Steigende Personalkosten und höhere Ausbildungskosten sind nur zwei Punkte, die für viele Hausverwaltungen die Erhöhung der Verwaltergebühr erforderlich machen. Doch wie können Hausverwalter Preissteigerungen umsetzen? Bei neuen Verwaltungsverträgen sind solche Preiserhöhungen der WEG-Verwaltung oder Mietverwaltung bereits im Angebot einkalkuliert und damit einfacher durchsetzbar. Problematisch sind die laufenden Verwaltungsverträge: Ist eine Erhöhung der Verwaltergebühr hier überhaupt erlaubt? Und wenn ja, wie kann ein Verwalter die Erhöhung bei den Eigentümern durchsetzen?
Der nachfolgende Beitrag soll Tipps geben, wann und wie eine Hausverwaltung die Erhöhung der Verwaltergebühr bei der WEG oder Mietverwaltung umsetzen kann: Hier bekommen Hausverwalter verschiedene Musterschreiben für die Erhöhung Ihrer Verwaltergebühr.
Inhalt: Musterschreiben Erhöhung der Verwaltergebühr – WEG-Verwaltung und Mietverwaltung
I. Darf ein Verwalter die Verwaltergebühr erhöhen?
Ja, grundsätzlich geht das. Vorausgesetzt ist dabei, dass Verwalter sachliche und nachvollziehbare Gründe vorbringen, die eine Erhöhung der Verwaltergebühr rechtfertigen. In der Praxis ist einer der Hauptgründe die Veränderung der Anforderungen an die Verwaltung: Haben sich diese z.B. durch unvorhersehbare Bau-/Sanierungsmaßnahmen oder besondere rechtliche Auseinandersetzungen wesentlich erhöht, ist das ein nachvollziehbarer Grund für eine Erhöhung der Verwaltungsgebühr.
Wichtig ist, dass es sich bei der Erhöhung nicht nur um den Ausgleich einer anfänglichen Kosten-Fehlkalkulation des Hausverwalters handelt, sondern tatsächlich nachträglich unerwartete Mehraufwendungen entstanden sind. Falsche Kostenkalkulationen bei Vertragsbeginn sind keine ausreichenden Gründe, um die Verwaltergebühr nachträglich zu erhöhen (Oberlandesgericht (OLG) Köln, Beschluss vom 17.03.2006, Az.: 16 Wx 10/06).
Besteht ein sachlich gerechtfertigter Grund für die Erhöhung der Verwaltergebühr ist das allerdings nur die halbe Miete, denn die Höhe der Verwaltergebühr richtet sich — sowohl bei der WEG-Verwaltung als auch der Mietverwaltung — nach dem Verwaltervertrag, den der Hausverwalter mit der WEG oder einem einzelnen Eigentümer abschließt.
Das bedeutet, die Erhöhung der Verwaltergebühr ist eine Vertragsänderung und diese geht grundsätzlich nur mit Zustimmung des Vertragspartners. Bei einer Mietverwaltung ist das der einzelne Eigentümer, der einer Erhöhung der Verwaltergebühr zustimmen muss.
Bei der WEG- Verwaltung ist der Vertragspartner die Gesamtheit der Wohnungseigentümer. Diese müssen für eine Zustimmung zur Änderung des Verwaltervertrags einen Mehrheitsbeschluss in der Wohnungseigentümerversammlung nach § 26 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) fassen. Ein Umlaufbeschluss ist ebenfalls möglich. Automatische Erhöhungen der Verwaltergebühr durch eine Preiserhöhungsklausel oder sog. Preisanpassungsklauseln sind allerdings regelmäßig unwirksam (Landgericht (LG) Frankfurt/Main, Entscheidung vom 24.06.2021, Az.: 2-13 S 35/20; OLG Düsseldorf, Beschluss vom 25.01.2005, Az.: I-3 Wx 326/04). Es gibt allerdings Ausnahmen, wenn die Erhöhungsklausel für die Verwaltergebühr eine schlüssige Begründung enthält. Welche Klauseln für die Erhöhung der Verwaltergebühr im Verwaltervertrag zulässig sind lesen Sie hier: Erhöhung der Verwaltergebühr – Ist ein Beschluss nötig?
II. Erhöhung der Verwaltergebühr bei WEG-Verwaltung
Als Formulierungshilfe für Hausverwalter einer WEG-Verwaltung sollen die folgenden Musterschreiben zur Erhöhung der Verwaltergebühr dienen:
Das erste Musterschreiben gibt ein Beispiel wie Hausverwaltung ihr Anliegen zur Erhöhung der Verwaltergebühr generell bei den Eigentümern vorbringen können.
Das zweite Musterschreiben informiert in einer Art Rundschreiben alle Eigentümer über eine bereits in der Eigentümerversammlung beschlossene Erhöhung der Verwaltergebühr.
1. Musterschreiben für die Erhöhung der Verwaltergebühr vor der Eigentümerversammlung
Hausverwaltungen und Verwalter könnten Ihr Schreiben zur Erhöhung der Verwaltergebühr beispielsweise wie folgt formulieren:
„Sehr geehrte Eigentümerinnen und Eigentümer,
als Verwalter/Hausverwaltung Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft bin ich/ sind wir für die ordnungsgemäße Verwaltung Ihres Objekts verantwortlich. Dazu gehören unter anderem die Erstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans, die Durchführung der Eigentümerversammlung, die Überwachung des Hausmeisters und der Handwerker bei den aktuellen Bauarbeiten, die Bearbeitung von Mängelanzeigen und die Vertretung der WEG gegenüber Dritten. Für diese Leistungen erhalte/n ich/wir eine monatliche Verwaltergebühr, die zuletzt im Jahr 2019 auf der Grundlage des damaligen Verwaltervertrags festgelegt wurde. Dieser Vertrag sieht vor, dass eine jährliche Anpassung der Verwaltergebühr an die allgemeine Kostenentwicklung und Inflation möglich ist.
Ich muss/ Wir müssen Ihnen leider mitteilen, dass sich meine/unsere Kosten für die Verwaltung Ihres Objekts in den letzten Jahren erheblich erhöht haben. Dies liegt vor allem an den zunehmenden Bau- und Sanierungsarbeiten in Ihrem Eigentumsobjekt: ________________________________ ________________________________ (hier können Sie die genauen Arbeiten und Ihre Mehrarbeit beschreiben; dazu kann eine transparente Schilderung der angestiegenen Kosten und eine Auflistung der Zusatzstunden erfolgen).
Daneben haben sich auch die Anforderungen an die Verwaltung selbst durch die WEG-Novelle 2020 geändert, die nun eine höhere Qualifikation für zertifizierte Verwalter vorsehen, sowie eine Haftpflichtversicherung und Fortbildung des Verwalters vorschreiben. Dadurch sind die Fixkosten unerwartet hoch angestiegen. Außerdem haben sich auch die Kosten für Büromaterial, Porto, Telefon und Internet erhöht.
Um weiterhin eine qualitativ hochwertige Verwaltung für Ihre WEG zu gewährleisten, sehe/n ich/wir mich/uns daher gezwungen, meine/unsere Verwaltergebühr ab dem 01.09.2023 um 10% zu erhöhen. Dies entspricht einer Anpassung von 2 Euro pro Monat pro Wohnung.
Ich/Wir bitte/n Sie um Ihr Verständnis für diese notwendige Maßnahme und hoffe/n auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit.
Um die Erhöhung der Verwaltergebühr wirksam umzusetzen, ist ein Beschluss der Eigentümerversammlung zur Änderung des Verwaltervertrags bezüglich der Höhe der Verwaltergebühr erforderlich. Ich/Wir beabsichtige/n daher vor, diesen Punkt auf die Tagesordnung der bevorstehenden Eigentümerversammlung zu setzen und darüber abzustimmen.
Sollten Sie Fragen zu diesem Thema haben, stehe/n ich/wir Ihnen gerne zur Verfügung.
2. Musterschreiben für die Erhöhung der Verwaltergebühr nach der Eigentümerversammlung
Wurde der Erhöhung der Verwaltergebühr bereits durch einen Beschluss der Eigentümerversammlung zugestimmt, kann zum Beispiel folgendes Schreiben an alle Wohnungseigentümer verfasst werden:
„Sehr geehrte Eigentümerinnen und Eigentümer,
wir/ich möchte/n Sie darüber informieren, dass auf der letzten Eigentümerversammlung einstimmig/mehrheitlich beschlossen wurde, die Verwaltergebühr für die Wohneigentumsgemeinschaft ab dem 01. Juli 2023 zu erhöhen. Die Erhöhung der Verwaltergebühr ist notwendig, um die steigenden Kosten für die Verwaltung der WEG abzudecken. Insbesondere die gestiegenen Kosten für Energie, Versicherungen und Instandhaltungsmaßnahmen haben dazu geführt, dass eine Anpassung der Verwaltergebühr unumgänglich war.
Die neue Verwaltergebühr beträgt ab dem 01. Juli 2023 _____________ Euro pro Einheit und Monat. Wir/Ich bitte/n Sie, die erhöhte Verwaltergebühr ab diesem Zeitpunkt zu berücksichtigen und die Zahlungen entsprechend anzupassen.
Wir/Ich bedanke/n uns/mich für Ihr Verständnis und stehe/n Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Verwalter/ Ihre Hausverwaltung“
3. Musterschreiben für die Erhöhung der Verwaltergebühr bei Mietverwaltung
Verwalter eine Mietverwaltung erhalten hier ein Musterschreiben zur Erhöhung der Verwaltergebühr:
„Sehr geehrte Frau __________, sehr geehrter Herr ________________,
als Verwalter Ihres Mietobjekts in der _____________________ (hier: Ort des Mietobjekts eintragen) bin ich für die ordnungsgemäße Vermietung und Betreuung Ihrer Immobilie verantwortlich. Dazu gehört unter anderem die Erstellung der Nebenkostenabrechnung und des Mietvertrags, die Mietersuche und -auswahl, die Wohnungsübergabe und -abnahme, die Durchsetzung von Mietforderungen und -erhöhungen, die Beauftragung von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen und die Vertretung Ihrer rechtlichen Interessen gegenüber den Mietern.
Ich muss Ihnen leider mitteilen, dass sich mein Verwaltungsaufwand für Ihre Mietwohnung im letzten Jahr aufgrund der Rechtsstreitigkeiten mit Ihrem Mieter/Ihrer Mieterin ______________________ (hier: Namen des Mieters) erheblich erhöht hat. Die mittlerweile monatlichen Abmahnungen verbunden mit den Auseinandersetzungen wegen der unberechtigten Mietminderung und die zahlreichen Schriftsätze zur Vertretung Ihrer rechtlichen Interessen haben eine außerordentliche Mehrarbeit veranlasst, die durch die vereinbarte Verwaltergebühr nicht mehr gedeckt ist.
Um weiterhin eine qualitativ hochwertige Verwaltung für Ihr Objekt zu gewährleisten, sehe ich mich daher gezwungen, meine Verwaltergebühr ab dem 01.08.2023 um 10% zu erhöhen.
Ich bitte Sie um Ihr Verständnis für diese notwendige Maßnahme und hoffe auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit.
Um die Erhöhung der Verwaltergebühr wirksam werden zu lassen, ist eine schriftliche Zustimmung von Ihnen erforderlich. Ich schlage Ihnen daher vor, mir diese Zustimmung bis zum 30.06.2023 zu erteilen.
Sollten Sie Fragen zu diesem Thema haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Bei einem Musterschreiben zur Erhöhung der Verwaltergebühr für Hausverwalter kommt es im Kern nur auf die Überzeugungskraft des Erhöhungsgrundes an. Ist dieser sachlich gerechtfertigt und nachvollziehbar, entspricht er einer ordnungsgemäßen Verwaltung und macht die Zustimmung der Wohnungseigentümer bei der WEG- Verwaltung bzw. der Mietverwaltung wahrscheinlicher.
Mein Name ist Dennis Hundt. Seit 2009 schreibe ich hier Beiträge für Immobilieneigentümer. Mit meinem Portal Hausverwalter-Vermittlung.de helfe ich Eigentümern bei der Suche nach einer neuen Hausverwaltung. Eigentümer können hier kostenfrei und unverbindlich Angebote von Hausverwaltungen aus Ihrer Nähe anfordern.
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mein Name ist Dennis Hundt. Ich bin der Betreiber des Portals Hausverwalter-Vermittlung.de und habe dieses im März 2009 in Berlin gegründet.
Als Immobilienkaufmann weiß ich, wie schwer es ist, eine gute Hausverwaltung für sein Eigentum zu finden. Deshalb wollte ich an der Lösung dieses Problems mitwirken.
Ich bin stolz und dankbar, dass in den vergangenen 15 Jahren bereits über 36.700 Immobilieneigentümer mein Portal bei der Suche nach einer Hausverwaltung genutzt haben.
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PS: Im Blog des Portals berichte ich regelmäßig über verschiedene Immobilienthemen – für Eigentümer, Hausverwalter und Mieter.
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