7 Gründe, warum eine Hausverwaltung ein Objekt ablehnt – und wie Eigentümer darauf reagieren

Eine Hausverwaltung wird angefragt und sagt ab. Oder sie antwortet gar nicht. Oder sie schickt ein Angebot, das so hoch ist, dass es wie eine Absage wirkt. Wer das erlebt, hält es meist für einen Einzelfall. Es ist der Normalfall.

Seit 2009 vermitteln wir zwischen Eigentümern und Hausverwaltungen und sehen dabei beide Seiten: die Anfragen der Eigentümer und die Rückmeldungen der Verwaltungen. Die meisten etablierten Verwaltungen könnten ihren Bestand aus den laufenden Anfragen mehrfach füllen. Wer voll ist, nimmt nicht das nächste Objekt, sondern das passendste – und die bekanntesten Verwaltungen, die jeder bei Google zuerst findet, können sich das am ehesten leisten.

Die Gründe für eine Absage nennen Verwaltungen uns gegenüber meist offen – den Eigentümern gegenüber umschreiben sie sie höflich oder antworten gar nicht. Eine Absage sagt dabei selten etwas darüber aus, ob ein Objekt gut oder schlecht ist. Sie sagt etwas darüber aus, ob es zu dieser Verwaltung passt. Die sieben Gründe, die wir am häufigsten hören, stehen hier – jeweils mit dem, was Eigentümer dagegen tun können.

1. Das Objekt ist zu klein, um sich zu rechnen

Was dahintersteckt: Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Eigentümerversammlung, Buchhaltung – das fällt bei sechs Einheiten genauso an wie bei 60. Eine WEG mit fünf Einheiten bringt bei 40,00 Euro netto je Einheit 200,00 Euro netto im Monat. Davon eine Versammlung abzuhalten und eine Abrechnung zu erstellen, lohnt sich für viele Verwaltungen nicht. Deshalb haben viele Verwaltungen Untergrenzen: Unter einer bestimmten Zahl von Einheiten nehmen sie kein neues Objekt an. In unseren Vermittlungen ist die Objektgröße der häufigste Grund, warum sich eine bestimmte Hausverwaltung nicht für das Objekt interessiert und sich nicht bewirbt.

So reagieren Eigentümer:

Erstens: die richtigen Verwaltungen anfragen. Welche Verwaltung welche Untergrenze hat und wer auch sehr kleine Objekte verwaltet, steht auf keiner Website. Wir wissen es, weil wir es bei jeder Verwaltung im Portal erfassen – und leiten eine Anfrage mit vier Einheiten gar nicht erst an eine Verwaltung weiter, die erst ab 20 anfängt. Wer selbst sucht, fragt vorab kurz nach der Untergrenze, bevor er Unterlagen schickt.

Zweitens: nicht pro Einheit rechnen, sondern pro Objekt. Bei vier bis neun Einheiten liegen die Grundhonorare meist bei 35,00 bis 45,00 Euro netto je Einheit und Monat, bei zwei oder drei Einheiten sind 50,00 Euro netto und mehr normal (Kosten pro Einheit mit Beispielen, warum sich Verwaltungen von kleinen Objekten trennen). Ein Preis, der auf dem Papier hoch wirkt, ist bei kleinen Objekten oft der einzige, zu dem überhaupt jemand kommt. Gemeinschaften, die das vorab in die Anfrage schreiben („Uns ist bewusst, dass bei unserer Größe eine Mindestpauschale üblich ist“), bekommen spürbar mehr Antworten.

2. Der Aufwand passt nicht zur Größe

Was dahintersteckt: Zwei WEG mit je 30 Einheiten können für eine Verwaltung völlig verschiedene Mandate sein. Die eine läuft. Die andere hat Sanierungsstau, drei offene Versicherungsschäden, einen Rechtsstreit und einen Eigentümer, der seit zwei Jahren kein Hausgeld zahlt. Die Verwaltung rechnet nicht in Einheiten, sondern in Stunden pro Euro Honorar.

Ein Sonderfall, der Eigentümer regelmäßig überrascht: der Neubau. Nichts ist kaputt, keine Altlasten – und trotzdem sagen viele Verwaltungen ab. Der Grund ist die Gewährleistung gegenüber dem Bauträger: Mängel dokumentieren, Fristen halten, Gutachter koordinieren, die Gemeinschaft durch die Mängelverfolgung führen. Das ist über Jahre Arbeit, die im normalen Verwalterhonorar nicht enthalten ist, und häufig sitzt auf der anderen Seite ein Bauträger, der eigene Interessen verfolgt.

So reagieren Eigentümer:

Den Aufwand ehrlich benennen, bevor die Verwaltung ihn selbst entdeckt. Das klingt kontraintuitiv, funktioniert aber: Eine Verwaltung, die im Erstgespräch erfährt, dass eine Dachsanierung ansteht, kann das kalkulieren. Eine Verwaltung, die es nach Vertragsschluss erfährt, kündigt zur nächsten Gelegenheit – und die Gemeinschaft steht wieder am Anfang. Wer weiß, dass das eigene Objekt arbeitsintensiv ist, sucht gezielt nach Verwaltungen mit technischem Schwerpunkt oder eigener Bauabteilung. Die nehmen solche Objekte, weil sie daran verdienen. Für Neubauten gilt dasselbe: Es gibt Verwaltungen, die Gewährleistungsmanagement als Leistung anbieten. Bei denen ist die Anfrage richtig, und dass die Leistung im Angebot gesondert steht, ist dann kein Aufschlag, sondern Ehrlichkeit.

3. Die Eigentümer wirken anstrengend

Was dahintersteckt: Das sagt keine Verwaltung offen. Aber sie prüft es. Schon in der Anfrage fällt auf, ob es einen Ansprechpartner gibt oder fünf, ob Erwartungen realistisch sind oder ob gleichzeitig der niedrigste Preis, ständige Erreichbarkeit und Einzelbetreuung für jeden Eigentümer verlangt werden. Eine WEG mit sechs Einheiten, in der vier Eigentümer regelmäßig einzeln anrufen, ist für die Verwaltung teurer als eine mit 20 Einheiten und einem funktionierenden Beirat.

So reagieren Eigentümer:

Als Gemeinschaft auftreten, nicht als Einzelpersonen. Eine Anfrage, die vom Beirat kommt, einen Ansprechpartner nennt und in drei Sätzen sagt, was die Gemeinschaft will, signalisiert: Hier ist die Zusammenarbeit organisiert. Gibt es Konflikte in der Gemeinschaft (zerstrittene Eigentümergemeinschaft), werden sie nüchtern benannt („Zwischen zwei Eigentümern besteht ein Streit um die Gartennutzung, der die übrige Verwaltung nicht berührt“). Das wirkt professioneller als Schweigen, denn die Verwaltung erfährt es sowieso in der ersten Versammlung.

4. Die Preisvorstellung stammt aus einem anderen Jahrzehnt

Was dahintersteckt: Die Gemeinschaft hat zwölf Jahre lang 19,00 Euro netto je Einheit gezahlt und möchte das beibehalten. Die neue Verwaltung kalkuliert aber mit heutigen Personalkosten, heutiger Software und heutigem Aufwand. Die Angebote, die wir über das Portal sehen, liegen bei neuen WEG-Verträgen je nach Größe und Region meist zwischen 22,00 und 45,00 Euro netto je Einheit und Monat, kleine Objekte darüber (aktuelle Preise nach Objektgröße und Region). Wer 19,00 Euro als Erwartung in die Anfrage schreibt, bekommt keine Antwort – oder ein Angebot, das abschrecken soll.

So reagieren Eigentümer:

In der Anfrage keinen Wunschpreis nennen. Das Objekt beschreiben und die Verwaltungen kalkulieren lassen. Erst mehrere Angebote zeigen, wo der Markt für dieses Objekt liegt. Ein einzelnes hohes Angebot kann ein Abwehrangebot sein. Wenn drei Verwaltungen unabhängig voneinander ähnlich kalkulieren, ist es der Preis. Verglichen wird dabei nicht nur die Zahl, sondern was im Grundhonorar enthalten ist und was als Sondervergütung dazukommt (Vergleichsangebote: Was ist zu beachten?). Der alte Preis ist keine Referenz. Er ist oft der Grund, warum der alte Verwalter gekündigt hat.

5. Die Vergangenheit muss erst aufgearbeitet werden

Was dahintersteckt: Nicht umgesetzte Beschlüsse, unsortierte Unterlagen vom Vorverwalter, fehlende Abrechnungen. Die neue Verwaltung übernimmt dann kein laufendes Mandat, sondern ein Aufarbeitungsprojekt. Viele lehnen das ab, nicht weil sie es nicht könnten, sondern weil die Einarbeitung ihr Team für Wochen bindet, ohne dass dafür Geld fließt.

Dabei ist wichtig, was normal ist und was nicht. Dass beim Verwalterwechsel die Abrechnung des letzten Jahres noch offen ist, ist der Regelfall – der Vorverwalter hat dafür Zeit, und häufig ist geregelt, wer sie noch erstellt (Hausgeldabrechnung für das Vorjahr beim Verwalterwechsel). Damit kann jede Verwaltung umgehen. Anders sieht es aus, wenn die Abrechnungen mehrerer Jahre fehlen. Dann fehlt der Gemeinschaft die Grundlage für Wirtschaftsplan, Rücklage und Hausgeld, und die neue Verwaltung muss Buchhaltung rekonstruieren, bevor sie überhaupt anfangen kann zu verwalten. Das ist der Punkt, an dem Absagen kommen.

So reagieren Eigentümer:

Eine Übernahmepauschale anbieten. Das ist der wirksamste Hebel, den wir bei Problemobjekten kennen. Eine Gemeinschaft, die sagt „Wir zahlen für die Aufarbeitung der drei fehlenden Abrechnungen einmalig einen festen Betrag“, vergrößert den Kreis interessierter Verwaltungen erheblich. Stundenbasis geht auch, ist aber für beide Seiten schlechter kalkulierbar. Und: vor der Anfrage sammeln, was vorhanden ist. Teilungserklärung, letzte Abrechnung, letztes Protokoll, aktueller Wirtschaftsplan. Eine Verwaltung, die die Unterlagen als PDF-Paket bekommt, kann in einer Stunde einschätzen, was auf sie zukommt. Eine, die erst zwölf Mails schreiben muss, sagt ab. Welche Unterlagen der Vorverwalter herausgeben muss, steht im Artikel Übergabe der Unterlagen bei Verwalterwechsel.

6. Die Verwaltungsart passt nicht zum Geschäftsmodell

Was dahintersteckt: „Hausverwaltung“ ist kein einheitlicher Beruf. WEG-Verwaltung und Mietverwaltung sind zwei verschiedene Dienstleistungen mit eigener Software, eigener Buchhaltung, eigenem Rechtsrahmen und eigenem Personal. Viele Verwaltungen machen bewusst nur eines davon. Die Absage, die wir am häufigsten sehen: Ein Eigentümer fragt mit seinem Mietshaus mit zwölf Wohnungen bei einer Verwaltung an, die ausschließlich Eigentümergemeinschaften betreut – oder eine WEG landet bei einem reinen Mietverwalter, der keine Eigentümerversammlungen leitet und keine Beschlusssammlung führt. Für die Verwaltung ist das keine Frage des Wollens, sondern des Könnens. Von außen ist der Unterschied kaum zu erkennen, beide nennen sich Hausverwaltung.

So reagieren Eigentümer:

Die Verwaltungsart in der Anfrage in den ersten Satz stellen: „WEG-Verwaltung, 18 Einheiten“ oder „Mietverwaltung, zwölf Wohnungen, ein Eigentümer“. Dann kann die Verwaltung in zehn Sekunden entscheiden, ob das zu ihr passt, statt nach drei Mails abzusagen. Und vorab prüfen, ob die Verwaltung die gewünschte Art überhaupt anbietet. Viele Websites sagen das nicht klar. Wir erfassen bei jeder Verwaltung im Portal, ob sie WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder beides übernimmt, und leiten eine Mietverwaltungs-Anfrage nur an Verwaltungen weiter, die Mietverwaltung auch machen. Für die dritte Variante, die Sondereigentumsverwaltung einzelner vermieteter Wohnungen innerhalb einer WEG, gilt dasselbe: nicht jede WEG-Verwaltung bietet sie an, und wer sie braucht, sollte das in der Anfrage sagen.

7. Die Anfrage kommt zur falschen Zeit

Was dahintersteckt: Zwei Zeitprobleme, die oft zusammenfallen. Das erste ist die Kurzfristigkeit: Der Verwaltervertrag endet zum 31. Dezember, die Anfrage kommt Anfang Dezember. Angebot, Versammlung zur Bestellung, Übergabe mit dem Vorverwalter, Konten, Stammdaten – alles in vier Wochen. Das zweite ist die Unzeit: Im Frühjahr und Frühsommer laufen die Eigentümerversammlungen und Jahresabrechnungen für den ganzen Bestand, im Juli und August ist halbes Team im Urlaub, im Dezember der Jahresabschluss. Wer in diesen Wochen anfragt, konkurriert nicht nur mit anderen Anfragen, sondern mit dem laufenden Geschäft der Verwaltung. Viele Absagen in dieser Zeit haben mit dem Objekt nichts zu tun. Besonders häufig sehen wir das, wenn die Verwaltung selbst gekündigt hat und die Gemeinschaft erst kurz vor Vertragsende zu suchen beginnt.

So reagieren Eigentümer:

Drei Monate Vorlauf sind das Minimum, sechs sind besser. Und den Zeitpunkt der Anfrage bewusst wählen: Eine Anfrage im September oder Oktober für einen Beginn zum Jahreswechsel trifft Verwaltungen, die gerade planen können. Dieselbe Anfrage Ende Juli oder Anfang Dezember geht im Tagesgeschäft unter. Wer den Zeitpunkt nicht mehr frei wählen kann, macht die Frist zumindest weich: Eine Anfrage mit dem Satz „Beginn flexibel, gern auch zum 1. April“ bekommt andere Antworten als eine mit „dringend, zum 1. Januar“ – denn ein Beginn zum Quartalswechsel nach der Versammlungszeit ist für viele Verwaltungen deutlich leichter zu stemmen als einer mitten in ihrer vollsten Phase.

8. Was Eigentümer aus einer Absage lernen können

Eine Absage ist eine Marktinformation. Wenn drei große Verwaltungen ablehnen und zwei kleine Interesse zeigen, ist klar, welcher Verwaltertyp zum Objekt passt. Wenn alle auf den Übernahmeaufwand hinweisen, ist der Aufwand real und sollte vergütet werden. Wenn niemand antwortet, war die Anfrage wahrscheinlich unvollständig oder ging an die falschen Adressen.

Die meisten Eigentümer, die uns nach zehn oder 15 Absagen schreiben, haben zehn oder 15 Mal denselben Verwaltertyp angefragt. Die Lösung ist nicht, noch mehr Verwaltungen anzuschreiben. Die Lösung ist, die richtigen zu finden.

Warum der Markt so funktioniert, mit Zahlen aus Branchenumfragen und Entgeltstudien, und was sonst in eine vollständige Anfrage gehört, erklärt ausführlich der Artikel Warum ist es so schwierig, eine gute Hausverwaltung zu finden?.

9. Vier Sätze, die in kaum einer Anfrage stehen

Über Hausverwalter-Vermittlung.de erreichen Eigentümer Verwaltungen, die für ihr Objekt tatsächlich Kapazität haben – auch die, die bei Google nicht auftauchen. Kostenlos und unverbindlich, je nach Objekt und Region bis zu sechs Angebote.