Gegen Hausverwaltung vorgehen: Schritt für Schritt zum neuen Verwalter

Probleme mit der Hausverwaltung kommen bei den besten Wohnungseigentümergemeinschaften vor. Selbst erfahrene Hausverwaltungen machen manchmal Fehlern und können in Streitigkeiten mit Wohnungseigentümern verwickelt werden. Der Unterschied zwischen guten und schlechten Hausverwaltungen: Bei den guten werden Fehler eingestanden und Probleme gelöst. Wiederholen sich Fehler allerdings ständig und werden Problemfelder nicht angegangen, verlieren Wohnungseigentümer schnell zu Recht das Vertrauen in die Hausverwaltung. In diesem Fall sollten Eigentümer möglichst gemeinsam gegen die Hausverwaltung vorgehen, wenn Sie einen neuen Verwalter wollen. Doch meist muss zumindest einer den Anfang machen!
Der nachfolgende Artikel gibt Wohnungseigentümern einen kurzen Leitfaden an die Hand, wie Sie Schritt für Schritt gegen die alte Hausverwaltung vorgehen und einen neuen Verwalter bestellen.

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1. Schritt: Laufzeit Verwaltervertrag prüfen

Soll eine neue Hausverwaltung gefunden werden, ist zu beachten, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG-Gemeinschaft) auf zweierlei Arten an die alte Hausverwaltung gebunden ist: Zum einen ist die bestehende Hausverwaltung Organ der WEG-Gemeinschaft und zum anderen besteht in der Regel ein Verwaltervertrag.
Die Organstellung, die durch Beschluss zur Verwalterbestellung nach § 26 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) hergestellt wurde, wird durch Beschluss über die Abberufung beendet. Der Verwaltervertrag endet als entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) entweder durch Zeitablauf oder Kündigung. Das bedeutet es sind oftmals zwei Akte erforderlich, um gegen die alte Hausverwaltung vorzugehen und sie aus ihrem Amt zu entheben.
Zwingend ist das aber nicht, denn nach § 26 Abs. 3 S. 1 WEG kann die WEG- Gemeinschaft den Verwalter bzw. die Hausverwaltung ohne Vorliegen eines wichtigen Grundes und ohne separate Vertragskündigung jederzeit abberufen. § 26 Abs. 3 S. 2 WEG regelt für den Fall der Abberufung eine Beendigung des Verwaltervertrages kraft Gesetz: Der Verwaltervertrag mit der Hausverwaltung endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung der Hausverwaltung.
Das bedeutet: Wohnungseigentümer haben stets die Möglichkeit, sich von einer Hausverwaltung zu trennen, wenn sie das Vertrauen in diese verloren haben, ohne dass zwingend auch eine Kündigung auszusprechen ist (vgl. Ausführungen in BT- Drucksache 19/18791, S. 74). Die Möglichkeit der Kündigung mit einer kürzeren Frist besteht aber weiterhin (vgl. Ausführungen in BT-Drucksache 19/22634, S. 46).

Wie die Beispiele zeigen, ist es wichtig, zu prüfen welche Laufzeit der Verwaltervertrag mit der Hausverwaltung im Einzelfall noch hat und ob es Kündigungsfristen gibt. Je nach dem, ist es im Einzelfall durchaus empfehlenswert neben der Abberufung eine Kündigung auszusprechen.
Bezüglich der Pflichten aus dem Verwaltervertrag gilt bei einem Verwalterwechsel im Übrigen das Prinzip, dass diejenige Hausverwaltung die Erfüllung schuldet, die bei der Entstehung der Verpflichtung im Amt ist. So etwa bei der Pflicht zur Erstellung des Jahresabrechnung — lesen Sie dazu: Nach Verwalterwechsel: Wer erstellt die Hausgeldabrechnung für das Vorjahr?

2. Schritt: Kündigungsgrund? – Fehlverhalten prüfen

Ein Kündigungsgrund ist nur dann relevant, wenn auch eine Kündigung geplant ist. Für die Abberufung braucht die WEG-Gemeinschaft keinen Grund (s.o.).
Eigentümer oder WEG-Gemeinschaften, die gegen die Hausverwaltung vorgehen wollen, streben allerdings meist eine schnelle Beendigung des Vertragsverhältnisses — das Stichwort ist hier regelmäßig die fristlose bzw. außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrages.
Als außerordentlicher Kündigungsgrund kommen regelmäßig nur grobe Pflichtverletzungen in Betracht. Eigentümer sollten daher prüfen (lassen), ob ein derartiges Fehlverhalten vorliegt.
Die Hausverwaltung muss wiederholt eine bestehende gesetzliche oder vertragliche Pflicht verletzt haben: So z.B.  die Jahresabrechnung falsch, nicht rechtzeitig oder gar nicht erstellt haben, die Eigentümerversammlung nicht oder falsch einberufen haben, unbefugt oder eigenmächtig ohne Eigentümerbeschluss gehandelt haben usw.
Vor einer fristlose Kündigung ist dabei regelmäßig eine Abmahnung auszusprechen – Ausnahme: besonders schwere Pflichtverletzungen, wie z.B. Straftaten gegenüber der WEG – Gemeinschaft o.ä.
Wie eine solche Abmahnung vor der Kündigung aussehen sollte und wer dafür zuständig ist, lesen Sie hier:Abmahnung der Hausverwaltung: Muster für Beirat und Eigentümer

3. Schritt: Miteigentümer einbeziehen und Mehrheiten bilden

Wollen Eigentümer gegen die Hausverwaltung vorgehen, ist es immer ratsam so früh wie möglich die anderen Miteigentümer einzubeziehen und mit diesen das Vorhaben eine neue Hausverwaltung zu beauftragen zu besprechen (vgl. Beitrag: Probleme mit Hausverwaltung als Eigentümer – So gehen Sie vor). Das ist insbesondere deshalb wichtig, da eine Abberufung der alten Hausverwaltung in der Eigentümerversammlung nur mit Stimmmehrheit beschlossen werden kann. Strebt man als Eigentümer die Abberufung im Wege des Umlaufbeschlusses an, geht dies sogar nur durch Allstimmigkeit. Das bedeutet alle Eigentümer müssen der Abberufung des Hausverwaltung einstimmig zustimmen.

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4. Schritt: Neue HV suchen

Die Such nach einer neuen Hausverwaltung sollte bestenfalls immer vor der Abberufung der alten Hausverwaltung erfolgen. So können Abberufung und Neubestellung in der nächsten Eigentümerversammlung zeitsparend unter einem Tagesordnungspunkt abgehandelt werden.
Was bei der Suche nach einer neuen Hausverwaltung zu beachten ist, zeigt der Beitrag: Gute Hausverwaltung finden: Worauf müssen Eigentümer achten?

5. Schritt: Eigentümerversammlung für Abwahl und Neuwahl

Hat man die Mehrheit der Eigentümer auf seiner Seite, ist der letzte Schritt die Abberufung (ggf. mit Kündigung) der alten Hausverwaltung und die Neuwahl. Für beides ist ein Beschluss der WEG- Gemeinschaft erforderlich.
Hier haben die Eigentümer mehrere Möglichkeiten: Die Beschlüsse können auf der ordentlichen Jahresversammlung gefasst werden, es kann eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen werden oder die Beschlussfassung erfolgt im Umlaufverfahren.
Bei den ersten beiden Varianten erfährt die Hausverwaltung selbstverständlich bereits vor der Versammlung von dem Vorhaben der WEG- Gemeinschaft, denn sie ist nach § 24 WEG für die Einberufung und die Einladung unter Nennung der Tagesordnungspunkte zuständig ist:

• In dem Fall, dass die Abberufung der Hausverwaltung von der WEG–Gemeinschaft für die Jahresversammlung geplant, ist die Aufnahme des Tagesordnungspunkts bzw. der Tagesordnungspunkte: „Abberufung (und Kündigung) der Hausverwaltung; Neuwahl einer Hausverwaltung und Bestellung“ bei dem bestehenden Verwalter bzw. der bestehenden Hausverwaltung zu beantragen. Es besteht ein Anspruch auf Aufnahme dieses Tagesordnungspunkts. Weigert sich die Hausverwaltung, lesen Sie hier, was Sie tun können: Verwalter verweigert Aufnahme von Tagesordnungspunkt – Was tun?
• In dem Fall, dass die Abberufung der Hausverwaltung von der WEG–Gemeinschaft für eine außerordentliche Eigentümerversammlung geplant ist, muss die Einberufung in Textform von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer unter Angabe des Zweckes und der Gründe verlangt werden. Hier sind also ebenso die Tagesordnungspunkte bereits vorab für die Hausverwaltung bekannt.

Anders ist das im Umlaufbeschlussverfahren nach § 23 Abs. 3 WEG: Danach ist auch ohne ein Beschluss der WEG- Gemeinschaft gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss in Textform erklären. Die Beschlussfassung über die Abberufung der Hausverwaltung ist demnach auch ohne deren vorherige Kenntnis z.B. durch Stimmabgabe per E-Mail, auf gemeinsamen Internetplattformen (z.B. im Forum) oder in Kommunikations-Apps (z.B. Whatsapp) möglich, wenn alle Eigentümer zustimmen.