Immobilien behalten ihren Wert nur dann und sind nur dauerhaft bewohnbar und vermietbar, wenn sie fortlaufend instandgehalten und instandgesetzt werden. In einer Wohnungseigentumsanlage ist die Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums Gemeinschaftsaufgabe.
Daraus ergeben sich zwei Aspekte: Jeder Wohnungseigentümer muss daran interessiert sein, auch das Gemeinschaftseigentum zu erhalten. Zum anderen muss ausreichend Liquidität vorhanden sein, wenn in der Immobilie eine unerwartete Reparaturmaßnahme anfällt (Austausch eines defekten Heizkessels) oder saniert werden muss.


Inhalt: Was Sie zur Instandhaltungsrücklage wissen müssen
1. Instandhaltungsrücklage entspricht einer ordnungsgemäßen Verwaltung
2. Instandhaltungsrücklage gewährleistet Handlungsfähigkeit des Hausverwalters
3. Bildung einer Instandhaltungsrücklage

a. Grundsätze zur Bildung von Instandhaltungsrücklagen

b. Höhe der Instandhaltungsrücklage

b.a. Peters´sche Formel

b.b. Formel von Hauff

b.c. Festlegung nach § 28 II II. BV

4. Verwendung der Instandhaltungsrücklage
5. Instandhaltungsrücklagen in der Jahresabrechnung
6. Anlageformen der Instandhaltungsrücklage

a. Einrichtung eines Rücklagenkontos

b. Anlage zwecks Rendite (Bausparvertrag)

7. Instandhaltungsrücklagen sind keine umlagefähigen Mietnebenkosten


1. Instandhaltungsrücklage entspricht einer ordnungsgemäßen Verwaltung

Um dieHandlungsfähigkeit der Gemeinschaft zu gewährleisten und insbesondere den einzelnen Wohnungseigentümer im Bedarfsfall finanziell nicht zu überfordern, bestimmt § 21 V Nr. 4 WEG, dass die Ansammlung einer angemessenen „Instandhaltungsrückstellung“ (so der gesetzliche Wortlaut) zu einer ordnungsgemäßen, im Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer entsprechenden Verwaltung gehört. Ergänzend bestimmt § 28 I NR. 3 WEG, dass die Beitragsleistung der Wohnungseigentümer für eine Instandhaltungsrückstellung Bestandteil des Wirtschaftsplans ist.
Allerdings besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Bildung einer Instandhaltungsrücklage. Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann es also darauf ankommen lassen, riskiert dann aber, im Notfall nicht handlungsfähig zu sein oder die Immobilie zusehends verfallen zu lassen. Um dieses Risiko zu vermeiden, kann jeder einzelne Wohnungseigentümer als Maßnahme ordnungsgemäßer Verwaltung verlangen, dass eine Instandhaltungsrücklage gebildet wird (§ 21 IV WEG). Er hat darauf sogar einen Rechtsanspruch und kann diesen Anspruch gerichtlich durchsetzen.

2. Instandhaltungsrücklage gewährleistet Handlungsfähigkeit des Hausverwalters

Gerade ein Hausverwalter sollte daran interessiert sein, angemessene Rücklagen zu bilden. Treten plötzliche Schäden am Gemeinschaftseigentum auf, vermeidet er bei einer entsprechenden Ermächtigung im Verwaltervertrag, entsprechende Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft herbeiführen zu müssen, deren Ausgang ungewiss ist. Insbesondere ist er in der Lage, in Notfällen Reparaturmaßnahmen durchführen zu lassen, ohne einen ausdrücklichen Ermächtigungsbeschluss der Eigentümer herbeiführen zu müssen. Auch kann in der Perspektive die irgendwann unabdingbare Sanierung sichergestellt werden. Letztlich sichert er damit die Grundlage für eine reibungslose Verwaltung.
Diese Ermächtigung wird dadurch begrenzt, dass der einzelne Eigentümer Anspruch darauf hat, dass der Rückstellung keine unangemessenen oder willkürlich Beträge entnommen werden (OLGZ Hamm 1971, 96).

3. Bildung einer Instandhaltungsrücklage

a. Grundsätze zur Bildung von Instandhaltungsrücklage

Gesetzliche Vorgaben zur Bildung einer Instandhaltungsrücklage bestehen nicht. Ihre Höhe ist nach objektiven Maßstäben zu bestimmen. Maßgebend soll sein, was ein „verständiger und vorausschauender Eigentümer zur Pflege und Erhalt seines Eigentums“ ansparen würde. Bei einem Neubau ist die Instandhaltungsrücklage niedriger anzusetzen als beim Altbau. Auch das Alter der Immobilie, ihr technischer Instandhaltungsgrad und andere individuelle Faktoren sind relevant. Bei der Bemessung haben die Wohnungseigentümer einen weiten Ermessensspielraum, der von den Gerichten allenfalls im Hinblick auf Willkür oder Schikane überprüfbar ist.
Allgemein soll die Quote so bemessen werden, dass der einzelne Eigentümer nicht mehr zahlen soll, als für eine sparsame Bewirtschaftung erforderlich ist, andererseits aber so viel zahlen muss, dass eine Inanspruchnahme außerhalb der monatlichen Wohngeldpauschale vermieden wird.

b. Höhe der Instandhaltungsrücklage

Teils wird die Quote in der Gemeinschaftsordnung verbindlich festgelegt. Fehlt eine Festlegung, beschließen die Eigentümer mehrheitlich (§ 21 III WEG).

b.a. Peters´sche Formel

In der Praxis wird teils auf die sog. „Peters´sche Formel“ verwiesen (Peters, Instandhaltung und Instandsetzung von WE). Danach soll die Instandhaltungsrücklage des einzelnen Wohnungseigentümers den Herstellungskosten pro Quadratmeter x 1,5 x 0,65 : Nutzungsdauer entsprechen. Kritisiert wird, dass die Nutzungsdauer des Gebäudes auf 80 Jahre beschränkt ist, Baukostensteigerungen nicht berücksichtigt werden und die Wohnungseigentümer erheblich mehr belastet werden.

b.b. Formel von Hauff

Nach einer anderen Formel von Hauff (Das große Verwalterhandbuch. S. 362) soll sich die Instandhaltungsrücklage aus dem Marktpreis pro Quadratmeter x 0,25 : 50 ergeben.

b.c. Festlegung nach § 28 II II. BV

Einen weiteren Ansatzpunkt liefert § 28 Abs. II II. Berechnungsverordnung. Danach wären je Quadratmeter Wohnfläche jedes Jahr folgende Kosten einzusetzen:

  • Für Wohnungen, deren Bezugsfertigkeit am Ende des Kalenderjahres weniger als sein 22 Jahre zurückliegt, höchstens 7,10 €,
  • für Wohnungen, deren Bezugsfertigkeit am Ende des Kalenderjahres mindestens 22 Jahre zurückliegt, höchstens 9,00 €,
  • für Wohnungen, deren Bezugsfertigkeit am Ende des Kalenderjahres mindestens 32 Jahre zurückliegt, höchstens 11,50€.

Wird die Wohnung über Fernwärme versorgt, reduzieren sich diese Sätze um 0,20 €.
Diese Sätze erhöhen sich entsprechend der Veränderung des Verbraucherpreisindexes für Deutschland. Die o.b. Sätze sind Stand 2014.

4. Verwendung der Instandhaltungsrücklage

Instandhaltungsrücklagen sind zweckgebunden. Sie dürfen nur für Instandhaltungen verwendet werden. Der einzelne Wohnungseigentümer kann die Auszahlung seines Anteils nicht verlangen. Auch ein aus der Gemeinschaft ausscheidender Wohnungseigentümer kann nicht die Auszahlung seines Anteils fordern, da sie Teil des Verwaltungsvermögens geworden ist. Gleiches gilt, wenn die Wohnung zwangsversteigert wird.
Die Eigentümergemeinschaft kann weitgehend frei entscheiden, ob sie eine Instandhaltungsrücklage vollständig für die Finanzierung einer Sanierungsmaßnahme/Reparatur oder nur teilweise in Anspruch nimmt. Es besteht kein Anspruch, Instandhaltungsrücklagen für eine bestimmte Maßnahme voll auszuschöpfen. Deshalb kann die Gemeinschaft beschließen, eine Maßnahme teils über die Instandhaltungsrücklage, teils über eine Sonderumlage zu finanzieren (BayObLG NZM 2005, 747).
Erlaubt sind aber Beschlüsse, in denen ein Sachverständiger beauftragt wird, einen Sanierungs- oder Reparaturbedarf festzustellen oder ein Rechtsanwalt beauftragt wird, eine Sanierungsmaßnahme rechtsberatend zu begleiten. Die Honorare für Sachverständige und Rechtsberater dürfen auch aus der Instandhaltungsrücklage entnommen werden (OLG München 34 Wx 114/05). Die Honoraransprüche des Verwalters dürfen jedoch aus der Rücklage nicht befriedigt werden.
Die Beschaffungskosten für Heizöl können nach überwiegender Meinung nicht aus der bestehenden Rücklagen finanziert werden (gegenteilige Entscheidung BayObLG BREg. 2 Z 19/83). Der Ölkauf ist keine Instandsetzungsmaßnahme. Die Inanspruchnahme von Rücklagengeld widerspräche ordnungsgemäßer Verwaltung.
Soweit eine Rücklage bereits für beschlossene, dringend notwendige Sanierungsmaßnahmen verwendet werden soll, darf die Rücklage nicht ohne weiteres für andere Reparaturarbeiten verwendet werden.
Widerspricht ein Eigentümerbeschluss einer bestimmungsgemäßen Verwendung der Instandhaltungsrücklage, ist der Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung beeinträchtigt. Der Beschluss ist auf die Anfechtung hin für ungültig zu erklären.

5. Instandhaltungsrücklagen in der Jahresabrechnung

Früher war es üblich, die nach dem Wirtschaftsplan geschuldeten Zahlungen der Sondereigentümer als Sollzahlungen in die Jahresabrechnung einzustellen. Dies wurde auch dann so gehandhabt, wenn die Zahlung von dem einzelnen Eigentümer tatsächlich überhaupt nicht geleistet wurde. Daraus ergab sich das Problem, dass der Wohnungseigentümer nicht erkennen konnte, in welchem Umfang andere Wohnungseigentümer mit ihren Zahlungen in Rückstand waren und wie es um die tatsächliche Vermögenslage der Gemeinschaft bestellt war.
Der Bundesgerichtshof hat diese Abrechnungspraxis eingestellt (Urteil v. 4.12.2009 – V ZR 44/09). Nach dem Urteil sind in die Jahresabrechnungen nur noch die tatsächlich gezahlten Beträge einzustellen. Auch die Umbuchung der Zahlungen vom Hausgeldkonto auf das Rücklagenkonto dürfen nicht mehr als Ausgaben dargestellt werden. Dabei handele es sich lediglich um einen buchungstechnischen Vorgang ohne einen tatsächlichen Geldfluss. Jeder einzelne Wohnungseigentümer soll aber in der Lage sein, die tatsächliche Vermögenslage der Gemeinschaft nachzuvollziehen.

6. Anlageformen der Instandhaltungsrücklage

a. Einrichtung eines Rücklagenkontos

Der Verwalter soll die Rücklagegelder auf einem separaten Gemeinschaftskonto (Rücklagenkonto) ansparen. Soweit die Eigentümer keinen Anlagebeschluss fassen, entscheidet der Verwalter im Rahmen ordnungsgemäßer kaufmännischer Geschäftsführung wie er die Gelder verwahrt.
Die Instandhaltungsrücklage ist gemeinschaftlich zweckgebundenes Vermögen. Wird die Wohnungseinheit verkauft oder versteigert, wird der Anteil des früheren Eigentümers nicht aufgelöst. Dessen Gläubiger kann keine anteilige Auszahlung des Guthabenanteils verlangen. Sein Anteil ist auch nicht pfändbar. In der Insolvenz des Eigentümers fällt sein Anteil nicht in die Insolvenzmasse.
Wird die Wohnung verkauft, wird regelmäßig vereinbart, dass der Guthabenanteil auf den Erwerber übergeht, ohne dass Veräußerer oder Erwerber einen Anspruch gegen die Gemeinschaft auf Auszahlung des Anteils haben.

b. Anlage zwecks Rendite

Angespartes Geld sollte Zinsen erbringen. Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann mehrheitlich über die Art der Anlage beschließen. Da das Geld Teil des Verwaltungsvermögens ist, verstoßen spekulative Anlagen gegen eine ordnungsgemäße Verwaltung. Es sind sichere Anlageform zu wählen.
Maßgebend ist, dass die Anlageform dem kurzfristigen Finanzierungsbedarf und zum anderen dem Ziel einer möglichst günstigen Rendite gerecht wird. Soweit in absehbarer Zukunft nicht mit einem Liquiditätsbedarf zu rechnen ist, kommt auch eine längerfristige Anlageform in Betracht. Gleichermaßen widerspricht es ordnungsgemäßer Verwaltung, kurzfristig nicht benötigte Beträge auf einem Girokonto zinslos zu belassen.
Bei der Einzahlung in einen Bausparvertrag wird kritisiert, dass das Geld nicht sofort und frei verfügbar ist und somit die Zweckbestimmtheit der Instandhaltungsrücklage beeinträchtigt wird. Hinzukommt, dass die Deckung eines über den angesparten Betrag hinausgehenden Finanzierungsbedarf durch die Inanspruchnahme eines Bauspardarlehens nicht gesichert ist, weil die Darlehensaufnahme nochmals extra von der Gemeinschaft beschlossen werden müsste. Eine Darlehensaufnahme würde den einzelnen Wohnungseigentümer auch regelmäßig gesamtschuldnerisch für den gesamten Darlehensvertrag verpflichten. (OLG Düsseldorf WM 1996, 112). Außerdem wäre ein Bauspardarlehen per Grundschuld im Grundbuch abzusichern.

7. Instandhaltungsrücklagen sind keine umlagefähigen Mietnebenkosten

Instandhaltungsrücklagen dienen dazu, die Immobilie im Interesse des Eigentümers zu erhalten. Der Eigentümer ist verpflichtet, seine vermietete Immobilie im vertragsgemäßen Gebrauch bereitzuhalten. Instandhaltungsrücklagen sind deshalb keine umlagefähigen Nebenkosten und können auch nicht über § 2 Ziffer 17 als „sonstige Betriebskosten“ auf den Mieter umgelegt werden.
Allenfalls im Gewerberaummietrecht kann die Umlegung auf den Mieter individuell vereinbart werden. Die Umlegung in einem Formularmietvertrag wurde jedenfalls für unwirksam gehalten, wenn die Rücklagenbeträge ohne Begrenzung vereinbart sind (KG GE 2002, 1266).

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