Was müssen WEG-Verwalter bei der Instandhaltungsrücklage beachten?

Instandhaltungsrücklagen dienen der Instandhaltung der Immobilie. Sie werden langfristig angespart und decken unerwartete oder geplante Sanierungsmaßnahmen in der Zukunft ab. Nach § 21 V Nr. 4 WEG gehört es zur ordnungsgemäßen Verwaltung, eine angemessene Instandhaltungsrückstellung anzusammeln. Die Instandhaltungsrücklage ist zweckbestimmt. Sie darf grundsätzlich nur für Instandhaltungen verwendet werden. Ein Eigentümerbeschluss oder die Entscheidung eines WG-Verwalters, die eine zweckwidrige Verwendung der Instandhaltungsrücklage vorsehen, entsprechen nicht ordnungsgemäßer Verwaltung und sind auf Anfechtung für ungültig zu erklären.
Damit hat der WEG-Verwalter eine hohe Verantwortung. Nach § 27 Abs. 1 Nr. 4 WEG ist er befugt, über alle Gelder der Wohnungseigentümergemeinschaft allein zu verfügen, sofern seine Verfügungsmacht nicht nach § 27 Abs. 4 Satz 2 WEG durch das Erfordernis der Zustimmung der Wohnungseigentümergemeinschaft oder eines Dritten beschränkt ist.

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1. Problem der „geschrumpften“ Instandhaltungsrücklage

Bis 2009 wurden die nach dem Wirtschaftsplan geschuldeten Zahlungen der Eigentümer als Sollzahlungen in die Jahresabrechnung eingestellt. Es wurde nicht berücksichtigt, ob die Zahlungen tatsächlich erfolgt sind. Dadurch ergab sich ein schiefes Bild über die Liquidität der Gemeinschaft. Der Bundesgerichtshof hat diese Abrechnungspraxis untersagt (BGH Urteil v. 4.12.2009, V ZR 44/09). Es sind nur noch die tatsächlich gezahlten Beträge einzustellen.
Auch darf der Verwalter keine Umbuchungen vom Giro- oder Hausgeldkonto auf das Rücklagenkonto vornehmen und damit nicht geleistete Zahlungen vortäuschen. Schließlich handelt sich dabei lediglich um berufstechnische Vorgänge ohne tatsächlichen Geldfluss. Erkennbar wird die Buchung allenfalls dann, wenn in der Jahresabrechnung ein Betrag für die Instandhaltungsrücklage ausgewiesen wird, der den realen Kontostand übersteigt. Die ordnungsgemäße Darstellung der Instandhaltungsrücklage soll den Wohnungseigentümern einen Einblick über die tatsächliche Vermögenslage ihrer Gemeinschaft ermöglichen.

2. Zweckentfremdung der Instandhaltungsrücklage

a. Eiserne Reserve ist unantastbar

Wird der Verwalter per Beschluss von der Eigentümergemeinschaft ermächtigt, über die Instandhaltungsrücklage zu verfügen, ist es wichtig, dass die Modalitäten der Ermächtigung im Detail geregelt werden (LG Frankfurt Urteil v. 16.7.2014, 13 S 91/13).
Wird beschlossen, eine Instandhaltungsrücklage aufzulösen, entspricht der Beschluss nur dann ordnungsgemäßer Verwaltung, wenn die gebotene Sicherheit nicht unterschritten wird. Daher widerspricht es regelmäßig ordnungsgemäßer Verwaltung, eine Instandhaltungsrücklage vollständig oder bis auf einen unbedeutenden Restbestand aufzulösen. Der Grundsatz der Zweckbindung erfordert den Verbleib einer einzelnen Reserve.
Die Höhe der Reserve kann nicht abstrakt bestimmt werden. Im Einzelfall kommt es auf den Zustand, das Alter und die Reparaturfälligkeit der Wohnanlage sowie die Höhe der vorhandenen Rücklage und die Aussichten an, bestehende Rückstände einzutreiben und die Rücklage wieder aufzufüllen. In der Entscheidung des LG Frankfurt wurde beanstandet, dass der Beschluss nicht festlegte, welcher Betrag als Instandhaltungsrücklage unantastbar bleibt bleiben soll. Außerdem wurde nicht festgelegt, was mit einer kurzfristigen Rückführung gemeint war. Dabei war unerheblich, dass von der vorhandenen Summe in Höhe von 180.000 € lediglich 10.000 € entnommen werden sollten.
In einem Fall des BGH (Urteil v.18.2.2011, V ZR 197/10, NZM 2011, 454) ging es um einen Beschluss der Wohnungseigentümer wegen einer Instandhaltungsmaßnahme. Im Beschluss fand sich keine Bestimmung über den Umfang der auszuführenden Arbeiten, noch eine Kostenobergrenze für die zu vergebenen Aufträge. Deshalb war der Verwalter nicht berechtigt, Aufträge in unbegrenzter Höhe zu vergeben. Maßgebend ist vielmehr der Wille der Eigentümer, so wie er sich aus dem zur Vorbereitung der Beschlussfassung vorgelegten Unterlagen und den Inhalt des Beschlusses ergibt. Im Zweifel muss der Verwalter auf eine Konkretisierung hinwirken.

b. Überbrückung kurzfristiger Liquiditätsengpässe

Erst recht riskiert der Verwalter eine Zweckentfremdung, wenn er zur Deckung laufender Kosten die Instandhaltungsrücklage angreift, beispielsweise dann, wenn Wohnungseigentümer mit Hausgeldzahlungen säumig bleiben. Eine ähnliche Problematik stellt sich oft am Jahresbeginn, wenn Versicherungsprämien fällig werden und die Hausgelder für Januar die Ausgaben nicht abdecken.
Lediglich bei kurzfristigen Liquiditätsengpässen ist ihre Verwendung für laufende Kosten möglich. So kann ein Beschluss über die Verwendung eines Teils der Instandhaltungsrücklage zur Überwindung von Liquiditätsengpässen bei der Deckung der Bewirtschaftungskosten ordnungsgemäßer Bewirtschaftung entsprechen (AG Brühl, Urteil v. 18.4.2011, 23 C 583/10). Wichtig ist, klarzustellen, dass die Gelder nur zur „Zwischenfinanzierung“ dienen, so dass auch die zeitlichen Grenzen hinreichend abgesteckt sind.
Handelt der Verwalter eigenmächtig, kommt in der Praxis oft hinzu, dass es die Verwalter unterlassen, die ausstehenden Zahlungen beizutreiben und das Instandhaltungskonto dann wenigstens wieder aufzufüllen. Dabei bleibt das Argument unerheblich, dass die Eigentümer ihrerseits Hausgeld und eventuell Nachzahlungen erspart haben. Dadurch, dass die Rücklage geschmälert ist, ist die Eigentümergemeinschaft als Verband geschädigt und läuft Gefahr, einen verschlechterten Zustand der Wohnanlage nicht mehr rechtzeitig auffangen zu können.
Rechnet der Verwalter Kosten des Sondereigentums über das Konto der Instandhaltungsrücklage ab und wird die Instandhaltungsrücklage erheblich verringert, so widerspricht die erneute Bestellung des Verwalters ordnungsmäßiger Verwaltung. Sie ist anfechtbar (LG Frankfurt/Main, Urteil v. 20.3.2014, 2-13 S 165/13).

c. Handlungsempfehlungen

Um Transparenz zu gewährleisten, sollten Verwalter im eigenen Interesse Instandhaltungsrücklagen auf einem getrennten Konto verwalten und sie nicht mit Hausgeldern auf dem laufenden Geschäftskonto vermischen. Dass der Verwalter verpflichtet ist, die gemeinschaftlichen Gelder, also auch die Instandhaltungsrücklage, gesondert von seinem Vermögen vorzuhalten, versteht sich von selbst (§ 27 V Satz 1 WEG). Nur so ist im Fall seiner Insolvenz gewährleistet, dass die Gelder nicht in die Insolvenzmasse fallen. Ungeachtet dessen ist der Verwalter ohnehin verpflichtet, Fremdgelder nur auf Bankkonten zu verwalten, die auf den Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft lauten.

3. Verpflichtung zur verzinslichen Anlage

Der Verwalter ist verpflichtet, die Instandhaltungsrücklage von den Eigentümern einzuziehen und ordnungsgemäß zu verwalten. Eine ordnungsgemäße Verwaltung bedingt die verzinsliche Anlage der Gelder. Die Wohnungseigentümer können die Anlageform bestimmen. In Betracht kommen Festgeldkonten, Sparbücher oder festverzinsliche Wertpapiere. Spekulative Anlagen sind keine ordnungsgemäße Verwaltung. Fehlt eine Weisung, kann der Hausverwalter zwischen mehreren Anlageformen wählen und neben der Rendite vorrangig die Verfügbarkeit der Instandhaltungsrücklagengelder (z.B. Tagesgeldkonto) berücksichtigen. Unterlässt er hingegen die Anlage der Gelder (z.B. Verwahrung auf Girokonto), macht er sich hinsichtlich des Zinsverlustes schadensersatzpflichtig.

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