Muster für Verwalter: Einladung zur Eigentümerversammlung

Die Einberufung der Eigentümerversammlung ist gemäß § 24 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) eine der zentralen Aufgaben des Verwalters. Jeder Wohnungseigentümer erhält vom Verwalter eine Einladung zur Eigentümerversammlung. Beim Verfassen der Einladungen für die Eigentümerversammlung sind vom Verwalter gewisse Formalien zu beachten: Form, Mindestinhalt und Zeitpunkt des Versendens der Einladung sind im WEG geregelt.

Hier finden Verwalter alles Wichtige auf einen Blick und bekommen ein kostenloses Muster für eine Einladung zur Eigentümerversammlung.

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I. Wer darf zur Eigentümerversammlung einladen?

Grundsätzlich ist die Eigentümerversammlung vom Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG-Gemeinschaft) einzuberufen. Dieser leitet auch den Vorsitz in der Eigentümerversammlung. Gibt es keinen Verwalter oder weigert sich der Verwalter pflichtwidrig, die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen, so kann die Versammlung gemäß § 24 Abs. 3 WEG auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden.

II. In welcher Form muss die Einladung zur Eigentümerversammlung erfolgen?

Nach § 24 Abs. 4 S. 1 WEG gilt, dass die Einberufung in Textform erfolgen muss. Das heißt, mündliche Einladungen reichen nicht. Der Verwalter hat die Einladung zur Eigentümerversammlung in Textform zu erstellen und an die einzelnen Wohnungseigentümer zu übermitteln. Textform heißt nach § 126 b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), dass eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abzugeben ist, bei der die Person des Erklärenden genannt ist. Eine Originalunterschrift des Verwalters ist auf der Einladung nicht erforderlich.

Dem Verwalter steht es daher frei, ob er die Einladung zur Eigentümerversammlung schriftlich verfasst und auf dem Postweg verschickt oder per E-Mail an die Wohnungseigentümer versendet. Seit der WEG-Reform kann die Einberufung zur Eigentümerversammlung wirksam per E-Mail erfolgen: Alles Wissenswerte zur Einladung per E-Mail lesen Sie in dem Beitrag: Einladung zur Eigentümerversammlung per E-Mail zulässig?

Wichtig ist, dass die Einladung in Textform übermittelt wird und den Verwalter bzw. jeden anderen Einladenden erkennen lässt.

III. Was ist der Mindestinhalt einer Einladung zur Eigentümerversammlung?

Jede Einladung zur Eigentümerversammlung, die ein Verwalter an einen Wohnungseigentümer verschickt, sollte mindestens folgenden Inhalt aufweisen:

• Namen und Anschrift des Wohnungseigentümers, an den die Einladung adressiert ist bzw. eine allgemeine Adressierung, wie z.B. „an alle Wohnungseigentümer der WEG-Gemeinschaft XY“ (mit genauer Bezeichnung der Gemeinschaft, für die die Eigentümerversammlung einberufen wird)
• Namen und Anschrift des Einladenden
• Versammlungsort
• Versammlungstermin: Datum und Uhrzeit der geplanten Eigentümerversammlung
• Tagesordnung mit den einzelnen Tagesordnungspunkten, wobei alle Beschlussgegenstände zu erfassen sind
• ggf. Übersendung weiterer Anlagen wie z.B. Wirtschaftsplan, Vorjahresabrechnung, Kostenvoranschläge bei anstehenden Bauvorhaben, sonstige Pläne oder Dokumente, die zur Durchsicht vor der Beschlussfassung auf der Eigentümerversammlung notwendig sind etc.

IV. Gibt es eine Frist für die Einladung zur Eigentümerversammlung?

Ja, damit die Einladung zur Eigentümerversammlung den Wohnungseigentümern rechtzeitig zugeht und sie sich auf die Versammlung vorbereiten bzw. gegebenenfalls eine Vertretung beauftragen können, gibt es die Einberufungsfrist nach § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG. Danach soll die Einberufung mindestens drei Wochen vor dem Termin der Eigentümerversammlung erfolgen. Das bedeutet, Verwalter müssen die Einladung zur Eigentümerversammlung mindestens drei Wochen vor der Eigentümerversammlung verschicken, sofern nicht ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt. Das gilt sowohl für die ordentliche als auch für die außerordentliche Eigentümerversammlung.

V. Wer muss eine Einladung zur Eigentümerversammlung erhalten?

Die Einladung zur Eigentümerversammlung ist an alle Wohnungseigentümer zu versenden. Als Wohnungseigentümer gelten alle Wohnungseigentümer bzw. mitberechtigte Wohnungseigentümer (z.B. Miterbengemeinschaft), die im Zeitpunkt der Absendung der Einladung im Grundbuch eingetragen sind. Erwerber von Wohnungseigentum haben ab Besitzübergabe der Eigentumswohnung — sobald der Anspruch auf Eigentumsübertragung durch Vormerkung im Grundbuch gesichert ist — einen Anspruch darauf, bei der Eigentümerversammlung teilzunehmen (vgl. § 8 Abs. 3 WEG) und mithin auch eingeladen zu werden.

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VI. Muster für Verwalter: Einladung zur Eigentümerversammlung

Hier bekommen Verwalter, Verwaltungsbeiräte oder ermächtigte Wohnungseigentümer ein Muster für die Einladung der Wohnungseigentümer zur Eigentümerversammlung.

Anmerkung: Das Muster dient als Vorlage und ist an den individuellen Einzelfall anzupassen. Hinweise zur Bearbeitung und zum Ausfüllen finden sich in Klammern.

VII. Zusammenfassung

Verwalter haben bei der Einladung zur Eigentümerversammlung insbesondere die drei Wochen Frist und die vollständige Übermittlung der Tagesordnungspunkte zu beachten. Missachtet der Verwalter diese gesetzlichen Regelungen, gilt die Eigentümerversammlung als nicht wirksam einberufen, mit der Folge, dass alle in dieser Versammlung gefassten Beschlüsse anfechtbar sind. Mehr zum Thema lesen Sie hier: Eigentümerversammlung: Einberufung, Fristen, Vollmachten und Protokollierung.