Hausverwaltung wechseln: 4 häufige Gründe für den Wechsel + wie Eigentümer vorgehen

Die Hausverwaltung zu wechseln ist für Wohnungseigentümergemeinschaften meistens keine einfache Aufgabe. Ist es jedoch unvermeidbar, da mit der bestehenden Hausverwaltung keine gute Zusammenarbeit (mehr) möglich ist, sollten sich Eigentümer mit der Möglichkeit eines Verwalterwechsels auseinandersetzen. Wann ist es sinnvoll die Hausverwaltung zu wechseln? Welche Gründe führen häufig zu einem Wechsel der Hausverwaltung? Wie sollte die Eigentümergemeinschaft vorgehen, wenn ein Wechsel der Hausverwaltung beabsichtigt ist?
Der nachfolgende Beitrag beantwortet diese Fragen und zeigt wie eine Wohnungseigentümergemeinschaft die Hausverwaltung wechseln kann.

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I. Wann ist der Wechsel der Hausverwaltung sinnvoll?

Die Erfahrung zeigt, dass es meistens dieselben vier Gründe sind, die Eigentümern verdeutlichen, dass es Zeit ist die Hausverwaltung zu wechseln. Der erste ist die kurzfristige unerwartete Kündigung des bisherigen Verwalters. Der zweite Grund für den Wechsel ist oftmals, dass die bisherige Hausverwaltung zu teuer ist. Als dritten Grund für einen Wunsch nach einer neuen Hausverwaltung nennen Eigentümer meist die Schlechtleistung der amtierenden Hausverwaltung und als vierten Grund, dass ein neutraler Verwalter gewünscht ist, da der bisherige Verwalter mit einzelnen Eigentümern im Streit ist o.ä.

1. Grund für Wechsel: Hausverwaltung / Verwalter kündigt (kurzfristig)

Die kurzfristige Kündigung der Hausverwaltung zwingt die Eigentümer in der Regel zu einem Wechsel.  Meist sind davon sehr kleine Eigentumswohnanlagen betroffen, bei denen der Hausverwaltung der Arbeitsaufwand im Vergleich zur Vergütung zu hoch erscheint. Aber auch ein Altbau mit anstehenden umfangreichen Sanierungsarbeiten oder ein Neubau bei dem Gewährleistungsansprüche der Eigentümer zu bearbeiten sind, gelten unter Hausverwaltungen als problematische Objekte mit einem erhöhten Arbeitsaufwand und Haftungsrisiko, vor dem so manche Verwalter zurückschrecken.
Wohnungseigentümer können in einem solchen Fall regelmäßig nichts gegen die Kündigung des Hausverwalters unternehmen. Der Verwaltervertrag läuft – mit Ausnahme der fristlosen Kündigung – bis zum Kündigungstermin weiter. Die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG- Gemeinschaft) ist für die Abberufung des alten Verwalters durch Beschluss zuständig (s.u. II.).
Ein ähnlicher Sachverhalt ergibt sich für die WEG- Gemeinschaft beim Tod des Hausverwalters. Welche Konsequenzen der Tod des Hausverwalters für die Wohnungseigentumsanlage hat, lesen Sie hier: Tod des Hausverwalters – Was ist jetzt zu tun?

2. Grund für Wechsel: Hausverwaltung zu teuer

Die Verwalterkosten sind zu hoch. Steht das nach einem Vergleich der Kosten für die Hausverwaltung bei entsprechenden Objekten fest, lohnt sich ein Wechsel der Hausverwaltung für Eigentümer auf jeden Fall.
Wichtig ist, die Verwalterkosten realistisch einzuschätzen und die Hausverwaltungen zu vergleichen. Je nach Wohnlage, Größe, Beschaffenheit und Eigenart einer Eigentumswohnanlage sind ganz unterschiedliche Verwalteraufgaben zu besorgen.  Hausverwaltungen mit besonderen Qualifikationen und evtl. größerem Mitarbeiterstab beanspruchen ebenfalls eine höhere Vergütung als ein Einzelverwalter beim gleichen Objekt. Eine gute Vergleichsmöglichkeit bietet Ihn zum Beispiel ein Angebotscheck auf Hausverwalter-Vermittlung.de.
Welche Preise für eine Hausverwaltung üblich sind und wonach sich die Kosten der Verwaltung richten lesen Sie in den Spezialbeiträgen: Preise für Hausverwaltungen – Was Verwaltungen kosten (mit Preistabellen) und Hausverwaltung: Kosten pro Einheit (mit vielen Beispielen)

3. Grund für Wechsel: Verwalter unzuverlässig / Schlechtleistung der Hausverwaltung

Jahresabrechnung kommt zu spät, Eigentümerversammlung wurde nicht einberufen und Anfragen der Eigentümer werden von der Hausverwaltung ignoriert. Hier steht fest: Die Hausverwaltung kommt ihren Verpflichtungen nicht nach — sei es aus dem Verwaltervertrag oder dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG). In einem solchen Fall spricht man immer von einer  Schlechtleistung der Hausverwaltung.
Eigentümer sollten bei einer Nichterfüllung oder Schlechterfüllung der Verwalterpflichten insbesondere dann die Hausverwaltung wechseln, wenn die Schlechtleistung wiederholt und trotz Abmahnung etc. auftritt. Wurde die Hausverwaltung noch nicht abgemahnt finden Sie hier ein Muster Abmahnschreiben: Abmahnung der Hausverwaltung: Muster für Beirat und Eigentümer.
Eigentümer brauchen eine Hausverwaltung die verantwortungsvoll Ihre Verpflichtungen zur ordnungsgemäßen Verwaltung erfüllt. Bei einem „Stillstand bei der Hausverwaltung“  ist der Wechsel daher empfehlenswert.
Welche Ansprüche Eigentümer bei einer Schlechtleistung der Hausverwaltung haben, lesen Sie in diesem Beiträgen: Hausverwaltung: Schlechtleistung / Nichtleistung: So gehen Eigentümer vor. Zahlreiche Tipps, wie Sie bei Problemen mit der Hausverwaltung vorgehen können finden Sie hier: Probleme mit Hausverwaltung als Eigentümer – So gehen Sie vor

4. Grund für Wechsel: Wunsch nach neutralem Verwalter

Ein neutraler Verwalter, der dem Eigentumsobjekt und den Wohnungseigentümern unvoreingenommen gegenübersteht, ist der Wunsch jeder WEG-Gemeinschaft. Daher ist es gerade bei vorangegangenen Streitigkeiten zwischen dem bisherigen Verwalter und einzelnen Eigentümern bzw. der WEG Gemeinschaft so, dass Eigentümer hierin einen Grund für den Wechsel der Hausverwaltung sehen.
Gab es z.B. bereits eine Haftungsklage gegen den Hausverwalter oder wurde er gerichtlich zur Vollziehung bestimmter Eigentümerbeschlüsse veranlasst, kann es sein, dass das Vertrauen in die bisherige Hausverwaltung erschüttert ist. Eine erfolgreiche zukünftige Zusammenarbeit steht dann zumindest in Frage und der Wunsch nach einer neuen Hausverwaltung ist nachvollziehbar.
Tipps, die Eigentümer bei der Suche nach einem Verwalter beachten sollten, finden Sie hier: Gute Hausverwaltung finden: Worauf müssen Eigentümer achten?

II. Wie wechseln Eigentümer die Hausverwaltung?

Sind sich die Eigentümer darüber einig, dass sie die Hausverwaltung wechseln, wollen stellt sich die Frage wie Sie für den Verwalterwechsel am besten vorgehen.
Dafür ist es wichtig zu verstehen, welche rechtlichen Vorschriften es im WEG dazu gibt und wie die WEG- Gemeinschaft vorgehen muss.

1. Allgemein: Was passiert beim Wechsel der Hausverwaltung?

Nach dem WEG ist für den Verwalterwechsel, zunächst die Abberufung des alten Verwalters durch Beschluss und die Beendigung des alten Verwaltervertrages erforderlich (s.u. II. 1. a.). Danach kann die Eigentümerversammlung durch Beschluss eine neue Hausverwaltung bzw. einen neuen Verwalter bestellen und einen neuen Verwaltervertrag schließen (s.u. II. 1. b.). In der Übergangszeit ist meist der Altverwalter für die ordnungsgemäße Verwaltung zuständig (s.u. II. 1. c.).

a. Abberufung der alten Hausverwaltung und Vertragsbeendigung

Mit der Abberufung des Verwalters endet dessen Organstellung gegenüber der WEG-Gemeinschaft. Die Abberufung der bisherigen Hausverwaltung ist nach § 26 Abs. 3 S. 1 WEG ohne Vorliegen eines wichtigen Grundes und ohne separate Vertragskündigung des Verwaltervertrages jederzeit möglich. Einzige Voraussetzung ist ein wirksamer Beschluss der Eigentümerversammlung nach § 26 Abs. 1 WEG (s.u. II. 2.).
Die Vertragsbeendigung des Verwaltervertrags wird entweder durch Zeitablauf oder durch die Kündigung erreicht.
Darüber hinaus bewirkt auch die Abberufung eine Vertragsbeendigung des  Verwaltervertrags kraft Gesetz, denn nach § 26 Abs. 3 S. 2 WEG endet der Verwaltervertrag auch bei einem ungekündigter Verwalter spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Dauert das den Eigentümern zu lang und ist eine frühere Beendigung des Vertragsverhältnisses angestrebt, bedarf es einer separaten (ggf. fristlosen) Kündigung des Verwaltervertrages. Anzumerken ist insoweit, dass eine fristlose Kündigung immer nur bei besonders schweren Pflichtverletzungen in Betracht kommt. Ob ein derartiges Fehlverhalten vorliegt, sollte von den Eigentümern im Vorfeld  eines Kündigungsausspruchs geprüft werden.
Für einen reibungslosen Verwalterwechsel ist es für die Eigentümer wichtig zu wissen, bis zu welchem Zeitpunkt eine Hausverwaltung noch vertraglich zur Pflichterfüllung verpflichtet ist!
Im Zweifel ist der bisheriger Hausverwalter bei einem Wechsel der Hausverwaltung meist noch einige Zeit nach der Abberufung (max. 6 Monate)  im Amt – sofern der Vertrag nicht durch Kündigung eher beendet wird.

b. Bestellung eines neuen Verwalters nach WEG und Abschluss eines neuen Verwaltervertrages

Bei der Bestellung eines neuen Verwalters ist darauf zu achten, dass die Höchstfrist für die Organstellung nicht überschritten wird: Nach § 26 Abs. 2 WEG können die Eigentümer die Bestellung  des neuen Verwalters für höchstens fünf Jahre vorgenehmen. Bei der ersten Verwalterbestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum ist diese Frist sogar auf höchstens drei Jahre beschränkt. Die Bestellung kann nur durch Beschluss der Eigentümerversammlung erfolgen (s.u. II. 2.)
Der Verwaltervertrag hingegen ist ein entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Der Beginn der Vertragslaufzeit ist bestenfalls auf den Ablauf des alten Verwaltervertrages abgestimmt.
Alles Wichtige zum Verwaltervertrag finden Eigentümer in den Beiträgen: Klarheit über die „Eckpunkte“ der Bestellung: Vor Abschluss des Verwaltervertrages und Hausverwaltung: Bestellung und Vertragsschließung –Tipps für WEG’s.
Die Rechtsprechung verlangt im Rahmen der Bestellung eines neuen Verwalters, dass die Eigentümer bereits vor der Eigentümerversammlung die Angebote der verschiedenen Hausverwaltungen zur Durchsicht erhalten müssen (mind. 3 Hausverwalter-Angebote s.u. II.3.).

c. Übergangszeit: Pflichten des Altverwalters

Während die Eigentümer die Hausverwaltung wechseln, gelten klare Regeln wer für die Wahrnehmung der Interessen der Eigentümer zuständig ist. Die Pflichten aus dem Verwaltervertrag hat diejenige Hausverwaltung zu erfüllen, die bei der Entstehung der Verpflichtung im Amt ist. Beispiele dazu lesen Sie hier: Nach Verwalterwechsel: Wer erstellt die Hausgeldabrechnung für das Vorjahr?
Im Übrigen gibt es für den bisherigen Verwalter, die Verpflichtung alle Unterlagen etc. der WEG- Gemeinschaft an die neue Hausverwaltung herauszugeben. Außerdem gibt es sog. nachvertragliche Pflichten des WEG-Hausverwalters, wie z.B. besondere Mitteilungspflichten, wenn dem Verwalter nach Vertragsende noch wichtige Erklärungen und Schriftsätze in Angelegenheiten der WEG- Gemeinschaft oder einzelner Eigentümer zugehen.

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2. Hausverwaltung wechseln: Anforderungen an Beschluss der WEG- Gemeinschaft

Der Beschluss für die Abberufung der bisherigen Hausverwaltung und der Beschluss über die Bestellung der neuen Hausverwaltung sind unabdingbar. Beide Beschlüsse können auf einer Eigentümerversammlung in einem oder zwei unterschiedlichen Tagesordnungspunkten gefasst werden. Notwendig ist das zwar nicht, aber oftmals empfehlenswert.
Die Beschlussfassungen für den Wechsel der Hausverwaltung können dabei von den Eigentümern auf unterschiedliche Weise erfolgen:

• Beschlussfassung auf einer ordentlichen Eigentümerversammlung (Jahresversammlung)
• Beschlussfassung auf einer außerordentlichen Eigentümerversammlung
• Beschlussfassung im Umlaufverfahren

a. Beschlussfassung bei Eigentümerversammlung

Wollen die Eigentümer den Wechsel der Hausverwaltung auf einer ordentlichen bzw. außerordentlichen Eigentümerversammlung beschließen, wird der Hausverwaltung das Vorhaben der WEG-Gemeinschaft unweigerlich bereits vor der Versammlung durch die Nennung in den Tagesordnungspunkten bekannt. Schließlich ist die Hausverwaltung nach § 24 WEG für die Einberufung und die Einladung unter Nennung der Tagesordnungspunkte zuständig.
Den Beschlussvorschlag für die  Abberufung (und Kündigung) der bisherigen Hausverwaltung mit anschließender Neuwahl einer Hausverwaltung und Bestellung kann jeder einzelne Wohnungseigentümer einreichen. Die Hausverwaltung darf die Aufnahme dieser Tagesordnungspunkte grds. auch nicht verweigern: Verwalter verweigert Aufnahme von Tagesordnungspunkt – Was tun?
Bei einer außerordentlicher Eigentümerversammlung zur Abberufung sollten die Eigentümer darauf achten, dass die Einberufung gegenüber der Hausverwaltung ordnungsgemäß verlangt wird: Hier muss  mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer unter Nennung des Zweckes und der Grundes in Textform die Einberufung verlangen.

b. Beschlussfassung im Umlaufverfahren

Im Gegensatz zur Eigentümerversammlung ist im Umlaufverfahren eine Beschlussfassung ohne vorherige Kenntnis der Hausverwaltung möglich.
Wollen die Eigentümer den Wechsel der Hausverwaltung im Umlaufbeschlussverfahren nach § 23 Abs. 3 WEG erreichen, ist Einigkeit der gesamten WEG- Gemeinschaft gefordert.  Egal, ob Abberufung oder Bestellung: Ein Beschluss der WEG- Gemeinschaft ohne Eigentümerversammlung ist nur gültig, wenn alle Wohnungseigentümer zustimmen und das in Textform erklären. Als Textform genügt z.B. eine Stimmabgabe per E-Mail, auf gemeinsamen Internetplattformen (z.B. im Forum) oder in einer Kommunikations-Apps (z.B. Whatsapp).
Gerade bei Beschlussfassungen im Umlaufverfahren, ist die Dokumentation besonders wichtig. Soll die Neubestellung beschlossen werden, müssen im Vorfeld die Angebote der verschiedenen Hausverwaltungen besprochen werden.

c. Neue Verwalterbestellung erfordert drei Hausverwaltungs-Angebote

Der Bundegerichtshof (BGH) verlangt bei Bestellung eines neuen Verwalters, dass der WEG- Gemeinschaft für die Beschlussfassung mindestens drei vergleichbare Angebote vorgelegt werden BGH, Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10). Anderenfalls kann der Beschluss angefochten werden. Lesen Sie dazu auch: Verwalterbestellung nur nach Einholung von Alternativangeboten
Es empfiehlt sich daher die Suche nach einer neuen Hausverwaltung möglichst frühzeitig zu beginnen.  Bestenfalls vor oder zeitgleich mit der Abberufung der alten Hausverwaltung. So kann die Neubestellung zeitsparend zusammen mit der Abberufung unter einem Tagesordnungspunkt erfolgen. Nach der Rechtsprechung müssen alle Angebote bereits vor der Eigentümerversammlung allen Eigentümern zur Durchsicht und Prüfung übermittelt werden (Landgericht (LG) Frankfurt a. M., Urteil vom 07.01.2015, Az.: 2-09 S 45/14).
Für die Suche nach passenden Hausverwaltungen bietet es sich immer an, bei anderen WEG- Gemeinschaften Auskunft einzuholen. Bei der Suche im Internet sind spezielle Vergleichsportale besonders geeignet passende Hausverwaltungen in Ihrer Nähe zu suchen. So z.B. unter Hausverwalter-Vermittlung.de. Hier erhalten Eigentümer kostenlos und zeitsparend Angebote von mehreren Hausverwaltungen aus Ihrer Region. Durch die unverbindliche Angebotsübersendung per E-Mail oder Post können Eigentümer die Preise und Leistungen dann in Ruhe vergleichen.

III. Zusammenfassung

Der Beitrag zeigt, dass der Wechsel der Hausverwaltung keine unbezwingbare Hürde für eine WEG-Gemeinschaft. Entscheidend ist,

1. dass sich die Eigentümer weitestgehend einig sind, dass sie die Hausverwaltung wechseln wollen.
2. Liegt einer der oben dargestellten Gründe vor, ist es regelmäßig sinnvoll die Hausverwaltung zu wechseln und die aktuelle Verwaltung abzuberufen und ggf. zu kündigen.
3. Damit es zu einer neuen Verwalterbestellung kommen kann, ist es notwendig 3 Vergleichsangebote von Hausverwaltungen einzuholen. Fordern Sie hier kostenfreie und unverbindliche Angebote von Hausverwaltungen aus Ihrer Nähe an. Jetzt unverbindlich anfragen.