufen wurde, kann er unter gewissen Voraussetzungen noch sein monatliches Honorar verlangen bis der Verwaltervertrag gekündigt ist.

Daher sollte bei einer einvernehmlichen Trennung von Hausverwaltung und Eigentümer versucht werden, einen Gleichlauf des Abberufungszeitpunkts und des Kündigungstermins zu finden. Ergeben sich besondere Kündigungsfristen aus dem Verwaltervertrag sind diese sowohl vom Verwalter als auch von den Eigentümern zu beachten.

Läuft der Verwaltervertrag daher z.B. zum 31.12.2022 aus bzw. ist das der Kündigungstermin, dann sollte die Abberufung auch zum 31.12.2022 beschlossen werden. Das bedeutet nicht, dass an diesem Tag die Eigentümerversammlung sein muss: Ein Abberufungsbeschluss kann auch zeitlich eher erfolgen und lautet dann z.B. „ Der Verwalter Herr XY wird zum 31.12.2022 aus dem Verwalteramt abberufen“. Wichtig ist aber, dass auch die Kündigung und der Kündigungstermin zu diesem Zeitpunkt bereits feststehen und ein entsprechender Beschluss der Eigentümer gefasst wurde, damit die Kündigung seitens der Eigentümer zeitnah ausgesprochen werden kann. Diese Notwendigkeit entfällt nur dann, wenn der Verwalter kündigt.

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IV. Kommunikation bei der Abwicklung und Übergabe der Geschäfte

Damit es nach einvernehmlicher Abberufung und Kündigung nicht doch noch zu Streit kommt ist es wichtig, dass die Hausverwaltung und die Eigentümer über die Abwicklung und Übergabe der Geschäfte kommunizieren. Die Wohnungseigentümer sollten der Hausverwaltung rechtzeitig die neue Hausverwaltung oder den neuen Hausverwalter mitteilen, damit die Unterlagen übergeben werden können. Sind von dem alten Verwalter auch in der Amtszeit des neuen Verwalters noch gewisse nachvertragliche Pflichten zu erfüllen sollte darüber rechtzeitig mit dem alten Verwalter gesprochen werden. Kann oder will der alter Verwalter bestimmte nachvertragliche Pflichten nicht erfüllen, kann mit dem neuen Verwalter eine Übernahme dieser Verpflichtungen vereinbart werden. Die Kosten, die dafür entstehen hat der alte Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft zu erstatten.

Was bei der Abwicklung der Verwaltungsgeschäfte im Rahmen des Verwalterwechsels zu beachten ist, lesen Sie hier: Wie funktioniert die Übergabe der Unterlagen an die neue Hausverwaltung? Und Abrechnung für das Vorjahr nach Wechsel der Hausverwaltung.

V. Fazit und Zusammenfassung

Bei der Niederlegung der Verwaltertätigkeit ist das beste Vorgehen für Eigentümer und Verwalter ausreichend mit dem Gegenüber zu kommunizieren. Bei einem geplanten Verwalterwechsel oder der Niederlegung der Verwaltertätigkeit können dadurch frühzeitig alle Vorbereitungen getroffen werden, die einen reibungslosen Ablauf bei Abberufung, Kündigung und Abwicklung der noch offenen Geschäfte gewährleisten.