Abmahnung der Hausverwaltung: Muster für Beirat und Eigentümer

Der Verwalter erfüllt seine Pflichten nicht: Beschlüsse werden nicht umgesetzt und die Jahresabrechnung kam schon wieder verspätet. In solchen Fällen ist es Zeit für eine Abmahnung der Hausverwaltung. Damit kann entweder eine Besserung erreicht oder der Weg zur außerordentlichen Abberufung bzw. Kündigung der Hausverwaltung geebnet werden.
Doch, wie mahnt man die Hausverwaltung ab? Sind die Eigentümer oder der Verwaltungs-Beirat zuständig? Ist eine Abmahnung erforderlich, wenn der Verwalter ohnehin abberufen werden soll? Und wenn ja, wie muss eine Abmahnung der Hausverwaltung formuliert sein?
Der nachfolgende Beitrag beantwortet diese und weitere Fragen zur Abmahnung der Hausverwaltung. Hier bekommen Beirat und Eigentümer ein Muster. Artikel.

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I. Wozu dient eine Abmahnung der Hausverwaltung?

Die Abmahnung der Hausverwaltung hat mehrere Funktionen:

• Rüge und Warnfunktion: Der Verwalter wird zugleich wegen eines Fehlverhaltens gerügt und vor den Konsequenzen eines wiederholten Fehlverhaltens gewarnt.
• Dokumentation bzw. Beweisfunktion: Die Wohnungseigentümer können sich im Falle einer späteren Abberufung oder Kündigung wegen wiederholten Fehlverhaltens, darauf berufen, dass die Hausverwaltung bereits wegen dieses Fehlverhaltens abgemahnt wurde.

II. Wann ist eine Abmahnung der Hausverwaltung erforderlich?

Kommt die Hausverwaltung den Verpflichtungen aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und/oder dem Verwaltervertrag nicht (ausreichend) nach, genügt das im Regelfall nicht um eine Abberufung und sofortige Kündigung zu rechtfertigen. Im Regelfall ist die Wohnungseigentümergemeinschaft gehalten, die Hausverwaltung auf die Pflichtverletzung hinzuweisen und (unter Fristsetzung) eine Pflichterfüllung zu fordern. Das ist dann die Abmahnung.
Gerade bei der beabsichtigten sofortigen Kündigung des Verwaltervertrags, der zivilrechtlich als Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 635 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) mit dienstvertraglichen Elementen eingestuft wird, ist die Abmahnung als milderes Mittel zuerst auszusprechen. Erst wenn diese fruchtlos ist und die Pflichtverletzung wiederholt wird, kann die Wohnungseigentümergemeinschaft den Verwaltervertrag mit der Hausverwaltung kündigen.
Eine Ausnahme gilt nach der Rechtsprechung nur in Fällen besonders grober oder schwerer Pflichtverletzungen: z.B. Veruntreuung von Geldern der Wohnungseigentümer, Nichtführung der Beschlusssammlung usw. Auch die Insolvenz der Hausverwaltung oder eine ernsthafte endgültige Erfüllungsverweigerung rechtfertigen eine fristlose Kündigung und/oder außerordentliche Abberufung.
Entscheidend für die Frage, ob eine Abmahnung erforderlich ist, ist das Ausmaß der konkreten Pflichtverletzung. Es gilt: Ist das Vertrauen der Wohnungseigentümer durch die Pflichtverletzung der Hausverwaltung so zerstört, dass den Wohnungseigentümern eine weitere Zusammenarbeit nicht mehr zugemutet werden kann, ist eine Abmahnung vor der Abberufung oder Kündigung nicht erforderlich (Landgericht (LG) Hamburg, Urteil vom 08.06.2011, Az.: 318 S 149/10). Ist das Fehlverhalten weder für sich noch in seiner Gesamtheit ausreichend, das Vertrauen der Wohnungseigentümer in eine künftige pflichtgemäße Ausübung der Verwaltungstätigkeit grundlegend zu erschüttern, ist stets eine Abmahnung zu erteilen (Bundesgerichtshof (BGH), Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01).
Hinweis: Diese Rechtsprechung zum Abmahnerfordernis ist insbesondere für die Fälle relevant, in denen der Verwaltervertrag vorzeitig beendet werden soll. Denn seit der WEG Reform 2020 kann der Verwalter zwar nach § 26 Abs. 3 S. 1 WEG ohne Vorliegen eines wichtigen Grundes jederzeit abberufen werden — wodurch auch das Abmahnerfordernis insoweit entfallen könnte — aber der Verwaltervertrag endet in diesem Fall per Gesetz erst 6 Monate nach der Abberufung.  Damit dieser fristlos beendet werden kann, bedarf es wohl auch weiterhin eines wichtigen Grundes und im Regelfall einer Abmahnung.
Lesen Sie bei Pflichtverletzungen der Hausverwaltung bzw. des WEG-Verwalters auch:

• Probleme mit Hausverwaltung als Eigentümer – So gehen Sie vor und
• Gegen Hausverwaltung vorgehen: Schritt für Schritt zum neuen Verwalter.
• Wann die Wohnungseigentümer Schadensersatzansprüche gegen den Verwalter haben, erklärt der Beitrag: Schadensersatz gegen Hausverwaltung – Was müssen Eigentümer wissen?

III. Wer ist für die Abmahnung der Hausverwaltung zuständig — Beirat oder Eigentümer?

Eine zwingende gesetzliche Regelung gibt es hier nicht. Die Abmahnung kann sowohl von einem bevollmächtigten Eigentümer oder einem bevollmächtigten Beirat bzw. dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats erteilt werden. Wichtig ist, dass es eine ordnungsgemäße Bevollmächtigung durch Beschluss aller Wohnungseigentümer gibt. Das bedeutet, dass die Wohnungseigentümer in dem Beschluss über die Erteilung der Abmahnung der Hausverwaltung zugleich festlegen müssen, wer den Beschluss ausführt und die Abmahnung unterzeichnen soll. Die Vollmacht ist der Abmahnung beizulegen.

IV. Wie muss die Abmahnung aussehen: Form, Frist, Inhalt?

Besondere gesetzliche Formvorschriften gibt es mangels einer gesetzlichen Regelung der Abmahnung nicht.  Das bedeutet, eine Abmahnung kann theoretisch auch mündlich erfolgen. In der Praxis sollte die Abmahnung aber immer schriftlich erteilt werden. Anderenfalls ist der Beweis, dass eine Abmahnung ausgesprochen wurde und mit welchem Inhalt, im Streitfall kaum zu erbringen
Eine Frist gibt es ebenfalls nicht. Allerdings sollte eine Abmahnung immer zeitnah zu der beanstandeten Pflichtverletzung ausgesprochen werden. Anderenfalls droht der Eintritt der sog. Verwirkung. Verwirkung heißt in diesem Zusammenhang, dass derjenige der eine Pflichtverletzung begangen hat, nach einer gewissen Zeit darauf vertrauen kann, deswegen nicht mehr beanstandet zu werden. Man darf daher nicht zu viel Zeit verstreichen lassen. Abgestellt wird auf den Zeitpunkt der Kenntnis von der Pflichtverletzung. Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft wird die Verwirkung allerdings nicht vor ca. 2 Monaten eintreten, da für die Abmahnung der Hausverwaltung ein Beschluss der Wohnungseigentümer erforderlich ist (vgl. Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 17.01.2000, Az.: 2Z BR 120/99).
Der Inhalt der Abmahnung sollte möglichst konkret sein. Das bedeutet, der Sachverhalt, der beanstandet und als Pflichtenverstoß vorgeworfen wird sollte so genau wie möglich beschrieben werden. Außerdem sollte die Vertragspflicht bzw. die Pflicht aus dem Weg gegen die verstoßen wurde, benannt werden. Im Anschluss ist die Hausverwaltung bzw. der Verwalter (unter Fristsetzung) zum pflicht- bzw. vertragsgemäßen Verhalten aufzufordern und auf die Konsequenzen hinzuweisen, die ein wiederholter Verstoß nach sich zieht.

V. Muss der Abmahnung ein Beschluss der Eigentümerversammlung voraus gehen?

Jein. Es muss ein Beschluss der Wohnungseigentümer zur Abmahnung der Hausverwaltung vorliegen. Eine Eigentümerversammlung in Präsenzform ist aber nicht zwingend: Insoweit bietet sich insbesondere ein sog. Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 WEG an. Das Umlaufverfahren kann jeder Eigentümer einleiten. Die Beschlussfassung im Umlaufverfahren erfolgt dann durch Stimmabgabe der Eigentümer in Textform. Die Schriftform ist seit der WEG-Reform 2020 nicht mehr notwendig. Das bedeutet Umlaufbeschlüsse können z.B. durch Stimmabgabe per E-Mail, auf gemeinsamen Internetplattformen in einem Forum oder in Kommunikations-Apps (wie Whatsapp-Gruppe etc.) gefasst werden. Umlaufbeschlüsse sind regelmäßig aber nur gültig sind, wenn alle Eigentümer zustimmen. Etwas anderes gilt nach § 23 Abs. 3 S. 2 WEG nur dann, wenn für einen konkreten Beschlussgegenstand ein Eigentümerbeschluss vorliegt, der bestimmt, dass eine einfache Stimmenmehrheit ausreicht. Im Übrigen gilt: Bei einem Beschluss auf einer Präsenz-Eigentümerversammlung reicht der Mehrheitsentscheid.

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VI.  Muster für eine Abmahnung der Hausverwaltung durch Beirat und Eigentümer

Die Abmahnung der Hausverwaltung wegen einer Verletzung der Verwalterpflichten nach dem WEG und/oder dem Verwaltervertrag kann beispielsweise wie folgt formuliert werden:
Anmerkung: Die Muster Abmahnung ist von den Wohnungseigentümern bzw. dem Beirat auf den jeweiligen Einzelfall anzupassen: Dazu sind die maßgeblichen Sachverhaltsangeben in die Platzhalter einzufügen. Formulierungsbeispiele und Ausfüllhilfen finden Sie in Klammern.