Abrechnung für das Vorjahr nach Wechsel der Hausverwaltung

Mit dem Wechsel der Hausverwaltung tauchen für die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG- Gemeinschaft) viele neue Fragen auf. Die bedeutendste Frage ist meist: Wer erstellt die Abrechnung für das Vorjahr. Egal ob der Verwalterwechsel mitten im Jahr oder am Jahresende erfolgt, es gibt immer wieder Streit darüber, wer für dir noch offene Abrechnung des Vorjahrs zuständig ist. Der alte Verwalter lehnt eine Zuständigkeit meist ab mit dem Argument, er habe keine Unterlagen mehr und der neue Verwalter verneint eine Zuständigkeit meist mit dem Hinweis auf die Fälligkeit der Abrechnung vor seiner Zeit. Doch was gilt wirklich? Wer muss die Abrechnung für das Vorjahr erstellen? An wen kann sich die WEG-Gemeinschaft halten?

Der nachfolgende Artikel erklärt Wohnungseigentümern, wer nach dem Wechsel der Hausverwaltung für die Abrechnung des Vorjahrs verantwortlich ist.

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I. Wonach richtet sich Abrechnungspflicht der Hausverwaltung?

In erster Linie nach dem Gesetz, wenn es keine besondere vertragliche Vereinbarung für den Fall des Wechsels der Hausverwaltung gibt.
Die Abrechnungspflicht der Hausverwaltung ist in § 28 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt. Danach beschließen die Wohnungseigentümer nach Ablauf des Kalenderjahres über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Zu diesem Zweck hat der Verwalter eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan (Jahresabrechnung) aufzustellen, die darüber hinaus die Einnahmen und Ausgaben enthält. Die Abrechnung für das Vorjahr ist somit immer nach Ablauf des Kalenderjahres zu erstellen.
Welche Hausverwaltung nach einem Wechsel die Abrechnungspflicht erfüllen muss, steht zwar nicht ausdrücklich in der Vorschrift, aber der Bundesgerichtshof (BGH) hat in einer Leitsatzentscheidung dazu entschieden, dass die Abrechnungspflicht für das Vorjahr denjenigen Verwalter trifft, der im Zeitpunkt der Entstehung der Verpflichtung Amtsinhaber ist (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 16.02.2018, Az.: V ZR 89/17). D.h. für die Praxis, dass immer die Hausverwaltung die Abrechnung für das Vorjahr erstellen muss, die im Amt war als die Abrechnungspflicht für das Vorjahr entstanden ist.
Nach dem BGH besteht diese Pflicht zur Erstellung der Abrechnung des Vorjahrs fort, sobald sie einmal entstanden ist. Selbst wenn die Hausverwaltung im Laufe des Jahres wechselt und der bisherige Verwalter ausscheidet geht die Abrechnungspflicht nicht auf den neuen Verwalter über (BGH, Urteil vom 16.02.2018, Az.: V ZR 89/17).
Beispiel 1:
Die Hausverwaltung wechselt am 14.03.2022. Daraus folgt, dass die Abrechnung für das Vorjahr 2021 noch von der alten Hausverwaltung zu erstellen ist. Die Abrechnung für 2022 ist dann von der neuen Hausverwaltung zu erstellen.
Beispiel 2:
Die Hausverwaltung wechselte am 01.10.2021. Auch hier gilt die Abrechnungspflicht für den Amtsinhaber, mit der Folge, dass die neue Hausverwaltung für die Abrechnung des Jahres 2021 zuständig ist. Die alte Hausverwaltung ist zuständig für die Abrechnung des Jahres 2020.
Nach dem Wechsel der Hausverwaltung ist die Abrechnungspflicht für das Vorjahr für die alte Hausverwaltung eine sog. nachwirkende Pflicht. D.h. sie entfällt nicht durch das Ausscheiden und es gibt auch keine gesonderte Vergütung (vgl. BGH, Urteil vom 16.02.2018, Az.: V ZR 89/17).
In der Praxis wenden frühere Hausverwaltungen oft ein, dass sie die Abrechnung für das Vorjahr aufgrund des Wechsels der Hausverwaltung nicht machen können, da sie die Verwaltungsunterlagen nicht mehr hätten. Dieser Einwand trägt aber nicht, da sie für die Erstellung der Abrechnung eine Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen geltend machen können(vgl. BGH, Urteil vom 16.02.2018, Az.: V ZR 89/17).

II. Wie wirkt sich eine im Verwaltervertrag vereinbarte Fälligkeitsregelung auf die Abrechnungspflicht aus?

Gar nicht. Der BGH hat eindeutig klargestellt, dass es für Abrechnungspflicht nicht auf den Zeitpunkt der Fälligkeit einer Vorjahresabrechnung ankommt (BGH, Urteil vom 16.02.2018, Az.: V ZR 89/17).
Damit lehnte der BGH anderweitig vertretene Auffassungen in der Rechtsprechung der Instanzengerichte (z.B. Oberlandesgericht (OLG) Zweibrücken, Beschluss vom 11.05.2007, Az.: 3 W 153/06), die für die  Pflicht zur Erstellung der Abrechnung auf deren Fälligkeitszeitpunkt der abstellen, ab: Eine Fälligkeitsvereinbarung sage nichts darüber aus, wer eine bestimmte Leistung schuldet, sondern bestimme lediglich den Zeitpunkt, von dem an ein Gläubiger die Leistung verlangen kann (BGH, Urteil vom 16.02.2018, Az.: V ZR 89/17; BGH, Urteil vom 25. Januar 2013, Az.: V ZR 118/11; BGH, Urteil vom 1. Februar 2007, Az.: III ZR 159/06; BGH, Urteil vom 11. Dezember 2013, Az.: IV ZR 46/13).
Beispiel:
Nach einer Vereinbarung im Verwaltervertrag zwischen WEG- Gemeinschaft und Hausverwaltung wird die Abrechnung des Vorjahres immer zum 01.04. des Folgejahres fällig. Nun wechselt die Hausverwaltung aber bereits zum 01.02.2022 und die bisherige Hausverwaltung erklärt nicht mehr für die Abrechnung aus dem Vorjahr zuständig zu sein, weil sie vor dem Fälligkeitszeitpunkt ausgeschieden sei. Dieses Argument greift nach dem BGH nicht: Die Abrechnungspflicht der bisherigen Hausverwaltung entsteht unabhängig vom Fälligkeitszeit nach Ablauf des Kalenderjahres auf den such die Abrechnungspflicht bezieht.

III. Gibt es Besonderheiten beim Wechsel der Hausverwaltung zum Jahreswechsel?

Nein. Der BGH hat aber auch noch nicht ausdrücklich darüber entschieden, ob die Abrechnungspflicht am letzten Tag eines Wirtschaftsjahres oder am ersten Tag des Folgejahres entsteht.
Bei einem Wechsel der Hausverwaltung zum 31.12/01.01 eines Jahres hat das z.B. folgende Konsequenzen:
Beispiel
Beendet die alte Hausverwaltung ihre Tätigkeit am 31.12.2021 und die neue Hausverwaltung beginnt mit 01.01.2022 trifft die Abrechnungspflicht des Vorjahres 2021 die neue Hausverwaltung, wenn die Abrechnungspflicht m 01.01 entsteht. Entstünde sie mit Ablauf des 31.12. träfe die Abrechnungspflicht noch die alte Hausverwaltung.
Auf welchen Entstehungszeitpunkt in einer Entscheidung der BGH abstellen wird, ist noch nicht absehbar:

• Für eine Entstehung der Abrechnungspflicht mit Ablauf des 31.12 spricht nach dem BGH, dass die WEG-Gemeinschaft ein berechtigtes Interesse daran hat, dass diejenige Hausverwaltung die Abrechnung für das Vorjahr macht, die in diesem Jahr auch die Hausverwaltung war (BGH, Urteil vom 16.02.2018, Az.: V ZR 89/17). Schließlich hat die Hausverwaltung, die im Abrechnungszeitraum die Verwaltung geführt hat, auch dafür einzustehen, dass er die insoweit angefallenen Einnahmen und Ausgaben vollständig und richtig erfasst wurden (vgl. BGH, Urteil vom 23. Juni 2016, Az.: I ZB 5/16).
• Für eine Entstehung der Abrechnungspflicht mit dem 01.01 eines Jahres spricht dagegen vor allem der Wortlaut des § 28 Abs. 2 WEG: „Nach Ablauf des Kalenderjahres“ und nicht „mit“. Nach dem BGH ist es für die Erstellung der Abrechnung des Vorjahres auch nicht erforderlich, dass die verpflichtete Hausverwaltung im Vorjahr die Verwaltung führte (BGH, Urteil vom 16.02.2018, Az.: V ZR 89/17). Für die Abrechnung des Vorjahres kann sogar ein Dritter beauftragt werden (vgl. BGH, Urteil vom 23. Juni 2016, Az.: I ZB 5/16). Die neue Verwaltung erhält ohnehin alle Verwaltungsunterlagen des laufenden Jahres und der Vorjahre bei einem Wechsel der Hausverwaltung. Die bisherige Hausverwaltung muss diese schließlich bei Amtsniederlegung an die WEG- Gemeinschaft nach §§ 675, 667 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) herausgeben. Daneben ist die bisherige Hausverwaltung auch zur Rechnungslegung verpflichtet (BGH, Urteil vom 16.02.2018, Az.: V ZR 89/17).

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IV. Welche Ansprüche bestehen, wenn die Hausverwaltung die Abrechnung verweigert?

Verweigert die Hausverwaltung, die die Abrechnungspflicht für das Vorjahr nach dem Wechsel trifft, die Erstellung der Abrechnung muss die WEG-Gemeinschaft zunächst abmahnen. Bleibt die Abmahnung fruchtlos oder lehnt die verpflichtete Hausverwaltung die Erstellung der Abrechnung für das Vorjahr ausdrücklich ab, kann die WEG- Gemeinschaft eine Ersatzvornahme veranlassen. Das bedeutet, die Gemeinschaft kann einen Dritten (oder die neuen Hausverwaltung) gegen entsprechende Vergütung, damit beauftragen die Abrechnung für das Vorjahr zu erstellen. Die gezahlte Vergütung kann dann als Schadensersatz nach § 280 Abs. 3 , § 281 Abs. 1 BGB i.V.m. § 28 Abs. 2 WEG von der sich weigernden Hausverwaltung verlangt werden. Dieser Schadensersatzanspruch ist auch einklagbar.

V. Fazit und Zusammenfassung

Bei einem Wechsel der Hausverwaltung ist die Abrechnung für das Vorjahr immer von der Hausverwaltung zu erstellen, die bei der Entstehung der gesetzlichen Abrechnungspflicht im Amt war. Die Abrechnungspflicht für das Vorjahr entsteht nach Ablauf des Kalenderjahres auf den sich die Abrechnungspflicht bezieht. Nach dem Wortlaut am 01.01 des Folgejahres — d.h. diejenige Hausverwaltung, die am 01.01 eines Jahres im Amt ist, hat in der Regel auch die Abrechnung für das Vorjahr zu erstellen. Bei einem Wechsel der Hausverwaltung im laufenden Wirtschafsjahr  ist daher grds. die alte Hausverwaltung für die Vorjahresabrechnung zuständig.