Guten Tag Herr Kolter, bitten stellen Sie sich und die GFAD Systemhaus AG kurz vor. Wie bereichern Sie die Immobilienwirtschaft?

Ich selbst bin als Vertriebs und Marketingleiter seit über 20 Jahren für den Vertrieb und die Marktentwicklung von HausSoft tätig.
Die GFAD entwickelt und vertreibt die eigene Hausverwaltungssoftware HausSoft seit mehr als 30 Jahren.
In den ersten Jahren haben wir uns dabei auf den (West-)Berliner Markt konzentriert. Dabei wurde die Software-Entwicklung besonders durch die räumliche Nähe zu unseren Kunden befördert. Wir haben unseren Kunden quasi direkt auf die Finger geschaut und konnten so Kundenvorschläge, sowie eigene Ideen zur Programmentwicklung aus der unmittelbaren Kundenpraxis heraus entwickeln.
Der Berliner Markt war, wegen der großen Anzahl an Immobilienverwaltungen und den gleichzeitig kurzen Wegen, dazu in besonderem Maße geeignet. Es entstand eine hochflexible, individuell anpassbare Hausverwaltungssoftware, die in kürzester Zeit zu einem der meistgenutzten Softwarepakete in Berlin wurde und es bis heute ist.
Diese erkennbar breite Kundenzustimmung in einem der anspruchsvollsten Immobilienmärkte Deutschlands macht HausSoft einmalig und stellt damit in der Tat eine Bereicherung für das Angebot an Hausverwaltungssoftware für die deutsche Immobilienwirtschaft dar; und das schon seit mehr als 3 Jahrzehnten.

GFAD, ist also trotz der starken Präsenz am Berliner Markt ein überregionaler Hersteller?

Ja natürlich. Die mehr als 4.000 HausSoft-Anwender sind über ganz Deutschland verteilt und unsere Kommunikation und unser Dienstleistungskonzept auch entsprechend ausgerichet.

Was sind in Ihren Augen heute die entscheidenden Kriterien für die Auswahl der passenden Hausverwaltungssoftware?

Die entscheidenen Kriterien für die Softwareauswahl sind:

  • die Anpassbarkeit der Lösung an die Art und den Umfang meiner Verwaltung
  • die Qualität und die Detailtiefe der relevanten Software-Funktionen
  • die schnelle Umsetzung von notwendigen Softwareanpassungen,
  • die schnelle Verfügbarkeit von kompetenter Hilfe für die Anwender.

Was meinen Sie mit Anpassbarkeit der Lösung?

Die Softwarelösung muss zunächst zu meiner aktuellen Verwaltung passen. Aber Sie sollte auch entwicklungsfähig sein.
HausSoft ist fast für jede Art und Größenordnung der Immobilienverwaltung geeignet. Nehmen wir die Firma 1: Ein WEG-Verwalter mit 300 Verwaltungseinheiten und insgesamt 2 Mitarbeitern. Das passende HausSoft-Paket beinhaltet dann – auf der Basis der aktuellen Verwaltungseinheiten das Grundmodul (das alle HausSoftkunden haben) inklusive 2 Arbeitsplätze und dazu das Modul: „Versammlungs- und Beschlussmanagement“. Nehmen wir Firma 2; eine Wohnungsbaugesellschaft mit 500 Verwaltungseinheiten und 3 Mitarbeitern: Das HausSoftpaket beinhaltet wiederum das Grundmodul (für 500 VEs und 3 Mitarbeiter) und Bilanzierungs-Modul.
Firma 1 bekommt nach kurzer Zeit weiteren Bestand dazu, nehmen wir an, eine Mietverwaltung mit 100 oder mehr VEs. Der Eigentümer benötigt die Daten für seinen Steuerberater im Datevformat. Also erweitert er sein Paket, um die entsprechende Anzahl an VEs und um das Modul „Datevschnittstelle“.

Gibt es denn eine Grenze für die maximale Anzahl an VEs, die man mit HausSoft verwalten kann?

Da viele unserer Kunden weit über 10.000 VEs verwalten, ist diese Frage wohl von nur sehr selten relevant oder eher eine Frage der richtigen Hardwareausstattung. HausSoft jedenfalls wächst einfach mit.
Natürlich stellt sich Frage nach der Wachstumsgrenze bei vielen Mitbewerbsprodukten. Und man sollte sich diese Frage von Anfang an stellen. Kann ich meine Ziele mit dem Produkt, das mir der Anbieter heute empfiehlt, erreichen?
Mit manchen Podukten kommt man sehr schnell an Leistungsgrenzen; sei es hinsichtlich der Bestandsgröße oder in Bezug auf Funktionalitäten, die nicht oder nur in geringer Detailtiefe verfügbar sind. Welche Möglichkeiten habe ich dann? Kann ich ein anderes Produkt, beim selben Hersteller erwerben? Muss ich sowohl das Produkt als auch den Hersteller wechseln. Kann ich meine Daten zu 100% übernehmen, oder verliere ich Daten? Welchen Schulungsaufwand habe ich im Falle eines Programmwechsels?
Aus unserer Erfahrung können sich nur wenige Verwalter einer Wachstumschance verschließen. Deshalb bieten wir mit HausSoft eine durchgängige Lösung und über Module spezialisierbare Lösung. Der HausSoft-Kunde kann also Wachstumschancen wahrnehmen; ohne Produktwechsel, ohne Einschränkungen beim Rückgriff auf historischen Informationen und ohne erneuten Aufwand für Schulungen.

Kommen wir nochmal zurück auf die von Ihnen genannten Kriterien für die Auswahl der richtigen Software, wo Sie neben der Anpassbarkeit, Qualität, schnelle Umsetzung von Softwareanpassungen, Verfügbarkeit von Anwenderhilfe nannten. Wie kann ein Hausverwalter im Auswahlprozess feststellen, ob der Anbieter dies erfüllt?

Softwareauswahl hat viel mit Vertrauen zu tun. Lassen Sie sich die Hausverwaltungssoftware vorführen. Stellen Sie (unbequeme) Fragen. Bewerten Sie, wie der Anbieter diese Fragen beantwortet. Geht er auch auf Details ein, wie sind Details gelöst?
Sind die Anforderungen, die mir wichtig sind enthalten? Ist die WEG-Abrechnung in der angefragten Software nur eine mehr oder weniger angepasste Umlagenabrechnung oder entspricht Sie den besonderen Anforderungen, die an eine WEG-Abrechnung zu stellen sind.
Eine Hausverwaltungssoftware, die heute noch keine Abrechnung nach BGH V ZR 44/09 liefert, ist für einen WEG-Verwalter inakzeptabel.
Gibt es Voreinstellungen? Kann ich diese verändern? Wie ist der Anwendersupport organisiert? Welche Telefonkosten entstehen? Wie häufig gibt es Updates? Usw.

Was ist mit Detailtiefe gemeint?

Der Teufel steckt ja bekanntlich im Detail. Also muss eine Gute Software den Anwender in eben diesen Details unterstützen. Ihm die in der Praxis relevanten Einstellungen, Berechnungen, Kontrollmechnismen usw. zur Verfügung stellen. Und die Software muss dies so tun, dass sie ihn dabei nicht „ gängeln“.

Können Sie mir dafür ein Beispiel nennen?

Ja, nehmen wir unser Modul für das Versammlungs- und Beschlussmanagement. Das Modul unterstützt den Anwender, bei allen Aufgaben, die sich rund um die Beschlussfassung einer Wohnungseigentümerversammlung ergeben.
Von der Einladung, über die Durchführung der Versammlung, Beschlussfassung und letzlich des Führens der Beschlusssammlung, wird mit dem Modul, ein komplexer und wichtiger Lebensbereich des WEG-Verwalters unterstützt.
Fragestellungen die unterstützt werden, sind:
Wen muss und darf ich überhaupt einladen?
Hier schlägt das Modul automatisch diejenigen Eigentümer vor, die einzuladen sind und warnt, wenn ich diesen Vorschlag ändere.
Bei Unterschreitung der Einladungsfrist erfolgt eine Warnung.
Dann später, wenn die Einladungen zur WEG-Versammlung verschickt wurden und einzelne Eigentümer Vollmachten zurückgesandt haben:
Welcher Eigentümer hat eine Vollmacht erteilt und an welche Weisung je Beschlussantrag bin ich gebunden?
Dann unmittelbar vor der Versammlung:
Wer ist anwesend? Ist die Versammlung beschussfähig? Wer ist wann hinzugekommen? Wer ist wann gegangen? Ist die Versammlung hierdurch noch beschlussfähig.
Welche Ja/Nein/Enthaltungen gibt es für den jeweiligen Beschlussantrag?
Und bei namentlicher Abstimmung:
Welche Eigentümer haben wie abgestimmt?
Welches Abstimmungsergebnis ergibt sich bei komplizierten Abstimmungsmodi, wie zum Beispiel bei „doppelt qualifizierter Mehrheit“ daraus?
Die Abildung von Details überhaupt und die Tiefe in der dies geschieht, entscheidet über das Maß an Unterstützung für den Anwender. Daraus erwächst erst der Nutzen, über den sich eine Software an jedem einzelnen Tag der täglichen Nutzung bezahlt macht.
Man sollte also die Detailtiefe genau unter die Lupe nehmen. Sonst entscheidet man sich eventuell für ein Produkt ohne Tiefgang und spart bestenfalls am Tag des Kaufes Geld, nicht aber bei der täglichen Arbeit.

Die Software ist modular aufgebaut. Welche Bausteine braucht eine neu gegründete Hausverwaltung neben den Basis-Modulen? Gibt es weitere essentielle oder besonders beliebte Bausteine?

Über diesen Punkt hatten wir ja schon am Anfang gesprochen. Jeder Interessent bekommt nach ausführlicher Beratung, ein detailliertes Angebot über das für ihn passende HausSoft-Paket; auf Wunsch auch in Varianten. Von allen HausSoft-Modulen ist nur das Grundmodul für alle essenziell. Die Entscheidung für andere Bausteine ergibt sich allein aus der Beratung. Schließlich können auch allgemein „beliebte“ Bausteine für den einzelnen Interessenten ohne Nutzen sein.

Herr Kolter, zusammengefasst: Wo sehen Sie die größten Vorteile Ihrer Hausverwaltungssoftware?

Einige Punkte hatte ich ja schon eingangs erläutert, bei der Frage, worauf es bei der Softwareauswahl ankommt.
Ein großer Vorteil der HausSoft ist seine Flexibilität. Dies betrifft die Struktur und das Layout von Abrechnungen , Wirtschaftsplan, von Auswertungen und Listen, die vom Kunden sehr individuell aber einfach angepasst werden können
Dies betrifft die Möglichkeit HausSoft entsprechend der Art und des Umfanges meiner Verwaltung zu erwerben und bei steigendem Bedarf anzupassen. Ein Existenzgründer kann so mit geringsten Kosten beginnen und stößt selbst wenn er dann stark wächst niemals an Grenzen. HausSoft wächst mit den Aufgaben der Verwaltung und verfügt dabei, anders als viele vermeintliche „all inklusive“ –Produkte, über die notwendige Detailtiefe.
Von vielen HausSoft-Anwendern wird der schnelle Zugriff in HausSoft auf jede Art von Information gelobt. So ist der Saldo eines Mieters oder Wohnungseigentümers in den Stammdaten sofort auf den ersten Blick ersichtlich. Auf Knopfdruck erhält man Details, ein aktuelles Kontoblatt, die WEG-Abrechnungen, den Schriftverkehr, den Zugriff auf Reparaturvorgänge und vieles mehr.
Ein weiterer Vorteil, ist die professionelle Anwenderunterstützung durch die Mitarbeiter unseres Support-Teams, die aus der Praxis kommen und auch bei kniffligen Fragen kompetent und schnell weiterhelfen.

Vielen Dank für das spannende Interview.

Ich danke auch.
Kontaktdaten:
GFAD Softwarehaus GmbH
Ansprechpartner: Herr Detlev Kolter
Huttenstraße 34-35

10553 Berlin
Web: www.haussoft.de

Mein Name ist Dennis Hundt. Seit 2009 schreibe ich hier Beiträge für Immobilien­eigentümer. Mit meinem Portal Hausver­walter-Vermittlung.de helfe ich Eigentümern bei der Suche nach einer neuen Haus­ver­waltung. Eigentümer können hier kostenfrei und unverbindlich Angebote von Hausverwaltungen aus Ihrer Nähe anfordern.

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