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Einsichtsrecht der Eigentümer in die Verwaltungsunterlagen

Im Idealfall informiert ein guter Verwalter die Eigentümer über alles, was organisatorisch anfällt und wichtig ist. Dazu übersendet er alle Unterlagen, die im Rahmen seiner Arbeit anfallen und für den Eigentümer von Interesse sind. Aus Sicht des Eigentümers kommt ein…

  • allgemeines Auskunftsrecht,
  • das Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen
  • und das Einsichtsrecht in die Beschluss-Sammlung in Betracht.
  • Nicht zuletzt ist der Verwalter verpflichtet, bei der Beendigung seiner Verwaltungstätigkeit sämtliche Unterlagen herauszugeben (§§ 675, 666, 667 BGB).

1. Auskunftsrecht des Wohnungseigentümers

Jeder Wohnungseigentümer hat einen Anspruch gegen den Verwalter auf Auskunft. Dies gebietet der Sinn und Zweck seines Verwaltervertrages (§ 675, 666 BGB). Grundsätzlich steht der Auskunftsanspruch aber nur der Wohnungseigentümergemeinschaft und nicht dem einzelnen Eigentümer zu. Die Wohnungseigentümergemeinschaft ist Vertragspartner des Verwaltervertrages und somit faktisch der „Arbeitgeber“ des Verwalters.

Um eine übermäßige Arbeitsbelastung des Verwalters zu vermeiden, ist dieser Auskunftsanspruch regelmäßig in der Wohnungseigentümerversammlung vorzutragen. Gegebenenfalls ist die Thematik als Tagesordnungspunkt in die Tagesordnung aufzunehmen. Ist diese Gegenstand ordnungsgemäßer Verwaltung, ist der Verwalter verpflichtet, das Thema in die Tagesordnung aufzunehmen.

Außerhalb der Wohnungseigentümerversammlung kann der einzelne Wohnungseigentümer den Verwalter nur dann zur Auskunft auffordern, wenn er im Einzelfall an einer bestimmten Information ein berechtigtes und aktuelles Bedürfnis hat (BayObLG NJW 1972, 1377). Der Auskunftsanspruch des einzelnen Wohnungseigentümers ist insoweit eingeschränkt, als die Eigentümergemeinschaft selbst von ihrem Auskunftsrecht keinen Gebrauch macht (OLG Celle DWE 1984, 126).

Der Verwalter muss dem Eigentümer auch eine Namens- und Anschriftenliste der Miteigentümer zur Verfügung stellen. Datenschutzrechtliche Gesichtspunkte treten hinter das Interesse des Eigentümers zurück, Angaben über die Identität und Erreichbarkeit seiner Miteigentümer zu erhalten.

2. Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen

a. Einsicht in die Versammlungsprotokolle

Jeder Wohnungseigentümer kann sämtliche Verwaltungsunterlagen einsehen. Insbesondere hat er das Recht, die Niederschriften (Protokolle der Eigentümerversammlungen) einzusehen (§ 24 VI S.3 WEG). Das Einsichtsrecht umfasst sämtliche Verwaltungsunterlagen, somit auch die Unterlagen, die in der Vergangenheit angefallen sind. Dies betrifft auch Vorgänge, für die der Verwalter bereits entlastet wurde. Auch Datenschutzgründe können der Einsichtnahme nicht entgegengehalten werden (BGH NJW 2010, 440: im Verhältnis Gesellschafter zu Gesellschaft).

Für das Einsichtsrecht braucht der Wohnungseigentümer kein berechtigtes Interesse vorzutragen. Das Einsichtsrecht dient der individuellen Kontrolle des Verwalters.

b. Ort der Einsichtnahme

Dazu muss er sich in die Geschäftsräume des Verwalters begeben (BGH NJW 2011, 1137; OLG Köln NZM 2006, 702).

c. Kosten der Einsichtnahme

Er hat Anspruch auf Anfertigung von Kopien. Der Verwalter darf dafür eine angemessene Gebühr für Material und Arbeitszeit in Rechnung stellen (OLG München WuM 2007, 215). Die Gemeinschaft kann auch beschließen, dass der Verwalter für den besonderen Verwaltungsaufwand einen bestimmten Kostenbeitrag einfordern kann. Die bloße Einsichtnahme muss jedoch immer kostenfrei bleiben (Abramenko: Das neue WEG § 3 R.93).

Der Wohnungseigentümer keinen Anspruch auf Aushändigung von Originalunterlagen (BayObLG NZM 2003, 246). Diese verwahrt der Verwalter für die Wohnungseigentümergemeinschaft zu Dokumentationszwecken.

d. Einsicht in die Beschluss-Sammlung

Nach dem Gesetz ist der Verwalter ausdrücklich verpflichtet, dem Wohnungseigentümer Einsicht in die Beschluss-Sammlung zu gewähren (§ 24 VII S. 8 WEG). Das Einsichtnahmerecht umfasst auch das Recht auf Fertigung und Übersendung von Kopien gegen Kostenerstattung (OLG München ZMR 2006, 881).

Außerdem hat der Eigentümer das Recht, eine dritte Person zu bevollmächtigen, die Beschlusssammlung einzusehen. Auch der Dritte braucht kein besonderes rechtliches Interesse nachzuweisen. Es genügt die Bevollmächtigung.

Ein Dritter, der keine Ermächtigung eines Wohnungseigentümers besitzt, hat kein Einsichtsrecht. Ein Bietinteressent, der eine Wohneinheit im Zwangsversteigerungsverfahren erwerben möchte, ist natürlich daran interessiert, vor der Abgabe von Geboten Einblick in die Verwaltungsunterlagen zu nehmen. Da die Wohnungseigentümergemeinschaft zugleich ein Interesse daran, einen zahlungskräftigen Miteigentümer in die Gemeinschaft aufzunehmen, könnte der Verwalter anregen, dass ein anderer Wohnungseigentümer die Ermächtigung erteilt (Vorschlag Abramenko Handbuch WEG 2009, § 5 R. 176).

Soweit der Verwalter dem Wohnungseigentümer oder dem bevollmächtigten Dritten die Einsichtnahme verweigert, kann er auf Auskunft verklagt werden. Die Klage ist gegen den Verwalter zu richten.

Soweit der Verwalter die Einsichtnahme in die Beschluss-Sammlung nur deshalb verweigert, weil er sie überhaupt nicht oder nicht ordnungsgemäß führt, riskiert er seine Abberufung. Das Gesetz sieht die Führung einer Beschlusssammlung als maßgebliches Kriterium ordnungsgemäßer Verwaltertätigkeit an. Ist dies nicht der Fall, liegt ein wichtiger Grund vor, um den Verwaltervertrag fristlos zu kündigen (§ 26 I S. 4 WEG).

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