Die Untätigkeit einer Hausverwaltung legt die Handlungsfähigkeit einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) vollständig lahm. Eine Hausverwaltung, die auf Anrufe nicht reagiert, E-Mails nicht beantwortet, WEG- Beschlüsse nicht umsetzt oder Pflichten, wie der Erstellung der Jahresabrechnung nicht nachkommt, können Eigentümer nicht gebrauchen. Um Schäden für die Verwaltung des Wohnungseigentums zu verhindern, ist es in solchen Fällen immer ratsam der Hausverwaltung wegen Untätigkeit zu kündigen.

Was Sie als Eigentümer dazu wissen sollten, welche Beschlüsse die WEG Gemeinschaft fassen sollte und wie Sie ein Kündigung der Hausverwaltung formulieren können, lesen Sie hier mit Muster- Kündigung.

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I. Allgemeines zur Kündigung der Hausverwaltung

Die Kündigung der Hausverwaltung ist seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) in vielen Fällen oft nicht mehr notwendig.  Beschließt  die WEG- Gemeinschaft den Verwalter bzw. die Hausverwaltung nach § 26 Abs. 3 S. 1 WEG abzuberufen, endet der Verwaltervertrag kraft Gesetz spätestens sechs Monate nach der Abberufung der Hausverwaltung nach § 26 Abs. 3 S. 2 WEG. D.h. eine separate Kündigung der Hausverwaltung muss von den Eigentümern gar nicht mehr ausgesprochen werden. Die Abberufung selbst ist ohne Vorliegen eines wichtigen Grundes jederzeit möglich.

Die automatische Beendigung des Verwaltervertrages nach 6 Monaten ist eine Höchstfrist. Das bedeutet, endet der Vertrag z.B. durch Zeitablauf oder Kündigungsausspruch eher, greift die Zeitspanne von 6 Monaten nicht.

Bedeutend ist die gesetzliche Regelung daher eigentlich nur in den Fällen, in denen der Verwaltervertrag zum Zeitpunkt der Abberufung noch länger als 6 Monate läuft und nicht früher beendet werden soll oder kann. Letzteres kann z.B. der Fall sein, wenn die ordentliche Kündigung im Verwaltervertrag ausgeschlossen ist und der Grund, warum sich die Eigentümer von der Hausverwaltung trennen wollen, nicht für eine außerordentliche Kündigung ausreicht. Dann hilft den Eigentümern die neue gesetzliche Beendigungsregelung.

Wollen Eigentümer der Hausverwaltung fristlos oder mit kurzer Frist nach der Abberufung wegen Untätigkeit kündigen ist vorab zu klären, wer für die Kündigung zuständig ist, welche WEG- Beschlüsse erforderlich sind und welche formalen Voraussetzungen es gibt:

1. Wer ist für die Kündigung der Hausverwaltung zuständig?

Für die Kündigung der Hausverwaltung gibt es keine zwingenden gesetzlichen Regelungen im WEG.  Allerdings steht in den allgemeinen Vertretungsregelungen des § 9 b Abs. 2 WEG, dass die außergerichtliche und gerichtliche Vertretung der WEG-Gemeinschaft dem Verwalter gegenüber von dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss dazu ermächtigter Wohnungseigentümer die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer erfolgt.

Das bedeutet, die Kündigung kann sowohl ein bevollmächtigter Eigentümer als auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats gegenüber der Hausverwaltung aussprechen. Es genügt damit auch allein dessen Unterschrift auf dem Kündigungsschreiben.

Haben die Eigentümer keinen Verwaltungsbeirat, kann dieser auch vor Kündigung bestellt werden, meistens wird in diesem Fall aber ein einzelner Eigentümer zur Kündigung bevollmächtigt.

Diese Bevollmächtigung kann zeitgleich im Rahmen des Beschlusses der Wohnungseigentümer über den Ausspruch der Kündigung der Hausverwaltung erfolgen. Wichtig ist, dass die Vollmacht (ggf. samt  Beschluss) der Kündigung beizulegen ist. Ohne beigelegte Vollmacht kann die Hausverwaltung die Kündigung zurückweisen. Der Kündigungszugang verschiebt sich dann, bis die Vollmacht vorliegt.

2. Welche WEG-Beschlüsse müssen der Kündigung voran gehen?

Für eine wirksame Kündigung der Hausverwaltung wegen Untätigkeit müssen einige Beschlüsse der Wohnungseigentümer vorliegen.

Das sind:

  • Eine Beschluss über die Kündigungsentscheidung: Warum soll die Hausverwaltung gekündigt werden? Welche Art: ordentlich oder außerordentlich
  • Ein Beschluss über die Zuständigkeit für den Kündigungsausspruch: Wer kündigt der Hausverwaltung im Namen der WEG- Gemeinschaft? (—falls, noch kein Vertreter benannt wurde und kein vertretungsberechtigter Verwaltungsbeirat existiert—)
  • der Beschluss über die Abberufung der Hausverwaltung: Das ist zwar keine Kündigungsvorrausetzung, sollte aber einer Kündigung vorausgehen — nicht zuletzt weil dann auch der Beendigungszeitraum des Verwaltervertrages kraft Gesetz zu laufen beginnt und die Hausverwaltung dem Amt wegen Untätigkeit enthoben wird.

Wie die Beschlussfassung erfolgt, bleibt den Eigentümern überlassen, empfehlenswert ist es allerdings alle drei Punkte im Rahmen einer einzigen Eigentümerversammlung oder im Rahmen eines einzigen Umlaufbeschlussverfahrens zu beschließen.

Die letztgenannte Form der Eigentümerversammlung bietet sich besonders deshalb an, da eine Präsenz nicht zwingend ist und jeder Eigentümer das Umlaufverfahren einleiten kann.  Umlaufbeschlüsse nach § 23 Abs. 3 WEG sind allerdings allstimmig und einstimmig zu fassen (— bei der „normalen“ Eigentümerversammlung“ reicht die Stimmmehrheit—).  Die Stimmabgabe der Eigentümer bei der Beschlussfassung erfolgt in Textform. Schriftform ist nach der WEG-Reform 2020 nicht erforderlich. D.h. eine Beschlussfassung im Umlaufverfahren  ist nunmehr z.B. durch Stimmabgabe per E-Mail, auf gemeinsamen Internetplattformen (z.B. WEG-Forum) oder in Kommunikations-Apps (z.B. Whatsapp-Gruppe) möglich.

3. Was ist formell zu beachten: Form, Frist, Inhalt der Kündigung?

Besondere Formvorschriften für die Kündigung der Hausverwaltung gibt es nicht. Hier ist besonders der Verwaltervertrag maßgeblich: Dort kann z.B. der Ausschluss der ordentlichen Kündigung, eine Kündigungsfrist oder zwingende Form geregelt sein.

Gibt es keine zwingende vertragliche Regelung kann die Kündigung der Hausverwaltung formfrei, d.h.  auch mündlich, erfolgen. Empfehlenswert ist  aber immer die Schriftform. Bestenfalls auch nicht per E-Mail, sondern auf dem Postweg, z.B. als Einwurfeinschreiben o.ä. Das ist vor allem wichtig für den Zugangsnachweis der Kündigung im Streitfall.

Wichtig ist zudem, dass es zwar keine Kündigungsfrist gibt, aber bei einer verhaltensbedingten Kündigung, wie der Kündigung wegen Untätigkeit der Hausverwaltung immer ein Kündigungsausspruch erfolgen muss, der zeitnah zum beanstandeten Fehlverhalten liegt. Anderenfalls tritt Verwirkung ein. Verwirkung bedeutet, dass jemand der eine Pflichtverletzung begangen hat, nach dem Verstreichen eines gewissen Zeitraums grds. darauf vertrauen darf, dass er wegen diesem Fehlverhalten nicht mehr beanstandet wird, bzw. keine weiteren Konsequenzen drohen. Nach der Rechtsprechung des Bayerisches Oberstes Landesgerichts (BayObLG) haben Wohnungseigentümergemeinschaften bis zu 2 Monate für den Kündigungsausspruch (Beschluss vom 17.01.2000, Az.: 2Z BR 120/99). Die Verwirkungsfrist beginnt mit Kenntnis der WEG- Gemeinschaft vom Fehlverhalten der Hausverwaltung (bzw. Nichtänderung des Verhaltens nach Abmahnung oder der wiederholten Pflichtverletzung).  Bei der Untätigkeit der Hausverwaltung sollten Eigentümer für die Kündigung daher nicht zu viel Zeit verstreichen lassen.

Inhaltlich sollte das Kündigungsschreiben immer den Grund der Kündigung erkennen lassen — und zwar so konkret wie nur möglich: In Fällen der Untätigkeit der Hausverwaltung liegt der Kündigungsgrund in dem Verhalten, ein bestimmtes Handeln unterlassen zu haben, zu dem die Hausverwaltung vertraglich oder gesetzlich verpflichtet ist. Bei solchen Pflichtverletzungen kann grds. eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung ausgesprochen werden. Eigentümer sollten den Sachverhalt, der die Kündigung begründet daher im Kündigungsschreiben genau darstellen und wenn möglich den Pflichtenverstoß (ggf. mit §§- Nennung des WEG/Verwaltervertrages)  benennen.

Fehlt eine Begründung, macht das die Kündigung zwar nicht unwirksam, kann aber wegen fehlendem Kündigungsgrund angegriffen werden. Außerdem kann die Hausverwaltung bei fehlender Kündigungsbegründung von der WEG-Gemeinschaft verlangen, unverzüglich eine schriftliche Begründung zu bekommen.

Lesen Sie mehr dazu, welche Gründe es gibt einer Hausverwaltung zu kündigen: 

4. Ist die Kündigung der Hausverwaltung nur per Einschreiben möglich?

Nein. Die Kündigung kann auch ohne besondere Zustellungsform verschickt werden. Allerdings kann es im Streitfall notwendig sein, dass die WEG-Gemeinschaft beweisen kann, dass bzw. wann die Kündigung der Hausverwaltung zugegangen ist. Manchmal verlangt auch der Verwaltervertrag, dass eine Kündigung mit Einschreiben  zu versenden ist.

Für den Beweise des Zugangs eines Kündigungsschreibens an die Hausverwaltung empfiehlt sich eine Versendung per Einwurfeinschreiben, Einschreiben mit Rückschein oder auch per Boten.

II. Muss die WEG die Hausverwaltung vor der Kündigung abmahnen?

Jein. Eine Abmahnung ist bei einer Kündigung entbehrlich, wenn es sich um besonders schwere Pflichtverletzungen der Hausverwaltung handelt. D.h. dass Vertrauen der Wohnungseigentümer muss durch die Pflichtverletzung der Hausverwaltung so zerstört sein, dass es der WEG- Gemeinschaft nicht zuzumuten ist, weiterhing mit dieser Hausverwaltung zusammen zu arbeiten. (Landgericht (LG) Hamburg, Urteil vom 08.06.2011, Az.: 318 S 149/10). Demgegenüber ist stets eine Abmahnung zu erteilen, wenn weder die einzelne Pflichtverletzung noch  mehrere Pflichtverletzungen in ihrer Gesamtheit dazu ausreichen, das Vertrauen der WEG-Gemeinschaft in eine künftige pflichtgemäße Ausübung der Verwaltungstätigkeit grundlegend zu erschüttern (Bundesgerichtshof (BGH), Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01).

Geht es um eine verhaltensbedingte Kündigung der Hausverwaltung wegen Untätigkeit wird daher regelmäßig ein Abmahnerfordernis bestehen, da eine Gelegenheit zur Pflichterfüllung gegeben sein muss. Die ordentliche Kündigung und außerordentliche Kündigung bei Untätigkeit des Verwalter erfordern daher immer eine vorherige Abmahnung!

Wie Eigentümer eine Abmahnung der Hausverwaltung formulieren, lesen Sie hier: Abmahnung der Hausverwaltung: Muster für Beirat und Eigentümer

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III. Muster: Kündigungsschreiben der WEG an die Hausverwaltung

Die Kündigung der Hausverwaltung wegen einer Verletzung der Verwalterpflichten nach dem WEG und/oder dem Verwaltervertrag kann beispielsweise wie folgt formuliert werden:

Anmerkung: Die Muster Kündigung ist von den Wohnungseigentümern bzw. dem Beirat auf den jeweiligen Einzelfall anzupassen: Dazu sind die maßgeblichen Sachverhaltsangeben in die Platzhalter einzufügen. Formulierungsbeispiele und Ausfüllhilfen finden Sie in Klammern.

Muster

____________________
(Absender: Anschrift Beirat / Eigentümer)
____________________
(Ort, Datum)

(ggf. per Einschreiben mit Rückschein)

An
Hausverwaltung XY GmbH
Hd. Herr/ Frau Verwalter XY
____________________
____________________
(Anschrift der Hausverwaltung)

Ordentliche / Außerordentliche Kündigung wegen Pflichtenverstoß Untätigkeit gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft „XY“  ____________________ in ____________________ (genaue Angaben zum Objekt und Ort der WEG)
 
Sehr geehrter Herr / Frau ____________________ (Hausverwalter/in),

hiermit teile ich Ihnen mit, dass auf der letzten Eigentümerversammlung am __________ mehrheitlich beschlossen wurde (alterativ im Umlaufverfahren am __________ allstimmig beschlossen wurde), Sie als Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft „ XY“ (WEG- Gemeinschaft) abzuberufen. Soweit Sie über die Abberufung noch nicht informiert sind, bin ich von der WEG- Gemeinschaft bevollmächtigt, Sie hiervon in Kenntnis zu setzen.

Darüber hinaus kündige ich in Vertretung der WEG- Gemeinschaft den mit Ihnen bestehenden Verwaltervertrag vom _________________ fristlos außerordentlich (alternativ: ordentlich zum __________).  Die ordnungsgemäße Bevollmächtigung durch die WEG und der WEG Beschluss zur Abberufung und der Kündigung liegen diesem Schreiben in Kopie bei.

Sie wurden bereits mit Schreiben vom _______________ abgemahnt, (…)

(Hier ist der jeweilige Sachverhalt, der die Kündigung wegen Untätigkeit begründet anzugeben. Z.B.:

  • „bei der Baufirma XY für die geplanten Sanierungsarbeiten gemäß dem WEG Beschluss vom _________________ einen Kostenvoranschlag einzuholen und diesen an die WEG- Gemeinschaft zu senden….“
  • „die Rechnungen der Firma XY gemäß dem WEG Beschluss vom _________________ zu bezahlen…“
  • „die Jahresabrechnung zu erstellen und an die Wohnungseigentümer zu übersenden …“

Leider sind Sie weder der Abmahnung noch mehrmaligen vorangegangenen Aufforderungen ohne sachliche Begründung nicht nachgekommen. Auf die Folge der Kündigung wurden Sie hingewiesen“)

Wie bereits in der Abmahnung dargelegt, handelt es sich bei Ihrer Untätigkeit um einen Pflichtenverstoß. Sie verstoßen durch Ihr Verhalten gegen den Verwaltervertrag, denn nach  § ___ des Verwaltervertrages (alternativ: des Wohnungseigentumsgesetzes) sind Sie verpflichtet, (….)

(Nun folgt die Angabe, warum durch die Untätigkeit der Hausverwaltung ein Pflichtenverstoß vorliegt:  z.B

  • „…die Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft auszuführen.“
  • „…die Jahresabrechnung bis spätestens zum _____ eines jeden Jahres zu erstellen und an die Eigentümer zu übersenden…)

Da Sie Ihren Verwaltungsaufgaben nicht nachkommen, sondern beharrlich untätig bleiben, sieht sich die WEG- Gemeinschaft dazu gezwungen, Ihnen  fristlos (alternativ: fristgemäß zum _________) zu kündigen. (Bei fristloser Kündigung: Das Abwarten der vertraglichen Kündigungsfrist ist für die WEG- Gemeinschaft unzumutbar. Eine weitere Zusammenarbeit ist aufgrund der Schwere des Pflichtenverstoßes und des damit einhergehenden Vertrauensverlusts, (oder auch : der bevorstehenden Schäden am Gebäude bei weiterem Zuwarten auf ein Handeln Ihrerseits etc. …) unzumutbar.

Die Verwaltungsunterlagen sind zu meinen Händen (alternativ: an die neue Hausverwaltung „XY GmbH“ mit Adresse) bis zum ______________ herauszugeben.

Für Rückfragen stehe ich jederzeit zur Verfügung.

 Hochachtungsvoll
(Unterschrift des bevollmächtigten Beirat bzw. Eigentümers)

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