Hausverwaltung: Bestellung und Vertragsschließung –Tipps für WEG’s

Im Wohnungseigentumsrecht gilt der Grundsatz der Eigentümerselbstverwaltung (§ 21 WEG). Danach steht die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums allen Wohnungseigentümern gemeinschaftlich zu. Das Gesetz schreibt nicht zwingend vor, dass ein Verwalter bestellt werden muss. Die Gemeinschaft kann sich also ohne weiteres selbst verwalten.

Hausverwaltung gesucht? Hier kostenlose Angebote anfordern!

Miethausverwalter ist kein WEG-Verwalter

Der WEG-Verwalter ist vom Mietverwalter oder auch Miethausverwalter zu unterscheiden. Ein Miethausverwalter ist mit der Hausverwaltung eines vermieteten Objekts eines Alleineigentümers insgesamt beauftragt, während der WEG-Verwalter mit der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft beauftragt ist. Im Gegensatz zum WEG-Verwalter gibt es für den Miethausverwalter keine gesetzlichen Regelungen. Seine Rechte und Pflichten können frei vereinbart werden. Er ist oft Arbeitnehmer des Hauseigentümers.

WEG-Verwalterbestellung ist immer möglich

Die Bestellung eines WEG-Verwalters kann nicht ausgeschlossen werden (§ 20 II WEG), weder durch Beschluss, noch durch Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung. Wollen also nicht alle Wohnungseigentümer auf einen Verwalter verzichten, kann dessen Bestellung nicht verhindert werden. Ein abweichender Beschluss in der Eigentümerversammlung ist wegen Verstoßes gegen diese gesetzliche Vorgabe nichtig.
Sind sich die Eigentümer uneinig, kann jeder einzelne Eigentümer die Bestellung eines Verwalters als Maßnahme ordnungsgemäßer Verwaltung gerichtlich durchsetzen (§ 21 IV WEG). Die Verwalterbestellung entspricht den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Hausverwaltung. Demgemäß kann jeder Wohnungseigentümer eine Verwaltung verlangen, die dem Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer nach billigem Ermessen entspricht (§ 21 III WEG).

Erste Bestellung nur auf 3, dann auf 5 Jahre

In § 26 WEG sind die Grundsätze der Verwalterbestellung geregelt. Über die Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließt die Eigentümergemeinschaft mit Stimmenmehrheit (siehe unten). Die Bestellung eines Verwalters kann nicht Dritten übertragen werden. Ein bestehender Verwaltungsbeirat kann allenfalls Kandidaten aussuchen und eine gewisse Vorauswahl treffen. Soweit die Gemeinschaft den Verwalter bestellt hat, kann der Verwaltungsbeirat den Verwaltervertrag jedoch im Auftrag im Detail aushandeln und für die Gemeinschaft unterzeichnen.
Die Bestellung des ersten Verwalters darf auf höchstens 3 Jahre erfolgen, danach erfolgt die Bestellung auf bis zu 5 Jahre. Ein bestellter Verwalter kann wiederholt bestellt werden. Der Beschluss zur erneuten Bestellung darf frühestens ein Jahr vor Ablauf seiner Amtszeit gefasst werden.

3 Wege zur (Erst)Verwalterbestellung

A: Bestellung durch den Bauträger / teilenden Eigentümer

Oft erfolgt die Bestellung des ersten Verwalters in der Teilungserklärung des oder der teilenden Eigentümer. Handelt sich dabei um einen Bauträger, kann dieser alleine entscheiden. Gleichermaßen kann sich ein Bauherr als Alleineigentümer in der Teilungserklärung die Erstverwalterbestellung vorbehalten. Oder mehrere Bauherren, die im Rahmen einer Wohnungseigentümergemeinschaft bauen, beschließen in der Teilungserklärung die Bestellung eines Verwalters.
Verkauft der Bauträger oder der Alleineigentümer das Objekt oder einzelne Wohnungen, können die neuen Miteigentümer diesen Alleinbestellungsbeschluss nicht beanstanden (BGH ZMR 2002, 770), auch wenn die Bestellung des Verwalters durch den Bauträger oder einen Mehrheitseigentümer im Hinblick auf absehbare Interessenkonflikte bei der Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen wegen Mängel an Gemeinschaftseigentum als problematisch empfunden wird (BGH ZMR 2002, 936).
Mit dem Erwerb von Wohnungseigentum unterwirft sich ein Erwerber auch kraft Gesetzes einer bestehenden Teilungserklärung. Die Berechtigung des Bauträgers oder Alleineigentümers zur Bestellung des ersten Verwalters endet mit der Entstehung der faktischen Gemeinschaft, also mit der Eintragung einer Auflassungsvormerkung des ersten Erwerbers und dessen Inbesitznahme des Wohnungseigentums (BayObLG NJW-RR 1994, 784).

B: Eigentümergemeinschaft in Selbstverwaltung

Sind mehrere Wohnungseigentümer selbst als Bauherren aufgetreten, können diese auf die Bestellung eines Verwalters zunächst verzichten. Verlangt ein Wohnungseigentümer dann doch noch die Bestellung eines Verwalters, kann aus Kostengründen ein Verwalter aus den eigenen Reihen bestellt oder der turnusmäßige Wechsel des Amtes unter den Miteigentümern beschlossen werden.

Hausverwaltung gesucht? Hier kostenlose Angebote anfordern!

C: Gerichtliche Bestellung eines Verwalters

In dringenden Fällen kann ein fehlender Verwalter auf Antrag eines Wohnungseigentümers durch das Gericht bestellt werden (Notverwalterbestellung nach § 26 III WEG). Dieser Fall kann auch nach der fristlosen Kündigung eines Verwalters eintreten, wenn die dringende Notwendigkeit besteht, einen verwaltungslosen Zustand möglichst schnell zu beenden.

Die Stimmenmehrheit entscheidet

Die Verwalterbestellung erfordert einen Mehrheitsbeschluss. Die relative Mehrheit gegenüber anderen Mitbewerbern genügt nicht. Erforderlich ist die einfache Mehrheit für einen Kandidaten gegenüber den addierten Stimmen der restlichen Bewerber.
Beispiel: Es gibt 20 stimmberechtigte Eigentümer. Bewerber 1 erhält acht Stimmen, Bewerber 2 sieben Stimmen und Bewerber 3 fünf Stimmen. Der Bewerber 1 ist nicht gewählt, da seinen 8 Stimmen 12 andere Stimmen gegenüberstehen. Erhält Bewerber 1 hingegen 11 Stimmen, ist er gewählt.
Besteht ein Verwaltungsbeirat, kann dieser bei mehreren Bewerbern um das Amt des Verwalters eine Vorauswahl treffen und der Eigentümerversammlung nach seiner Einschätzung einen qualifizierten Bewerber vorschlagen (OLG Düsseldorf ZMR 2002, 214).
Auch ein Miteigentümer aus der Gemeinschaft kann zum Verwalter bestellt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass eine ausreichende Fachkompetenz vorhanden ist. Fehlende Kompetenz führt zwangsläufig zu Streitigkeiten.

Gesetz fordert keine Qualifikation, die Praxis schon

Der Verwalter benötigt keine besondere fachliche Qualifikation. Als gewerblicher Verwalter muss er lediglich ein Gewerbe angemeldet haben. Da er die Handlungsfähigkeit der Wohnungseigentümergemeinschaft im Rechtsverkehr sicherstellen muss, sollte er über ausreichende Kenntnisse im WEG-Recht, Buchhaltung und Nebenkostenrecht verfügen. Ein gewisses diplomatisches Geschick fördert den Ausgleich zwischen den oft widerstreitenden Interessen der Wohnungseigentümer, insbesondere dann, wenn diese sich in einer Eigentümerversammlung scheinbar kompromisslos gegenüberstehen.

Vertragsschließung durch Gemeinschaft oder Bevollmächtigten

Zum Abschluss des Verwaltervertrages müssen regelmäßig alle Wohnungseigentümer den Vertrag unterzeichnen (BayObLG 1974, 310). Bei größeren Wohnungsanlagen kommt die Vertragsschließung durch einen Bevollmächtigten in Betracht. Dann  kann die Eigentümerversammlung einen oder mehrere Miteigentümer oder ein bestehenden Verwaltungsbeirat zur Entgegennahme von Vertragsangeboten und zum Aushandeln der Vertragsbedingungen bevollmächtigen (OLG Düsseldorf ZMR 1998, 105).
Voraussetzung ist, dass dem Bevollmächtigten die Eckdaten für den Vertrag (Vergütung des Verwalters, Dauer der Bestellung) an die Hand gegeben werden (OLG Köln ZMR 605). Im Idealfall beschließt die Eigentümerversammlung zumindest die Annahme des ausgehandelten Verwaltervertrages. Ein Wohnungseigentümer, der sich selbst um das Amt des Verwalters beworben hat, hat dabei kein Stimmrecht (BayObLG WE 1987, 45).

Ausstellung einer Vollmachtsurkunde

Der WEG-Verwalter hat gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft einen gesetzlichen und gerichtlich durchsetzbaren Anspruch auf Erteilung einer Vollmachtsurkunde. Aufgrund der ihm erteilten Vollmacht handelt der Verwalter als Vertreter der Gemeinschaft nicht in eigenem, sondern  im Namen der Eigentümergemeinschaft. Aus der Vollmachtsurkunde sollte sich der Umfang der Vertretungsmacht ergeben. Dies erspart die Vorlage des eher vertraulichen Verwaltervertrages oder der Teilungserklärung.

Hausverwaltung gesucht? Hier kostenlose Angebote anfordern!

Wesentliche Inhalte eines Verwaltervertrages

Das WEG regelt in § 27 die Verwalteraufgaben und dessen Pflichten weitgehend. Zusätzliche Regelungen empfehlen sich dort, wo das Gesetz oder die Teilungserklärung Handlungs- und Auslegungsspielräume eröffnen. Insbesondere sind zusätzliche Leistungen oder besondere Vorstellungen anzusprechen. Unter anderem (nach Deckert ETW Gr.4 S. 63, Mustervertrag in Gr. 11):

• Art und Zeitpunkt der Bestellung
• Vertragsdauer
• Kündigungsrechte
• Aufgaben und Rechte über das Gesetz hinaus
• Führung von Rechtsstreitigkeiten
• Recht zur Erteilung von Untervollmachten
• Befreiung vom  Verbot des Selbstkontrahierens (§ 181 BGB)
• Urlaubs- und Krankheitsvertretung
• Vorgaben zur Kontoführung
• Organisations-, Kontroll- und Verkehrssicherungsmaßnahmen
• Formalien betreffen die Eigentümerversammlung, Protokollführung
• Honorar, Fälligkeit, Festschreibungszeit
• Versicherungsfragen (Vermögensschadenversicherung)
• Individuelle Vereinbarungen