Eigentumswohnung verwalten lassen oder selbst verwalten?

Die Wohnung ist geerbt, oder sie war bis zum Umzug die eigene, oder sie wurde als Geldanlage gekauft, und jetzt wohnt ein Mieter drin. Die wenigsten Eigentümer in dieser Lage sind Immobilienprofis, und die meisten wollen die Wohnung möglichst ruhig laufen lassen. Die Verwaltung des Hauses ist dabei schon bezahlt: Die WEG-Verwaltung steckt im Hausgeld und kümmert sich um Dach, Treppenhaus, Heizung und Versammlung. Für die Wohnung selbst, den Mieter, die Miete und die Nebenkostenabrechnung ist sie nicht zuständig. Dafür gibt es die Sondereigentumsverwaltung, und die kostet extra.

Hier steht, wie das Jahr mit einer vermieteten Wohnung läuft, was Eigentümer davon gut selbst erledigen, wo es aus der Entfernung hakt, was eine Sondereigentumsverwaltung kostet und warum eine einzelne Wohnung nicht immer einen Verwalter findet. Am Ende stehen sechs Fragen für die Entscheidung.

1. Wie das Jahr mit einer vermieteten Wohnung läuft

So läuft ein ruhiges Jahr:

• Die WEG-Verwaltung lädt zur Eigentümerversammlung ein, meist im Frühjahr oder Frühsommer. Der Eigentümer geht hin oder gibt eine Vollmacht ab.
• Vorher oder mit der Einladung kommt die Hausgeldabrechnung des Vorjahres; in der Versammlung wird über die Nachschüsse daraus beschlossen. Abrechnen darf der Eigentümer schon mit der zugestellten Abrechnung, die meisten warten trotzdem die Versammlung ab, weil dort noch Korrekturen auftauchen.
• Aus der Hausgeldabrechnung macht der Eigentümer die Nebenkostenabrechnung für den Mieter: umlagefähige Posten raus, nicht umlagefähige bleiben bei ihm.
• Die Abrechnung geht an den Mieter. Der zahlt nach oder bekommt etwas zurück, und die Vorauszahlung für das nächste Jahr wird angepasst.
• Nebenher: zwölfmal Mieteingang prüfen, zwölfmal Hausgeld überweisen, alle paar Jahre schauen, ob eine Mieterhöhung möglich ist.

Das ist in einem ruhigen Jahr alles, und es sind wenige Stunden. Der größte Teil davon steckt in der Abrechnung.

Ein normales Jahr hat dazu die kleinen Dinge, die in jeder Wohnung irgendwann anfallen: Eine Steckdose hat keinen Strom mehr. Ein Fenster klemmt. Der Abfluss in der Küche steht. Hinter der Waschmaschine riecht es nach verschmortem Kabel. Nichts davon ist dramatisch, aber jedes Mal muss sich das jemand ansehen, einen Handwerker finden und einen Termin mit dem Mieter machen.

Und dann gibt es das Jahr mit Mieterwechsel. Da kommt einiges zusammen: Kündigung, Abnahme der Wohnung mit Protokoll, Kaution abrechnen, Renovierung beauftragen und abnehmen, Besichtigungen, Mietvertrag, Übergabe mit Protokoll und Zählerständen, Wohnungsgeberbestätigung, Zwischenabrechnung für den ausgezogenen Mieter. Wer das zum ersten Mal macht, braucht dafür ein bis zwei Arbeitstage am Schreibtisch, die Fahrten nicht mitgerechnet. Die Vermietung selbst kann ein Makler übernehmen. Abnahme und Übergabe macht er nicht, das bleibt Verwaltungsarbeit.

2. Was Eigentümer gut selbst erledigen können

Die Nebenkostenabrechnung ist der Posten, vor dem viele den meisten Respekt haben, und zugleich der, der sich am besten selbst machen lässt. Aus der Hausgeldabrechnung wandern in die Mieterabrechnung:

• Heizung und Warmwasser, nach der Heizkostenabrechnung des Messdienstes
• Wasser und Abwasser, Müll, Hausreinigung, Hausmeister (ohne Reparaturanteil), Allgemeinstrom, Aufzug, Gartenpflege, Versicherungen
• dazu die Grundsteuer, die nicht in der Hausgeldabrechnung steht, sondern mit eigenem Bescheid beim Eigentümer ankommt und separat umgelegt wird

Beim Eigentümer bleiben Verwaltervergütung, Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Reparaturen, Kontoführung und Rechtskosten. Wer das einmal in Word und Excel aufgesetzt hat, braucht im zweiten Jahr einen Nachmittag; inzwischen helfen auch KI-Werkzeuge dabei, die Hausgeldabrechnung in eine Mieterabrechnung zu übersetzen. Worin sich die beiden unterscheiden, steht im Beitrag Unterschied zwischen Hausgeld und Nebenkosten.

Typische Fehler dabei:

• Die Hausgeldabrechnung wird eins zu eins kopiert, mit Rücklage und Verwaltergebühr.
• Der WEG-Schlüssel (Miteigentumsanteile) wird für den Mieter übernommen, obwohl im Mietvertrag Wohnfläche steht.
• Die Heizkosten werden nach dem WEG-Schlüssel statt nach der Heizkostenabrechnung umgelegt.
• Das Kabelfernsehen aus dem Sammelvertrag wird weiter umgelegt, obwohl das seit Juli 2024 nicht mehr geht; über das Hausgeld läuft es trotzdem weiter.
• Die Frist reißt: Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungsjahres zugehen, sonst ist eine Nachforderung verloren. Kommt die Hausgeldabrechnung erst im September, oder nach einem Verwalterwechsel in der WEG erst im November, wird es eng.

Alles andere im ruhigen Jahr ist Routine, dafür braucht niemand eine Verwaltung.

3. Wo die Selbstverwaltung aus der Entfernung hakt

Am Mangel. Der Mieter schreibt am Dienstagabend, dass der Abfluss steht. Dann muss jemand entscheiden, ob das ein Fall für den Mieter ist (Kleinreparatur), für einen Installateur oder für die WEG-Verwaltung, weil das Rohr hinter der Wand zum Gemeinschaftseigentum gehört. Dann einen Handwerker finden, der in der Gegend arbeitet und nicht 150,00 Euro Anfahrt für einen verkalkten Perlator berechnet. Termin mit dem Mieter abstimmen. Rechnung prüfen. Wer vor Ort wohnt und einen Installateur kennt, erledigt das mit zwei Anrufen. Wer in einer anderen Stadt wohnt, hat weder den Handwerker noch die Möglichkeit, sich den Schaden anzusehen.

Eine Hausverwaltung hat dafür ihr Netzwerk, und oft eines, das das Haus schon kennt: Der Installateur, der die Heizung im Keller wartet, kommt auch wegen des Abflusses im dritten Stock. Das ist die Leistung, für die Eigentümer aus der Ferne bezahlen: eine Vertrauensperson vor Ort, die den Mangel ansieht, den Handwerker bestellt und die Arbeit abnimmt. Wer so jemanden in der Familie oder im Haus hat, braucht die Verwaltung dafür nicht.

Beim Mieterwechsel wird der Abstand am größten. Abnahme und Übergabe mit Protokoll, Zählerständen und Fotos gehen nicht per E-Mail, die Renovierung muss jemand beauftragen und abnehmen, und zwischen Auszug und Einzug liegen oft nur Tage. Aus 300 Kilometern sind das zwei oder drei Fahrten. Viele Eigentümer nennen genau diesen Mieterwechsel als den Moment, in dem sie die Verwaltung beauftragt haben.

4. Was die Sondereigentumsverwaltung kostet und was sie liefert

In unserer Vermittlungspraxis liegt die Sondereigentumsverwaltung durch eine externe Verwaltung bei 35,00 bis 45,00 Euro netto im Monat je Wohnung. Übernimmt die eigene WEG-Verwaltung die Wohnung zusätzlich, wird es günstiger, oft ab etwa 25,00 Euro, weil Haus, Konten und Abrechnung schon im System sind. Mehr zu den Spannen im Beitrag zu den Preisen für Hausverwaltungen.

Dafür bekommt der Eigentümer im Alltag: Die Miete läuft über die Verwaltung, die mahnt, wenn sie ausbleibt. Jede Meldung des Mieters geht an die Verwaltung und in Kopie an den Eigentümer. Kleine Reparaturen gibt die Verwaltung bis zu einem vereinbarten Betrag selbst frei, größere nach einem Anruf. Die Nebenkostenabrechnung kommt fertig, und am Jahresende eine Übersicht für die Steuererklärung. Im Idealfall ist die Wohnung dann das, was sie beim Kauf sein sollte: eine Anlage, kein Nebenjob.

Extra berechnet werden häufig die Neuvermietung mit Abnahme und Übergabe, die Mieterhöhung je Vorgang und die Begleitung größerer Instandsetzungen. Vor der Unterschrift gehören die Freigabegrenze für Reparaturen, die Laufzeit und die Frage geklärt, ob die Grundgebühr bei Leerstand weiterläuft; eine Maklerprovision für die Neuvermietung darf die Verwaltung der Wohnung nicht nehmen, mehr dazu im Beitrag zur Vermietungsprovision für Hausverwalter.

Steuerlich ist das Honorar Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung. Auf den Mieter umlegen lässt es sich nicht, anders als die Betriebskosten. Die eigene Arbeitszeit lässt sich dagegen gar nicht absetzen, nur Porto, Fahrten und Software.

Eine Teilleistung gibt es bei Verwaltungen kaum: Nur die Nebenkostenabrechnung machen und den Rest beim Eigentümer lassen, das bietet so gut wie keine Hausverwaltung an. Sie will die ganze Wohnung oder nichts.

Und dann sind da die Kosten, die in keiner Rechnung stehen. Ein Eigentümer mit Familie und forderndem Beruf will sich abends nicht in Heizkostenverordnung und Übergabeprotokolle eindenken, und das muss er auch nicht. Bei einer bis drei Wohnungen ist das Honorar der Preis dafür, das Thema vom Tisch zu haben. Wer zehn Wohnungen hat, kann sich die Einarbeitung leisten: Vorlagen, Handwerkerkontakte, eine Ablage, und der Aufwand verteilt sich auf zehn Einheiten. Dazwischen entscheidet der eigene Stundensatz.

5. Erste Adresse ist die eigene WEG-Verwaltung, und die kann Nein sagen

In aller Regel landet die Sondereigentumsverwaltung bei der Verwaltung, die das Haus ohnehin betreut. Sie kennt Objekt, Konten, Handwerker und die Hausgeldabrechnung, aus der die Mieterabrechnung entsteht. Für sie ist die Wohnung ein Zusatzauftrag mit wenig Einarbeitung, deshalb ist sie dort meist am günstigsten, und deshalb geht die erste Frage immer an sie. Wer eine Wohnung als Anlage kauft, stellt diese Frage am besten vor dem Kauf.

Ob die Verwaltung zusagt, hängt davon ab, was sie im Haus schon macht. Betreut sie in der Anlage bereits 20 vermietete Einheiten im Sondereigentum, schwimmt die 21. mit: Der Abrechnungslauf steht, die Mieterkommunikation läuft, der Handwerker kommt sowieso. Ist es die erste Anfrage dieser Art im Haus, weil die anderen Eigentümer selbst wohnen oder sich selbst um ihre Mieter kümmern, müsste die Verwaltung für eine einzige Wohnung den ganzen Prozess neu aufsetzen: Mieterkonto, Abrechnungslauf, Ansprechpartner, die Wohnung technisch kennenlernen. Das lohnt sich für 25,00 oder 30,00 Euro im Monat nicht, und ausgelastete Verwaltungen sagen das auch so.

Dann steht der Eigentümer erst einmal allein da. Externe Verwaltungen, die eine einzelne Wohnung in einem fremden Haus übernehmen, gibt es, aber sie sind nicht die Regel, und sie kalkulieren mit den 35,00 bis 45,00 Euro, weil sie das Haus nicht kennen. Dasselbe gilt, wenn die bisherige Verwaltung das Objekt abgibt: Dann sucht die Gemeinschaft eine neue WEG-Verwaltung, und der vermietende Eigentümer sucht gleich mit.

In die Anfrage gehört, wo die Wohnung liegt, wie groß sie ist, ob sie vermietet ist, wer die WEG verwaltet und ob ein Mieterwechsel ansteht. Sehen mehrere Verwaltungen in der Region die Anfrage gleichzeitig, steigt die Chance, dass eine darunter ist, die in dieser Straße ohnehin unterwegs ist; dafür gibt es unsere Verwaltersuche für Eigentümer. Welche Aufgaben der Vertrag dann umfassen sollte, steht im Beitrag zu den Aufgaben der Sondereigentumsverwaltung.

6. Sechs Fragen für die Entscheidung

Die Entscheidung fällt selten über den Preis, sondern über diese Fragen. Wer drei davon mit Nein beantwortet, sollte die Verwaltung beauftragen:

• Wohne ich so nah an der Wohnung, dass ich nach Feierabend hinfahren kann, wenn der Mieter etwas meldet?
• Kenne ich einen Installateur, einen Elektriker und einen Maler, die in der Gegend arbeiten und mich zurückrufen?
• Habe ich jemanden vor Ort, der die Wohnung abnimmt und übergibt, wenn ich es nicht kann?
• Traue ich mir zu, aus der Hausgeldabrechnung fristgerecht eine Nebenkostenabrechnung zu machen, auch wenn die Hausgeldabrechnung spät kommt?
• Steht in den nächsten zwei Jahren ein Mieterwechsel an, oder bleibt der Mieter?
• Will ich mich mit dem Thema beschäftigen, oder ist das Honorar der Preis dafür, dass ich es nicht muss?

Wer eine Wohnung im eigenen Ort hat, einen ruhigen Mieter und einen Handwerker im Bekanntenkreis, verwaltet selbst und spart ein paar hundert Euro im Jahr. Wer die Wohnung geerbt hat, 300 Kilometer entfernt wohnt und im nächsten Jahr einen Mieterwechsel erwartet, gibt sie ab, am besten an die Verwaltung, die das Haus schon kennt. Wer dazwischen liegt, probiert ein Jahr Selbstverwaltung; geht es danach doch an eine Verwaltung, dann mit kurzer Laufzeit statt mit fünf Jahren Bindung.