Umlageschlüssel in der Nebenkostenabrechnung

Mieter & Vermieter / Nebenkosten

Als zwingender Bestandteil einer jeden Nebenkostenabrechnung muss ein Umlageschlüssel angegeben werden. Der Umlageschlüssel gibt an, wie die gesamten entstandenen umlegbaren Nebenkosten auf die einzelnen Mieter / Wohneinheiten verteilt werden.

Der Vermieter ist verpflichtet den Umlageschlüssel übersichtlich darzustellen und zu erläutern. Weicht der Verteilerschlüssel bei einzelnen Kostenpositionen ab – was durchaus möglich ist – muss der Vermieter alle angewendeten Schlüssel aufführen und darlegen wie der Anteil des Mieters berechnet wird.

Will der Vermieter für mehrere Häuser auf einem Grundstück eine Abrechnung erstellen, so ist das möglich. Der Vermieter muss allerdings die Kosten separat darlegen, die nur für bestimmte Wohnhäuser anfallen – z.B. Aufzugskosten, wenn nicht alle oder nur einige Häuser über einen Aufzug verfügen. Diese Kosten können selbstverständlich nur auf die Mieter umgelegt werden, die in einem entsprechenden Haus wohnen.

Welcher Umlageschlüssel gilt?

Der Verteilerschlüssel für die Nebenkosten kann von den Vertragsparteien festgelegt werden. In der Praxis heißt dass, der Vermieter bietet dem Mieter im Mietvertrag einen Umlageschlüssel an und der Mieter akzeptiert diesem mit Unterzeichnung des Mietvertrages. Diese freie Vereinbarung des Umlageschlüssels gilt nicht für die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten. Diese müssen zwingend nach den Vorgaben der Heizkostenverordnung abgerechnet werden.

Wenn im Mietvertrag kein Umlageschlüssel für die Nebenkostenabrechnung vereinbart ist, muss die Verteilung nach dem Anteil der Wohnfläche erfolgen. Einzig Nebenkosten die im Verbrauch oder in der Verursachung erfasst werden, müssen entsprechend nach dem Verbrauch umgelegt werden. Wird also mit einer Wasseruhr der Kaltwasserverbrauch erfasst, kann dieser nicht über die Wohnfläche abrechnet werden, sondern muss nach dem jeweiligen Verbrauch der Mieter berechnet werden.

Die möglichen Umlageschlüssel

Vier Verteilerschlüssel kommen für die Nebenkostenabrechnung in Frage. Auch können diese Umlageschlüssel kombiniert werden.

1. Wohn- und Nutzfläche

Hier werden die Betriebskosten im Verhältnis der Wohnfläche des jeweiligen Mieters zur Gesamtwohnfläche umgelegt. Beispiel: das Haus umfasst 10 Wohnungen mit insgesamt 500m2 eine Wohnung mit 50 m2 träg folglich 10% der Nebenkosten.

2. Personenanzahl

Bei der Umlage nach der Personenanzahl wird davon ausgegangen, dass ein Einzelmieter weniger Nebenkosten „produziert“ als eine drei- oder vierköpfige Familie. Diese Annahme muss nicht immer zutreffend sein. Hier kommt es auf den Einzelfall an.
Der Vermieter muss bei der Umlage nach Personen beachten, dass hiermit ein erheblicher Verwaltungsaufwand verbunden ist. Der Vermieter muss die Veränderung der Personenanzahl während der Mietzeit und auch in den einzelnen Abrechnungsintervallen berücksichtigen. Auch müssen Untermieter und langandauernder Besuch berücksichtigt werden. Der Vermieter muss in der Nebenkostenabrechnung darlegen, von wann bis wann wie viele Personen in den einzelnen Wohnungen gelebt haben – ein erheblicher Aufwand.

3. Miet- oder Wohneinheiten

Dieser Umlageschlüssel kommt für ein ganzes Haus sicherlich nur in Frage, wenn alle Wohneinheiten eine annährend gleiche Größe haben und auch gleich genutzt werden. Einzeln angewendet findet dieser Schlüssel oftmals bei der Abrechnung von Kabelgebühren seine Anwendung.

4. Verbrauchsabhängig

Die Art des Verteilerschlüssels für die Nebenkostenabrechnung kommt dann in Frage, wenn der Vermieter mit entsprechenden Geräten den Verbrauch oder die Verursachung erfasst. Hier kann als Beispiel ein Kaltwasserzähler  genannt werden. Auch ist die Erfassung des entsorgten Abfalls mit einer entsprechenden Vorrichtung ein gutes Beispiel für den verbrauchsabhängigen Umlageschlüssel. Hierbei sind vom Vermieter die Gesamtkosten, der Einzelverbrauch und die entsprechenden umzulegenden Kosten darzustellen.

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von Dennis Hundt | 15 Kommentare