Neue Hausverwaltung teurer als die alte? Warum der Altvertrag kein Maßstab ist

Die Angebote liegen auf dem Tisch, und der erste Blick geht auf den Preis. 34,00 Euro je Einheit und Monat. Die alte Verwaltung hat 22,00 Euro genommen. An dieser Stelle gerät bei vielen Gemeinschaften die Verwaltersuche ins Stocken. Die neuen Angebote wirken überzogen, der Beirat zögert, in der Versammlung fällt das Wort „Abzocke“. Dabei liegt der Fehler meistens nicht in den Angeboten, sondern im Vergleich.

Seit 2009 vermitteln wir über das Portal Hausverwaltungen an Eigentümergemeinschaften. Kaum ein Einwand kommt so zuverlässig wie dieser, sobald die Angebote da sind. Deshalb hier einmal in Ruhe: warum der alte Vertrag fast immer unter dem heutigen Marktniveau liegt, was ein Neuvertrag 2026 kostet, wofür die neue Verwaltung mehr Geld bekommt und woran man ein Angebot erkennt, das tatsächlich zu teuer ist.

1. Warum der alte Vertrag so günstig war

Ein Verwaltervertrag hat eine Eigenheit, die ihn von fast allen anderen Dienstleistungsverträgen unterscheidet: Der Preis bleibt stehen. Wer die Vergütung erhöhen will, braucht in der WEG einen Beschluss der Eigentümerversammlung oder eine Anpassungsklausel im Vertrag. Für die Verwaltung ist beides unangenehm. Sie muss die Erhöhung auf die Tagesordnung setzen, sie begründen und sich der Abstimmung stellen. Viele Verwaltungen schieben das jahrelang vor sich her, gerade bei Gemeinschaften, mit denen sie gut auskommen.

So wird ein Vertrag aus 2017 oder 2019 auch 2026 noch zum damaligen Preis abgerechnet. Löhne, Software, Versicherungen und die gesetzlichen Anforderungen sind seitdem gestiegen, der Preis für die Gemeinschaft nicht. Die Gemeinschaft hat davon profitiert, meist ohne es zu merken.

Wer heute Angebote einholt, legt deshalb zwei Dinge nebeneinander, die nicht zusammenpassen:

• den Altvertrag mit dem Preisniveau des Jahres, in dem er geschlossen wurde,
• und Neuangebote mit dem Preisniveau und dem Leistungsumfang von 2026.

Der Altvertrag ist kein Marktpreis, sondern ein eingefrorener Preis. Als Erinnerung taugt er, als Maßstab nicht.

2. Was eine neue Hausverwaltung 2026 wirklich kostet

Über das Portal sehen wir jede Woche, was Verwaltungen für neue Objekte verlangen. 2026 liegen die meisten Angebote für die WEG-Verwaltung zwischen 20,00 und 45,00 Euro netto je Einheit und Monat. Wo ein Objekt innerhalb dieser Spanne landet, hängt von der Region ab, von der Zahl der Einheiten und vom Zustand der Gemeinschaft, also Rücklage, Sanierungsstau und Streitkultur. Eine Anlage mit zehn Einheiten kostet in München spürbar mehr als in Magdeburg. Und ein geordnetes Haus mit vollständigen Unterlagen bekommt bessere Angebote als eines mit Lücken in der Beschlusssammlung. Die Spannen nach Objektgröße stehen im Artikel Hausverwaltung: Kosten pro Einheit 2026.

Der Abstand zwischen alten und neuen Verträgen ist dabei kein Einzelfall. Wer nach fünf, acht oder zehn Jahren wechselt, bekommt fast immer Angebote, die um ein Drittel bis die Hälfte über dem Altvertrag liegen. Die Branche kommt auf ähnliche Werte: Die Verwalterentgeltstudie 2026 der Verbände IVD und BVI nennt für Neuverträge im Schnitt rund 5,00 Euro netto je Einheit und Monat mehr als für Bestandsverträge, bei einem Viertel der Verwaltungen deutlich mehr. Das sind Selbstauskünfte von Verwaltungen, also eine Orientierung und keine Preisliste. Zu dem, was wir sehen, passt es.

So betrachtet war nicht die neue Verwaltung teuer, sondern der alte Vertrag über Jahre billig.

3. Wofür die neue Verwaltung mehr Geld bekommt

Der zweite Grund für den Preisunterschied ist der Leistungsumfang. Eine WEG-Verwaltung leistet 2026 mehr als 2018, nicht weil sie fleißiger geworden wäre, sondern weil Gesetz und Erwartungen gewachsen sind:

• Zertifizierung: Seit der WEG-Reform können Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangen. Qualifikation und laufende Weiterbildung kosten Geld.
• Versammlungen in neuer Form: Hybride und rein virtuelle Eigentümerversammlungen brauchen Technik, Vorbereitung und eine rechtssichere Durchführung.
• Digitale Erreichbarkeit: Eigentümerportal, Dokumentenzugriff, Online-Belegprüfung. Vor acht Jahren die Ausnahme, heute in vielen Angeboten Standard.
• Mehr Pflichten am Gebäude: Energetische Vorgaben, Fernablesung der Heizkostenverteiler, Rücklagenplanung für Sanierungen. Das muss jemand organisieren, prüfen und für die Versammlung aufbereiten.
• Personal: Der Arbeitsmarkt für Verwaltungsfachkräfte ist leer. Wer gute Leute halten will, zahlt mehr, und das steckt im Preis.

Und noch etwas geht in der Preisdiskussion gern unter: Die meisten Gemeinschaften, die über das Portal suchen, suchen nicht, weil die alte Verwaltung zu teuer war. Sie suchen, weil Beschlüsse liegen geblieben sind, Abrechnungen zu spät kamen oder niemand ans Telefon ging. Wer den alten Preis als Ziel setzt, bekommt mit einiger Wahrscheinlichkeit wieder die alte Leistung.

4. Kann die alte Verwaltung nicht einfach zum alten Preis bleiben?

Diese Frage kommt in fast jeder Versammlung, in der neue Angebote vorgestellt werden. Selten. Und wenn, dann nicht lange.

Verwaltungen sortieren ihren Bestand. Zeitintensive, kleine oder unwirtschaftliche Objekte werden abgegeben, und zwar fast nie durch eine Kündigung mitten in der Laufzeit, sondern am Vertragsende. Die Verwaltung verlängert nicht, oder sie legt ein Verlängerungsangebot vor, das den Preis auf einen Schlag auf Neuvertragsniveau hebt. Ein großer Teil der Anfragen, die bei uns eingehen, hat genau diesen Auslöser: Die bisherige Verwaltung hört auf, und die Gemeinschaft hat es erst wenige Monate vor Vertragsende erfahren. Wie Eigentümer mit so einem Verlängerungsangebot umgehen, steht im Artikel Vertragsverlängerung mit extremer Preissteigerung.

Der günstige Altvertrag war also oft nicht der Beweis für eine gute Beziehung, sondern der Grund, warum die Verwaltung die Gemeinschaft ziehen lässt. Wer die alte Verwaltung zum alten Preis halten will, muss damit rechnen, dass sie das Objekt irgendwann selbst abgibt. Gesucht wird dann unter Zeitdruck.

Wenn die Gemeinschaft mit der alten Verwaltung eigentlich zufrieden ist, bleiben zwei Wege:

• Die Gemeinschaft bietet von sich aus eine Anpassung auf ein faires Niveau an, bevor die Verwaltung kündigt oder auslaufen lässt. Das hält die Beziehung und spart die Suche.
• Die Gemeinschaft nimmt die Nichtverlängerung zum Anlass, holt Angebote ein und vergleicht die alte Verwaltung zu ihrem neuen Preis mit dem Markt. Dann ist der Altpreis vom Tisch, und der Vergleich wird ehrlich.

5. Warum kleine Anlagen besonders erschrecken

Bei Gemeinschaften mit vier, sechs oder acht Einheiten fällt der Vergleich mit dem Altvertrag noch härter aus, aus zwei Gründen.

Viele Verwaltungen arbeiten mit einem Mindestumsatz je Anlage. Rund 350,00 Euro im Monat sehen wir in Angeboten über das Portal regelmäßig, egal ob das Haus vier oder zehn Einheiten hat. Eine Versammlung, eine Jahresabrechnung, ein Wirtschaftsplan und eine Beschlusssammlung fallen bei sechs Einheiten genauso an wie bei 30. Umgerechnet:

• 4 Einheiten: rund 87,50 Euro je Einheit und Monat
• 6 Einheiten: rund 58,00 Euro je Einheit und Monat
• 8 Einheiten: rund 44,00 Euro je Einheit und Monat

Ein Angebot über 60,00 Euro je Einheit für ein Sechs-Parteien-Haus ist damit kein Mondpreis, sondern das Ergebnis dieser Rechnung. Wer in einer kleinen Gemeinschaft noch einen Altvertrag über 25,00 Euro hat, hat einen Preis, den heute kaum eine Verwaltung neu anbietet. Ob das fair ist, kann man diskutieren. Es ist jedenfalls so.

Der zweite Grund: Die Vergütung wird insgesamt modularer. Versicherungsschäden, Baumaßnahmen, Veräußerungszustimmungen und Gerichtstermine rechnen immer mehr Verwaltungen gesondert ab, meist als Stundensatz oder Pauschale. Ein Altvertrag, der alles in einer Grundvergütung enthielt, lässt sich mit einem Neuangebot, das nur die Grundleistung nennt, nicht eins zu eins vergleichen. Verglichen werden muss das Grundhonorar plus die Sonderleistungen, die in den nächsten drei Jahren absehbar anfallen. Welche Posten üblich sind, zeigt der Artikel Welche Kosten darf der Hausverwalter separat in Rechnung stellen?

6. Wann ein Angebot wirklich zu teuer ist, und wann zu billig

Dass der Altvertrag kein Maßstab ist, heißt nicht, dass jedes Angebot angemessen wäre. Der Maßstab sind andere Neuverträge für vergleichbare Objekte in derselben Region. Wie weit die Preise zwischen Städten auseinanderliegen, zeigt der Artikel Preise für Hausverwaltungen 2026.

Woran man ein tatsächlich überteuertes Angebot erkennt:

• Das Grundhonorar liegt deutlich über der Spanne für Region und Objektgröße, ohne dass das Objekt besondere Anforderungen hätte.
• Die Sonderleistungen sind unklar beschrieben, oder der Katalog ist so lang, dass die Grundvergütung kaum noch etwas abdeckt.
• Der Vertrag enthält eine Erhöhungsklausel ohne Deckel, etwa eine freie jährliche Anpassung statt einer Kopplung an den Verbraucherpreisindex.
• Lange Laufzeit und hoher Preis treffen zusammen. Fünf Jahre Bindung gehören nicht zum höchsten Angebot.

Es gibt auch die andere Richtung. Immer wieder sehen wir Angebote, die 20 oder 30 % unter allen anderen liegen. Das klingt nach Glücksgriff, ist es aber selten. Eine Verwaltung, die ein Objekt deutlich unter Markt annimmt, hat meistens einen Plan: Sie will Sonderleistungen nachberechnen, sie braucht das Objekt, um ein neues Team auszulasten, oder sie gibt das Mandat nach zwei Jahren wieder ab, wenn die Rechnung nicht aufgeht. Im schlechtesten Fall steht die Gemeinschaft dann wieder am Anfang, diesmal unter Zeitdruck. Wer mehrere Angebote nebeneinander hat, erkennt solche Ausreißer sofort. Angebote von mehreren Verwaltungen sind deshalb der beste Schutz, nach oben wie nach unten.

7. Was sich am Angebot verhandeln lässt, und was nicht

Am Grundhonorar wenig, an den Bedingungen einiges. Das Grundhonorar ist für die meisten Verwaltungen Marktniveau und knapp kalkuliert. Wer hier um 3,00 Euro feilscht, bekommt entweder eine Absage oder eine Verwaltung, die das Objekt von Anfang an als Grenzfall führt. Spielraum gibt es woanders:

• Laufzeit: Neuverträge laufen heute meist zwei bis drei Jahre. Eine kürzere Erstlaufzeit schützt vor einem Fehlgriff, und seriöse Verwaltungen haben damit kein Problem.
• Erhöhungsklausel: Statt freier Anpassung eine Kopplung an einen Index oder eine feste Staffel. Dann sind die Kosten der nächsten Jahre planbar.
• Sonderleistungen: Pauschalen statt Stundensätze für wiederkehrende Posten, etwa für die Begleitung von Versicherungsschäden.
• Leistungspaket: Manches braucht die Gemeinschaft nicht, ein Vollportal bei vier Parteien zum Beispiel. Was nicht gebraucht wird, muss nicht bezahlt werden.

Wer die Angebote um diese Punkte ergänzt, kann sie danach vernünftig nebeneinanderlegen. Oft rückt dabei das Angebot nach vorn, das beim Grundhonorar nicht das günstigste war.

8. Wie die Eigentümerversammlung entscheiden sollte

Der rechtliche Rahmen ist klar. Vor der Bestellung eines neuen Verwalters sind grundsätzlich Angebote mehrerer Verwalter einzuholen, und die Eckpunkte des Vertrags, Laufzeit und Vergütung, müssen in der Versammlung feststehen (BGH, Urteil vom 01.04.2011, V ZR 96/10). Die Eigentümer müssen die Konditionen kennen, um vergleichen zu können. Den günstigsten Anbieter müssen sie aber nicht wählen. Die Gemeinschaft darf sich für das Angebot entscheiden, das insgesamt am besten passt.

Für den Beirat, der die Angebote vorstellt, heißt das:

• Die Angebote vor der Versammlung an alle Eigentümer verschicken, mit einer kurzen Gegenüberstellung von Grundhonorar, Sonderleistungen, Laufzeit und Erhöhungsklausel.
• Den Altvertrag nicht in die Tabelle aufnehmen. Er ist kein Angebot und lenkt die Diskussion auf die falsche Frage.
• Das Preisniveau der Region einmal benennen, damit die Eigentümer die Angebote einordnen können, statt sie an der Erinnerung zu messen.
• Früh genug suchen. Wer erst im letzten Vierteljahr vor Vertragsende Angebote einholt, hat weniger Auswahl und nimmt, was kommt. Wer früh beginnt, vergleicht mehrere Angebote mit dem Markt statt eines mit der Vergangenheit.

Der Altvertrag gehört damit in die Ablage. Er erklärt, warum die Gemeinschaft jahrelang wenig bezahlt hat. Für die Frage, wer das Haus in den nächsten drei Jahren verwaltet, sagt er nichts. Wer seine Angebote über das Portal anfordert, erreicht mit einer Anfrage mehrere passende Verwaltungen und bekommt den Vergleich, der zählt: Neuvertrag gegen Neuvertrag.